齐了!最新规范对“电子档案管理系统”的统计等功能提出哪些要求?

前言:2021年3月9日,国家市场监督管理总局、国家标准化管理委员会联合发布了《电子档案管理系统通用功能要求》(GB/T 39784-2021),该标准将于2021年10月1日起实施。

9 电子档案处置

9.1

鉴定与处置功能配置

系统应具备按照电子档案的处置规则,建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程,支持价值鉴定、开放鉴定等自动提醒功能。表 26 给出具体要求。

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9.2

鉴定与处置操作

系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能,支持价值鉴定、开放鉴定业务的操作。表 27给出具体要求。

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9.3

销毁档案管理

系统应具备电子档案销毁管理功能,留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。表 28 给出具体要求。

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10 统计管理

10.1

电子档案统计

系统应具备对电子档案数量与存储容量的统计功能,可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。表 29 给出具体要求。

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10.2

常用统计报表

系统应内置常用电子档案工作统计报表模板,并能够按照输入条件生成统计结果。表 30 给出具体要求。

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10.3

档案编研

系统应提供报表制作工具,支持用户自定义统计报表。表 31 给出具体要求。

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11 系统管理

11.1

电子档案数据库的定义与配置

系统应提供电子档案数提据库及其存储结构、功能模块、工作流程等的定义与配置功能。表 32 给出具体要求。

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11.2

电子档案分类体系的定义与维护

系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能,支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理;系统应内置常用的文书、科技、声像等档案门类的分类方案;系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。表 33 给出具体要求。

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11.3

电子档案分类体系的定义与维护

系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能,内置常见种类电子档案的元数据方案。表 34 给出具体要求。

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11.4

系统用户管理

系统应具备对系统管理员,网络管理员,安全管理员、档案管理员和档案利用者等用户进行管理的功能。表 35 给出具体要求。

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11.5

日志管理与审计跟踪

系统应具备对电子档案数据库操作日志及其分类管理功能,记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能。表 36 给出具体要求。

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来源:国家档案局

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