集中采购管理失灵?6大措施,建议借鉴!

盘江煤电集团 / 文;内审网 / 整编
随着我国经济社会的发展,企业集团公司多选择以集中采购的方式进行集团采买。但是随着时间的推移,这种采购模式也出现了一些新问题。基于目前的形势,并结合集团公司的实际情况,有必要对集中采购模式进行研究,分析其出现的问题,并且提出可行性的改善措施,最终确保集团公司的集中采购工作更加高效合理,提升集团公司的整体资金使用效能。
一、集中采购的重要性 
集团公司的发展过程中,必然会运用大量的物资,因此,集中采购工作就显得尤为重要。集中采购能避免分散式采购的弊端,不仅可以节省物资的运输成本,还能够有效地降低采购的资金花费,减少采购所造成的资金损失,是目前许多集团公司会选择的采购模式。
二、集团公司集中采购现状及问题  
集中采购有诸多优势,但是在发展的过程中也出现了一些问题。目前,集中采购暴露的问题主要有:
(一)忽视集中采购工作的重要性
许多集团公司已经组建了独立的采购部门以及管理部门,也制定了集中采购计划和规定,但是因为各种原因,比如有的工作人员对自身工作不负责任,集中采购制度不能有效落实,集中采买的价格比散买还要高;有的工作就是为了应付,集中采购中遇到问题,也不会提出建设性的意见,让集中采购不能高效地执行制度。
(二)采购管理缺乏创新
一些集团公司虽然有集中采购制度,但是采用的却是传统的采购模式,生产部门根据自身对物资的需求制定采购计划书,然后由采购部门进行统筹,接着再在统一的时间里上交到主管领导手中,最后再进行采购工作。这种模式很容易出现库存积压的情况,不仅占用了大量的资金,也使得企业的有限库存空间被不合理占用,对公司的经济发展造成较大的影响。因此,采购模式要根据公司需求的实际情况进行调整,不能一味地生搬硬套,要为企业利润最大化作出贡献。
(三)监管责任落实不到位
集中采购涉及大量的资金,而对一些不安好心的人来说就是一块大肥肉,因此需要严格的监督和制衡。但是有的集团公司,因为采购制度有漏洞,加上采购监管部门不负责任,未实现对采购的全程、实时监控,尤其是针对合同的审查、货物的验收等关键内容,敷衍了事,或者是怕得罪人,遇到问题装作没看见,导致监管形同虚设,让公司的资金落到了个人的腰包里。不仅导致集团公司的管理水平下降,影响企业整体的管理,也对企业的发展造成不利影响。
三、改善集中采购模式问题的具体措施 
为了有效提升集团公司的整体效益,需要对公司的管理进行完善,尽可能解决集中采购出现的问题,促使集团公司能够较为快速地发展,为公司今后的发展奠定坚实的基础。
(一)充分利用信息化技术
随着社会的不断发展,信息化技术得到快速发展,获得广泛应用,因此在集中采购管理过程中也应当合理运用信息化技术。结合目前情况,网上采购成为集团公司集中采购的主要渠道。网上采购的便利较多,无须过多的人手,甚至商品的价格比线下实体店更加优惠,不仅可以为集团公司的集中采购节约时间和成本,还可以为集中采购的监管工作提供条件。在管理过程中,必须要求全过程审核,确保每个环节的透明化,运用完善的制度进行网上采购,杜绝出现个别负责人暗箱操作的情况。
(二)建立健全采购制度
集中采购出现问题的主要原因就是采购制度的不成熟、不健全,有缺陷和漏洞,给人以可乘之機。为了确保采购的顺利进行,需要完善集中采购管理制度,对采购的全过程进行监督,在符合相关规定的前提下,制定严格的管理程序,使得集中采购的过程中不会出现较大的问题。
首先,明确每个涉及部门的岗位职责,确保各个部门都能坚守自己的职责。其次,要建立绩效考核制度,将采购过程中涉及的部门和物资都纳入审核范围内,通过绩效考核,使之能为集团公司的采购工作尽心尽力。最后,各个部门在使用公司资料时,需要进行详细的记录,并且定期对相关资料进行严密的审查,确保公司的采购信息更加安全,避免物资数据出现差错的情况。
(三)加强和供应商的联系  
采购过程中需要接触较多的供应商,并且还会和某些供应商有长期的合作,因此,需要营造出公平、公正的竞争环境,严格选择适合集团公司的供应商。严格保管与供应商之间的合同,收集各种重要信息,定期审查各项合同内容,对合同内容进行分析,发现有问题的地方要及时更正。如果有纠纷,双方的相关负责人要多沟通,了解合同内容和实际履行情况,从自身的实际出发,争取将可能出现的损失降到最低,确保集团公司的经济效益。
(四)强化流程的管理
采购流程对集中采购管理具有重要的作用。这需要在采购前期制定合理的计划,依据集团公司对物资的需求量,安排符合实际情况的采购流程,合理地利用资源。明确采购的程序,针对物资的运输成本、人工成本等,对公司的可储藏量进行统计,使得采购的物资拥有空间储藏。采购部门还要明确招标机制,严格按照规定和实际情况,务必做到公平、公正,对相关凭证做好保管工作,以便于出现问题能够及时地查询。仔细审核项目内容,其中包括采购成本和采购量,尽全力确保审核结构的准确性。采购后期的库存存放问题也是强化管理的一个关键环节,如果不能处理好,不仅会造成库存压力,也会导致因物资存放时间过长而出现质量问题,造成损失不说,再处理时耗时耗力,得不偿失。关于此可以采取以下措施来降低库存:一是推行集中仓储的管理模式,有效地减少供应链的长度,使物资需求计划能更真实地反映需求量,从源头有效地避免物资的积压;二是代储代销管理模式的应用,企业可以实现零库存资金占用,大幅度降低产品的仓储成本,有利于保证原材料的及时供应,在提高工作效率的同时节约采购成本。
(五)提高物资采购人员的专业水平  
采购工作是一个专业性很强的工作,需要有专业的采购与招标管理人员。目前,物资采购从业人员的素质距离企业发展的要求还有一定的差距,必须以战略思维和前瞻眼光,培养和造就高素质新型采购人才。针对这个问题,首先要转变观念,促使采购人员参加各种培训和学习;其次是完善机制,对能将学习成果运用到实际工作中并取得较好效果的岗位人员,给予一定的肯定和奖励,以增强他们工作的积极性。
(六)加大审计监察管理力度
审计监察部门必须履行职能,充分发挥应有的作用,监督与协助岗位人员完成采购任务。审计监察部门要监督集团采购的完整性,监控采购目录的编制和执行情况;监督开标、评标、定标过程以及后续工作流程,及时纠正采购过程中一切对公司不利的行为;加强供应商、评审专家等的监督,为物资采购活动提供良好的采购环境;加强承付货款的监督,加强资金管理;对违法参与事件的人员及时进行调查和处理,并追究相关人员的责任。审计监察部门要明确审计监督重点,不断完善采购审计监督制度,改进审计方法,提高物资采购审计监管水平。
总之,集中采购模式的应用能够有效地改善集团公司的资金使用效能,因此,集团公司应重视集中采购工作,完善集中采购制度,对集中采购要做到全过程监控,确保集中采购模式较为顺利地进行,真正地为公司节约成本。
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