数字化背景下勘察设计院业财一体信息化建设的思考
摘要：在“新基建”背景下，勘察设计企业信息化、数字化进程不断加快，信息化数字化建设已成企业提升内控管理、项目专业协同能力、技术和管理创新能力的重要抓手，而业财一体信息化建设已成为勘察设计企业实现业财融合、降低运营成本和财务风险、提升企业经济和管理效益以及切入数字化转型的最佳实践。
本文基于勘察设计企业战略支撑、财务转型与现代企业管理升级的需要，分析业财一体化建设的必要性和可行性，并对建设路径进行探讨，进而探究了在数字经济背景下，业财一体化信息系统建设对企业推动管理与服务创新，数字与智能化转型升级，实现价值服务与创造的作用。
当前市场环境快速变化，产业不断转型升级，信息技术的迅猛发展不断影响着企业的管理模式和发展态势。
数字化转型的战略发展要求，为勘察设计企业带来了机遇和挑战，而大部分设计院为原事业单位转制而来，财务部门和业务部门职能相互分离，业财信息不对称，导致企业在预算、成本、风险管理方面存在问题。
企业必须有效运用相关信息化技术，加强资源整合，将业务财务有机融合，打破职能壁垒和信息孤岛，通过业财一体信息化建设，为企业提质增效，为决策层统筹全局、制定经济决策提供有效支撑，推进现代企业管理战略转型。
▌1. 时代背景
在当前数字化技术背景下，业财融合就是业务、财务、信息技术的三者合一。企业将管理会计思路运用于生产经营，通过信息化技术，实现业务和财务有机融合，实现业务流程驱动财务，财务数据反映业务，并与企业经营战略相结合，从管控结果向监控过程转变，使业务与财务基于共同价值目标，同步完成规划、决策、控制和评价等管理活动，从而有效支持企业的发展战略。
▌2. 行业背景
权责发生制是大型勘察设计企业发展进程中的必然趋势，勘察设计企业由收付实现制转为权责发生制，这一新要求迫使财务管理必须向业财融合进行转型，而科学的业财融模式正需要信息化技术的添薪续力。
但大部分设计院财务信息化建设还仅停留在传统的ERP系统应用阶段，业务信息化建设方面，主要是通过OA系统，包括项目管理、合同、生产经营、人力资源管理和经营数据分析等，在作业操作层面，企业运营管控方面较弱。财务和业务系统协同不足，不利于企业在信息化、数字化、智能化高度结合的大环境中发展。
企业如何依靠信息化建设实现业财融合的数字化、知识化、智能化，达到提升管理效益，降低运营成本、避免风险目的是勘察设计行业值得探讨的课题，并且也是传统企业准备启动数字化运营比较合适的切入点。
— 2 —
业财一体信息化建设
必要性和可行性分析
▌1. 必要性
（1）提高经营效益和管理效益的需要
为符合现代企业管理建设的需要，满足以权责发生制项目管理转变的新模式，只有通过业财一体信息化建设，才能实现以项目管理全生命周期为主线，工程项目精细化管理的实施和运行。
将财务置于业务前端，合理配置资源，提升项目收益，提高管理效益。同时，在市场经营中，部分公开投标项目设置了“如果投标人内部应用信息化系统进行项目管理，可以获得1-2分的加分”。
通过业财一体信息化建设可以提升企业综合实力，企业竞争力，使企业业务能力、管理能力、创新能力、市场应对能力等更上一个新的台阶。
（2）实现信息共享和降低成本的需要
根据经营数据进行分析与决策是高级管理者的一项重要工作，但由于勘察设计类项目工程的特殊性决定了项目管理难度大，财务与业务部门汇报上来的数据需要花费一定的人力去沟通、核实和匹配，出现问题却难以精确定位。
在业务系统和财务系统方面，由于不同供应商的专业软件，底层框架和技术千差万别，且系统源码和数据接口方面都采取严格的保密措施来制约客户，导致系统间数据不能充分共享，信息不对称，缺乏数据接口，系统集成成本较高。
这也是大部分勘察设计企业所面临的的困境，业财一体信息化建设是实现业财数据统一、信息共享，降低管控运营成本的需要。
（3）加强财务监控和降低风险的需要
在大型勘察设计院传统的财务管理模式下，从院总部到各生产部门，各机构之间执行流程不一，财务人员水平有所差别，院总部的风险难以预测和监控。
通过实施业财一体信息化建设，首先避免手工传递单据和手工录入数据速度慢、易出错，数据和流程易篡改的风险。
所有业务和财务单据都将经过业财一体系统平台，确保了信息和数据的快速传递与反馈，通过实时监督控制，为管理层提供了预知风险的能力，达到加强财务监控的目的。
▌2. 可行性
（1）强化规范化标准化，有利于提升企业内控管理
随着近年来信息技术的进步，企业信息化建设的变革，更进一步推动了业财一体信息化建设的发展，对于大型勘察设计院而言，以数据为中心的业财一体化模式将倒逼企业的业务流程和数据的规范化标准化建设，将核算组织、部门、人员、往来单位、薪酬管理、工程项目、应收账款、生产成本、保证金管理、分包管理等业务数据进行集成，统一不同业务标准化管理，不仅提高了规模化管控能力，还达到节约财务成本，有利于财务管理集权到院级管理层面负责，提高内部管控能力。
（2）基于大数据应用，有利于企业持续稳定发展
规范化标准化的流程和数据，促进了数据共享，为企业大数据分析创造了有利条件，将管控规则预制到业务前端，横向业务集成，纵向财务贯通，提升了管理半径和细化了管理的颗粒度，实现生产经营全过程精细化管理。
在不违反保密原则的前提下，逐步实现财务、业务、流程、数据的高度集中，提高了数据和信息实时共享度。由于是基于信息化平台，所有数据统一规范，形成闭环，满足数据精细化管控要求，为各类数据分析提供了可靠基础，并基于各业务的运营指标搭建阀值体系， 实现生产经营实时监控，风险异常提前预警，实现管理与信息化深度融合，推动企业的持续健康稳定发展。
（3）业财融合的智能化拓展，有利于提升企业价值创造
业财一体化是企业提质增效的着眼点，优化以业务为驱动的财务流程，实现业务财务的全流程管理，将标准化会计核算业务的交给业财一体化系统完成，并根据流程引擎自动生成会计凭证。
随着图像识别、语义识别、发票云服务、电子签名、影像档案、RFID、RPA财务智能机器人、大数据、云计算等先进技术的不断发展与应用，不仅提高了工作效率，减少了手工操作，而且使员工从重复、多次的核算工作分离出来，更多地投入到对业财数据的分析中去，利用大数据技术建立数据分析决策平台，为企业管理和决策提供可视化的数据服务，为企业管理提供科学的决策支持和信息价值；助力企业实现业务数据化、数据资产化、资产服务化、服务可视化。
— 3 —
勘察设计企业业财一体信息化建设，必须经过充分的调研和比选，结合自身发展战略和实际情况，制定适应、融合性、延展性更强的“一体化”管控体系，以支撑企业未来5年以上发展管理要求，通过统筹部署，突出重点，分步实施，保障业财一体化在运行中能够及时的改进和优化，并在不断演化中走向成熟。
▌1. 制定低影响、高效率的勘察设计企业特色方案
结合企业自身信息化现状，制定符合行业特色的完整解决方案，量身定制开发和集成方案，根据业务需求充分预留数据接口，以实现费用预算管理、报销管理、薪酬管理、生产成本管理、研发费用管理、工程项目管理等通用业务模块和基础业务系统的流程互通、数据共享。
在规划方案时，要以业务视角出发，实现移动端财务审批，减少业务人员熟悉新系统的时间， 使业务人员和财务人员能对平台能快速适应，避免影响正常业务活动。
▌2. 设计院业财一体信息化建设的规划和实现路径
随着设计企业业务的多元化发展和对自身管理的新要求，需要对业财一体化系统进行规划布局，并落实应用。
以加强在业财融合、报账流程制度、预算绩效考核制度、资金管理、决策支持等方面应用，从而支撑各方面的协同发展，促进新时期的战略变革，实现向数字化管理转型。
第一阶段：实现全员在线报账管理体系，并协同预算管理、商旅平台、银企支付一体化管理；支持手机端移动应用，让业务随时、随地得到处理、及时信息沟通；实现OA系统多项业务与财务的信息相互衔接，集中处理，及时控制经营风险。
第二阶段：进一步深化业财融化；实现发票管理、税务管理应用；助力大数据分析，快速提供分析数据给决策者；延伸业务应用，如EPC工程管理等，强化内控和风险管理体系。
第三阶段：在前两个阶段基础上，加强运营效率，促进财务电子档案归档，引入智能财务机器人，实现财务管理的战略转型；迈进财务共享中心，对内深耕，形成规模化管控。对外拓展，提供专业化外包服务。实现以下价值：
以业务系统为源头，由业务源头提取业务数据、信息，实现业务驱动财务，财务反映业务，为经营管理提供业财线索，快速对内部、外部管理需求做出反应。实现财务生各类凭证自动生成，减少手工凭证的录入，降低出错风险和重复工作。
通过费用报销管理平台，实现全员、全方位的费用报销全流程管理，并协同预算管理，实现事前预测、事中控制、事后分析。协同发票云，实现查重验真伪。协同商旅平台，实现订票、自动对账等，同时，可以实现手机端移动应用，随时随地对业务进行的沟通、查询、审批等。
以“协同、共享、高效、智能”为目标，构建一个能提供决策，满足内控要求、实现业务财务信息化高度集成的平台，促进勘察设计企业业财融合向数字化和智能化转型升级。
图1 应用场景和数据服务相融合的IT架构
▌3. 数字经济时代下，智慧财务的发展趋势
随着大数据、智能化的快速发展，勘察设计企业的业财一体信息化建设将离不开智能化应用，例如账单、报表、预算、税务管理和流程控制等工作，通过RPA财务智能机器人，综合运用OCR图像识别技术、语音识别技术、语义解析技术、规则与流程引擎技术等，结合财务管理知识可以准确无误地完成大量重复、逻辑定义清晰的财务工作，尤其是发票报销业务，智能财务机器人可以节省人力成本，高效、精确、实时地完成重复性高却又逻辑性的工作。
同时，基于企业大数据开展数据挖掘、分析和整合，利用数字技术创新工作模式，创造提升价值的新机会。
让数据创造价值，进一步为企业发展提供个性化的定制服务，如数据分析，成本预测与预算、税务筹划、风险管理等。
— 4 —
结语
业财一体信息化建设是勘察设计行业转型升级的客观要求，也是企业总体信息化建设的重要组成部分。业财一体化系统是由不同业务领域的管理系统和模块组成，具有复杂性、系统性、科学性的大型管理工程。
只有结合自身发展的实际需求，更新企业业财融合理念，规划并积极推动业财一体化建设，才能实现降低企业成本和风险，提升企业经济和管理效益，把握数字化转型机遇，推动管理与技术创新，数字与智能化转型升级，实现企业价值创造。
来源｜《建筑设计管理》