实务 | 船长签署单据\文件时要注意哪些问题? 想当船长的进来...
在船舶营运中，涉及到船舶对外交流的商务活动时，不可避免的会有大量单据、文件、报告等需船舶签署、签收和签发，船舶商务单据种类繁多，通常会有货运单据、港口操作文件单据、维修单据、接收单据、检验、检查报告及其他商务信函等。
如此繁多的文件，让船长在港口操作时应接不暇，更有一些地方代理或港口人员恶意作假或夹带，船长稍有不慎既掉入圈套，给船东带来损失，也给船员自身带来麻烦。
船舶船长、轮机长、大副作为船舶领导，都有签署相关单据、文件、报告的机会，特别是船长，作为船舶的最终责任者，代表船舶、船东签署的每一份文件，都具有法律效力，是至关重要的法律证据文件。
可以看出，船长的商务知识和商务操作能力尤显重要，在船舶商务活动签单时，必须做到严谨、务实、一丝不苟，既要保护船东利益，又要符合相应的法律法规要求。有船舶曾出现过漏签、错签、签署空白单据等等大量的问题，每一次的问题，都是实实在在的隐患，一旦被恶意利用，将会给船舶、船东造成无法挽回的经济损失。为此，根据自己多年的经验，准备这篇船舶在签署单据、文件时的注意事项供大家学习参考，旨在提醒和指导船长在商务活动中正确签署单据、文件等。
（文中难免有误，敬请各位船长及同仁指正！）
一
船舶单据类型及注意事项
1.货运单据：提单、大副收据、装卸货清单、无单放货书、港口货物单据、提单签署授权书及事实声明（SOF）和工作时间记录（Time Sheet）等。
1）MATE RECEIPT(M/R)：极为重要的文件，系船方于收到货物后开给托运人(SHIPPER)的收货证明，代理据以开发提单。签署时，应仔细认真阅读核对，对不必要或不明了的文字应予删除。如LC的编号，VOY CP的日期，运费支付条件等。其上的陈述皆必须为事实，如装货港、日期、数量等，散装货数量之前必须加注相应的批注，如“SAID TO WEIGHT/SAID TO BE”；件货时加注“SHIPPER’S WEIGHT, QUALITY UNKNOWN”等字样，对货物状况加注相应的批注。此外有Clean on Board字样亦请删除，没有Remark 既为“Clean”，除非是得到船东的许可。
2）签发提单Bs/L：提单为船上收受货物的重要凭证，船长签发时应仔细核对每一个字(包括港口、签发日期、船东与长租方C/P日期)，并于事前将提单草本传给公司确认。有些Shipper会要求Original B/L随船，应拒绝其所请。除非在所有Original B/L上加注如下文字: “One original bill of lading retained on board against which bill delivery of cargo may properly be made on instructions received from shippers/ charterer.'，并得到船东许可。提单上的批注，应与大副收据相一致。
3）船舶到卸货港前几天，船长应提醒代理及早备妥正本提单，卸货前须收回提单正本，加注“Accomplished”并签字表明收到才放货。有些港口规定正本提单要送海关，此时船长应将带有签注的正本提单正/反面皆影印，并请收货人/或代理人在正本提单影本上加注 “This is certified to be a true copy of the original Bill of lading which is now accomplished”并签名后归档存查。
4）如果提单正本无法送达卸货港，需要无单放货，则需货主/租家出具保函﹙Letter of Indemnity）通知船东，船东转达放货通知给船长后始可允许提货。应注意的是，这种保函是由货主/租家发给船东的，而不是通过代理给船长的。
5）对期租船，如租家授权代理签发提单，则需要船长对代理签署授权书，该授权书应以公司授权书格式为主，若租方货主提供其自有格式, 内容以不违背船东权益为原则，要确认是否有按照M/R签署提单的字样。如有差异，船长应增加船东的相关要求。期租船租家给船长的指示可能包括一些B/L上要加注的条件，租家理应将这些条件另行指示代理，但船长也可将这些条件加注于授权书上或做成书面通知，请代理签收，日后如果代理未依指示加注提单则为代理的责任。提单样本，船长应该在船舶开航前提前向代理索取，并扫描发送船东，以便得到船东商务部门的确认。船长授权代理行签发提单时, 需准备至少三份授权书，于签发M/R后, 两份交给代理、一份要求代理签收后船上存档，以备日后有争议时使用。
6）有些港口于装卸货结束后，岸方可能出具某些文件要求船方签名，如港口货物单据、工人损坏报告等，以证明装卸货过程未损伤到船方及其设备，或是货物绑扎已达到船方满意等；货物单据如出现短货，应根据装港的M/R和B/Ls加批注，如有争议但为开航而必须签署，需加批注“争议中，为开航而签署/In dispute, Signed for sailing”。对于工人损坏报告，为保证船东利益，船方于签收此类文件时，应根据实际情况进行签署，加注“FOR RECEIPT ONLY”字样，如有船舶设备损坏，要出具船舶“Stevedores Damage Report”，并让装卸工人、代理签字，以便在期租合同完成后，由船东经Broker向租家索赔。
7）事实声明“Statement of Fact”通常会与事件记录“Time Sheet”合在一起，签署此单据时，注意内容、时间、事件要属实，对于时间确认，应尽可能与值班驾驶员的记录相一致，同时应留意是否有船舶待时方面内容出现，如有待时，则需要在SOF后面加以批注，特别是由于非船方原因造成的待时。如有不实内容应马上让代理沟通相关方，及时改正，做到保护船舶、船东利益。
注意：Stevedores Damage发生之后要及时做好全面的取证工作并拍照，想方设法拿到装卸公司的确认书，尽早(24h之内)通知租家和代理并说明与装卸公司的处理进展情况，要求租家明示。
8）货物积载图、配置图、货物申报单及船舶稳性报告等，此类单据货物运输重要的积载和运输单据，当大副做好单据需要提交时，船长应该再次仔细审核，避免发生纰漏，特别是大件货的装载位置、冷冻集装箱、危险品集装箱的位置，谷物装载稳性要求等等，一旦失误，则会造成耽误船期影响开航或罚款，更严重的影响船舶航行安全。
9）当船舶期租、航次租船时，会涉及到抵离港通知、宣载通知书、交货声明、备妥通知书、准备就绪通知书、工人损坏报告、亏舱声明、货物短少及溢出声明以及各种海事声明等，这些单据、文件的主要依据是船舶的租船合约条款，因此船长必须对租船合约进行熟悉，充分了解，在遇到上述事件时，应毫不犹豫的进行准备，如有疑问应及时与船东沟通，必要时按照船东的意向进行提交、签署，严禁凭自己的主观臆断、自作主张。NOR提交时，应严格按照租船合同和航次命令递交，如不清楚，可多次递交（如长江内港口，可在长江口、内河港界和码头逐次递交）。如多次递交，除了第一次递交的NOR,其后的NOR递交时需加注:This Notice of Readiness Re-tendered without Prejudice to the Previous Notice of Readiness Tendered.
2.港口操作单据：如船员名单、船员物品清单、船用物品申报单、船舶概况表、上港离港证、航海健康申报书及代理、港口单据指定的其他文件、单据等。
1）上述单据，是港口国当局移民局（边防）、海关、检疫、港口国政府官员、海事机构、代理公司等要求查验和办理出入港口的有效文件、证据，很多是按照港口国当局格式或IMO格式编制的，通常由船舶自己准备，部分单据可能由当地代理准备，但签署和验证及保证正确的责任仍然在船方，在准备这些文件、单据时，应认真仔细的检查，包括且不限于名称、日期、英文拼写等内容，必须引起重视，绝不能出现错误，避免因失误而造成不必要的麻烦（耽误船期，拒绝进港，有的还可能导致罚款）。
2）船舶、船员物品的申报应符合港口国、海关的法律、法规要求，尤其是物品的种类、数量等，特别涉及到重要及管制物品（燃油、润滑油、危险品、麻醉品、药品、烟酒等）等，船长应逐项落实，确认无误，曾有发生申报单滑油因报告时间和检查时间不同，由于温差在造成的量差被罚款。因此，对于不熟悉的港口，对于详细的要求如有疑问，应在到港前联系当地代理澄清、落实清楚。
3）针对港口代理，通常是货物代理兼船舶代理，他们首先是站在自己和收发货物方的立场上，因此对于代理带来的船舶港口操作单据、货物单据等，必须逐页审核，特别是代理在单据上的一些批注，应仔细阅读，对于不利于船方的批注，应据理力争，按照下述总结的“船长在港签收各项单据及文件准则”操作。
3.船舶维修、物料备件供应、油料供应、伙食、药品、淡水等申请、污油水、垃圾接收收据及其他报告等。
1）船舶维修完工单的签署，特别是重大项目的维修，费用高昂，更应谨慎签署。在签署此类单据时，应先按照维修申请单、施工方案、施工报告和现场监督情况进行审理，签署时应按照现场监督人员确认后报轮机长或大副再次确认并由轮机长或大副签署盖章，或由船长统一签署盖章，船长绝不可直接签字。对于缺少施工方案或未按照施工方案进行的维修工作，虽已完工，船长应让施工方出具施工报告，完工单签署时，增加批注“以船东或船舶管理公司审核认可为准”的字样。
2）签署物料备件、伙食药品供应单时，应要求申请人员按照申请单仔细核对，对于缺失物品应划掉，错误物品应现场退换（切不可先留船，除非是船东发来的邮件），对于质量应现场确认，质量差的应现场退换。船长签署时，应严格按照接收单进行审核，并在正本送货单上按照接收单的情况划掉或批注退换。
3）油料供应单的签署，供应前核对油品、数量和单证相符性，供应过程中严格按照既定程序操作，供应后核对数量、确认BDN（BDN上有标注油样瓶的密封条的号码）、MSDS齐全后，按照实际供应量由相关责任人进行签署（一般是轮机长或船长）。如供应数量存在争议且无法协商解决时应及时报告管理公司或船东，根据管理公司或船东的指示确定是否报告租家。得到明确答复后可根据答复意见进行签署。
4）污油水、垃圾接收单，签署时，需要轮机长、大副仔细核对所接收的种类、数量，要与日常产生的数量相匹配，要符合MARPOL附录V的要求。轮机长和大副在记录油类记录簿和垃圾记录簿时，所记录的种类及数量，必须与接收单据上的相一致。
4.船舶检验、审核报告及官方检查报告（PSC/FSC报告）等。
1）船舶检验报告是船级社对船舶的年度、中间、特别及附加四种检验和审核（体系无年度审核）的报告，通常这种检验和审核验船师在现场是不出具报告的，但是会有一个检验或审核情况书面报告给船长，让船长签署以证明该项检验或审核按照相关内容和相关要求已完成。船长应在签署前，根据检验或审核项目，核对确认所有的项目已完成且无遗漏，无增也无减，方可签字。对于有增减的项目，需增加说明，以便得到船东的认可。
2）官方检查报告，这主要是指PSC和FSC检查报告。很多的船长由于对公约、法规及规范的研究远远低于船级社检验师、港口国和船旗国检查官的水平，因此在遇到检查时，对于所发现的缺陷及缺陷报告，大多都是根据要求签字的。很多成功的申诉案例表明，这些检查官的报告并不是全部是正确的，因此，船长在签署这种报告时，应仔细阅读相关缺陷内容，正确判断缺陷的开出依据，这就需要船长有较高的公约、法规和规范知识。船长对于有疑惑的缺陷开出，可要求检查官给予解释（根据规定，现场解释缺陷开出理由是港口国检查官所必须的做到的），一是学习，二是了解，三是识别是否误判。如果船长认为缺陷开出属误判或过重，船长应现场和检查官进行讨论（很多的船长现场将30缺陷改为其他），或及时给公司主管人员打电话，进行讨论，或由公司主管人员与检查官进行讨论。如无法改判，而必须签字时，船长和根据公司指示进行签字或拒签，此时船长应积极收集缺陷证据，报给公司，以便公司及时向船级社提出技术支持申请，同时向船旗国报告，以便由船东、船级社和船旗国向港口国当局提出申诉。
5.空白单据；空白单据是船长经常见到的单据，代理或其他方经常以各种理由要求船长签署空白单据。船长签署空白单据而给船东造成损失的事件频繁发生，船长遇到空白单据，应坚决拒绝签署，特别是可能牵扯到费用的空白单据。但是由于办理船员或船舶操作时所需要的单据，如实在要签署的话，则需要加以批注“仅为办理......所用”的中/英文字样。
6.船章管理，很多的船长对于船章管理极为松懈，有摆放在办公桌上，更有个别船长为使用方便，直接摆放在茶几上，很多的港口，代理未能快速处理文件单据，帮助船长盖章，让船长直接签字。但是，要知道，一旦一张纸上盖有你的船章，代理将这张纸用作其他用途，而发生的任何问题将由你船买单，这种事情在一些国家时有发生。因此，日常船章应锁到抽屉里，在港口办理手续时，船长可抽调一名驾驶员协助办理手续，同时也可以做到协助船长再一次核对单据文件。
7.海事声明、海事报告、申请单（排放压载水申请、卫生证书申请、动火申请、主机维护申请等）等文件准备。此类报告递交、申请文件，船长事先要向代理查询，因为有些有费用，有的还有其他要求，如主机吊缸申请超过8小时，美国的部分港口会强制安排拖轮协助，所以时间要准确。海事声明和报告，时间、地点、事件描述及证据，必须报告清晰、证据齐全、准确无误、提交及时。此类文件准备时，如船长有疑惑，应该第一时间先发给公司，让公司协助进行修改，以防出现漏洞。船舶商务信函等，此类文件较多，重要的是需要船长仔细阅读和理解。
8.注意：海事报告的内容仅需记载事实情况（facts）即可，因其可作为法律上的证据，因此不宜在海事报告中陈述事故原因(cause of incident)、过失评估(negligence judgement)或责任归属(liability attribution)等内容,仅需简介叙述事故经过即可。例如本船与他船发生碰撞，则仅需叙述碰撞发生前我船的状态、碰撞时间地点、他船名称、碰撞位置等即可，对于两船是否曾采取何种避碰措施或是过失比例，因恐与日后调查判定法律责任有关，切勿任意记载于海事报告中。又如船舶因意外碰撞港口设施，则仅需说明船舶于何地、何时、何种状态下与何种港口设施发生接触造成碰损事实即可，无需多写。
二
船长在港签收各项单据及文件准则
1. 仔细阅读，看清楚内容、不签空白单。
2. 单据、文件正、副本一致无误。
3. 文件、单据等无夹带。
4. 如有必要，应增加附注，标明用途及原因。
5. 文件、单据每页签名、注明日期并加盖船章，副本存底，如有必要增加签署地。
6. 如有疑问，应及时核对确认，需公司确认的，必须经公司同意。
7. 涉及到须支付的账款，应与相关部门确认，经同意后，现场结清，并保存正规单据。
8. 涉及到需公司转账的单据，须仔细审核，签字前划掉空格，加注“以船东核实为准” (Subject to owner's verification/approval)的字样，方可签署。
9. 单据、文件内容等发生争议的，在理清前，严禁签署。
10. 当船舶遭遇典型事件，如碰撞、搁浅、船舶救助等，必须第一时间获取到船东的旨意和明确授权。
本文不能完全详尽地列出船长在日常操作中的各种单据及注意事项，另外，诸如提单签署授权书（ASB）、装卸准备就绪通知书（NOR）及海事声明、海事报告等准备要求、格式及注意事项等，因内容庞大，将另行编撰。船长及其他船员学习和参考本文或者遇到其他的文件需要签署时，希望能够通过本文相关的内容举一反三，以降低因签单失误而给船东造成损失的概率。
本文仅作为公司各轮船长在船工作指导参考之用，不作为各船东或管理公司对船长签署港口文件之指示。相关内容如低于或与船东或管理公司的要求冲突，请按船东或船舶管理公司的要求执行！
文 | 华洋海事中心 隋延航船长