【职场充电】让你的表格如虎添翼的两个Excel小技巧~

Excel数据分析过程中常常遇到一些突发状况，这些状况可大可小，就看你是否会处理。

例如，在进行计算的前提下快速找出数据表中数值排名前10的项目，又如领导要求数据分析报告中，既要有数据，又要有直观的数据升降符号。

所谓技多不压身，多积累一点Excel知识总是好的，尤其是条件格式和迷你图，这是两项既简单又实用的操作，可以解决数据分析过程中不少小问题。

条件格式，有色的数据更容易分析

Excel中的条件格式是一项非常简单的操作，却能让数据表大为改观。

对数据表设置条件区域的步骤如左下图所示，首先需要选中这片区域，然后选择一种条件格式，然后就能查看结果。

对数据表可以设置5种条件格式，单击每一种格式菜单中的【其他规则】选项，还可以自行设置规则，如右下图所示。

这5种条件格式中，【突出显示单元格规则】和【最前/最后规则】比较类似，都是以增加单元格底色的方式突出显示符合特定要求的数据。

效果如左下图所示，是显示高于平均值流量数据的效果。

【数据条】格式是根据同一列单元格数值的大小，增加不同长短的数据条。

如右下图所示，通过辨认数据条的长短可快速判断数据的大小，帮助数据分析增加直观性。

【色阶】是通过不同的颜色来显示数据的大小。

如左下图所示，颜色越浅表示数据越小，颜色越深表示数据越大。通过颜色深浅可直观对比数据大小，及找出较大或小的数据。

【图标集】是为数据增加图标，以区分数据类型。

如右下图所示，向上的箭头表示数据趋势是上升的，向下的箭头表示数据趋势是下降的。

需要注意的是，设置图标集格式，要单击【其他规则】选项，为不同的图标进行定义。

如“流量大小”列数据的定义，为流量大于1500的数据定义为上升的绿色箭头图标，流量小于1500的数据定义为下降的红色箭头图标；又如“转化率”数据列的定义，为转化率大小5%的数据定义为上升的绿色箭头图标，转化率小于5%的数据定义为下降的红色箭头图标。

迷你图，瞬间增强数据表现力

在前面的章节中讲到过迷你图可以在保留原始数据的前提下以图表的方式增强数据表现力，让数据既显示明细又有直观形象。

下面就来看看为数据添加迷你图的具体方法。

步骤01：选择迷你图类型。

如下图所示，要为三个车间的产量添加趋势迷你图，单击【插入】选项卡下【迷你图】组中的【折线】选项。

步骤02：设置参数。

在打开的【创建迷你图】对话框，数据范围选择三个车间的产量数据范围，位置范围选择三个车间下方的空白单元格，如下图所示。这样可以同时创建三个迷你图。

步骤03：微调迷你图格式。

创建好的迷你图可以设置格式，如下图所示，选择迷你图显示【高点】和【低点】，并且设置两个点位的颜色。

步骤04：增加单元格行高。为了让迷你图显示更加清晰，可以增加单元格行高，如下图所示。

此时数据表中，因为有了迷你图的辅助，可以快速了解各车间在固定时期内的产量趋势，从而对产量有一个直观的分析。

经过这样的处理过后，你的Excel表格一定会更加清晰、明了。

大家不妨马上自己制作一个表格试试吧~