《年终汇报表7大要点》表格错误表达，让领导误会你不努力，太委屈！
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魔幻的2020年接近尾声了，相信不少伙伴像我一样正忙着各种加班做今年的总结、明年的规划。
在这个信息量巨大、工作节奏加速的时代，且不说图形、图表化表达，表格就是最基础和必要的表达工具。
表格能表达逻辑缜密的信息。遗憾的是，如何优化表格表达，走好工作汇报这步棋，却被很多人忽视。
我最近就在汇报表上翻了车。领导让我将最近的研讨结果优化成表格，方便向公司高层汇报。
我掉以轻心，认为前面最难的思考过程已经完成，表格只是一个结果，直接将结论放在表中即可。
花了10分钟完成的表，导致汇报过程花了2个小时才让领导明白表格的内容逻辑。
为此，我总结了汇报表不翻车的7大要点，祝各位“懒人”都能顺利过完2020，来年升职加薪。
1、字段名称
尤其是复杂的表，字段更要反复思考调整，否则字段名称没取正确，会产生误解。衡量字段名称是否合理可有以下思考：
（1）名称是否能概括行/列的信息；
（2）名称是否能清晰传达包含关系，如“销售情况”能包含“销量”和“售价”；
（3）名称之间是否混淆，如既有“主题”又有“课程主题”，容易产生歧义。
例如下表中的字段比较让人疑惑“主题”、“课程内容”、“课程主题”的意思难区分。
将字段名称进行修改后，名称之间不再混淆，且包含关系清晰。
2、合并单元格
在统计表中，合并单元格很讨厌，但在汇报表中，合并单元格却能进一步梳理信息间的层级关系。合并单元格究竟能不能发挥威力，就看你怎么做。
合并单元格是否合理的标准是：检查信息间的包含关系是否正确。
如下表中，“开训”是属于第一次课的内容，却和“技能点”、“代表讲师”同处一行，导致信息结构混乱。
合并单元格，将“技能点”、“代表讲师”单元格归到阶段下面，表格结构顿时清晰。
3、颜色填充技巧
表格中填充颜色绝对不仅是为了美，美的背后是数据的逻辑、表达重点。填充颜色可以有以下考虑：
（1）将相同类型的数据填充上相同的颜色，以达到区分数据的效果；
（2）用颜色引导视线走向，例如需要他人横向关注数据；
上表存在的问题是：
其一，为了区分上课次数，填充上了灰色，导致他人在读表时会横向阅读，而本表需要横、纵信息同时关注。
其二，“开训”、“结训”、“选修课”填充上相同颜色，让人误会“开训”、“结训”也是可以选修的。
取消横向填充色，将三个阶段的表头填充上不同颜色，以强调横、纵维度；同时将“开训”、“结训”、“选修课”填充上不同颜色，以便区分。
4、用冻结单元格辅助表达
Excel中可冻结首行、首列，或从某单元开始冻结行列。在汇报时这个功能尤为重要。
设置单元格冻结只需要思考一个关键点：哪些信息在表达后就需要隐藏？
例如在下面这张表格，想表达的意思是每个阶段有6次课程安排，那么陈述完1阶段的内容后，就可以隐藏，开始展示第2阶段内容。冻结单元格后，汇报效率得到提升。
5、关注目标，删除干扰内容
记住一个真理：领导只想看结果，而非思考过程。
不要将与结果无关的内容放在表格中，表格中只放关键信息。审视每项信息是否关键的思考点是：
（1）目标是什么？
（2）删除这项信息，会影响目标表达吗？会影响领导的判断吗？
例如表格表达的目标是让领导明白课程设计逻辑，那么在表格中列出讲师信息就是非必要的，是课程决定讲师人选，而非讲师决定课程内容。
删除讲师人选后，留下最核心的课程信息，如下表，顿时简洁了不少。
6、灵活选择表格工具/表达形式
Excel适合用来表达逻辑性强的表格信息，常常用在企业内部汇报。只要注意使用颜色、冻结窗格这样的功能来辅助表达即可。
但是外部汇报，如对象是客户，他没有时间来听冗杂的解释说明，也不想去思考表格逻辑。
所以面向客户的表格最好用PPT，并且重新构思表格结构。一旦表格信息太多，建议拆分成多张PPT。
具体可思考：
（1）汇报对象是谁？
（2）需要汇报对象关注的信息是什么？如何呈现信息才能取得最佳效果？
例如汇报对象是客户，需要通过课程设计及讲师来吸引客户。于是将表格每个阶段的课程拆分成1张表，放到1页PPT中。
又例如汇报对象是客户，需要体现课程设置的灵活性，让客户自由选择培训内容。于是将课程技能拆分到每个单元格中。
7、将表格给其他人看
请一位从来没有接触过表格信息的同事看一下做好的表，如果他不能在1分钟内领悟表的意思，表可能就需要优化。
道理很简单，你的同事都不懂，你的领导也会看不懂，客户就更看不懂了。一张无法清晰表达的表格，会将你辛苦的工作成果大打折扣。
职场无小事，细节定成败！总结做好表格汇报7大要点：
1、字段名称要字字斟酌，分清包含关系、区分各类型信息；
2、正确合并单元格，让信息结构合理；
3、巧妙填充颜色，用颜色来引导视线、区分信息模块；
4、用冻结窗格辅助表达，只呈现当前需要关注的信息、强化数据结构；
5、关注目标，删除不相关元素；
6、根据对象来选择表达工具和形式，不要局限于Excel，多考虑PPT，也可根据目标重新设计表格；
7、将表给其他人看，如果他人不能在1分钟内明白表格意思，表格就需要再优化；