打造档案管理流水线?厉害的企业，其实都有流程化思维!

如何应用档案管理系统，为企业档案管理工作打造一条高效流水线?下面就以实际应用情况为例，为大家介绍一下企业档案管理系统中的流程化应用。

随着企业数字化和智能化转型的形势来临，企业的档案管理模式，纷纷由原来的纯线下+纸质文档管理，过渡到线上+线下、电子与纸质文档集成管理。

然而，即使借助了信息化技术手段，档案管理工作中仍存在着许多'老大难'：

数量多：企业每天产生数以百计的销售合同、技术文件、员工档案……归类处理耗费大量人力;

调动久：档案存储位置不统一，调动和移交所需时间长，影响业务和管理效率;

查找难：存档方式不标准，几个月、几年后想提取档案资料时难以查找…

繁杂的档案管理工作，造成了极大的管理成本，甚至影响着企业的信息流动和知识创新。如何打造一条档案管理的'流水线'，让档案管理不囿于业务类型、文档种类，成为可复制的高效生产线?流程化、标准化是关键。

以万宝集团、星群药业等企业正在使用的会博通综合档案管理系统为例，借助会博通的流程化归档功能，企业可分布式进行档案录入，即由各职能部门发起流程，把纸质文档扫描录入系统，形成实物档案与电子信息一一对应的电子档案库，再提交流程移交归档入库;管理人员收到流程后，即可在系统对档案进行集中统一管理。

归档全程通过系统流转，依照统一既定标准实施，真正实现流程化处理。这其中又有几个重点：

01

清晰分类

企业进行档案采集时，需将档案进行标准化分类，这是高效整理的第一步。

会博通档案管理系统，可适应各行业个性化的档案分类需求，无论是合同类、产品类、人事类、经营管理类还是与自身业务息息相关的业务档案，能够根据企业需求个性化配置，实现标准分类。

02

统一管理

为了提高效率和避免风险，大型企业内往往配置专业档案管理部门，进行统一管理。

在会博通档案管理系统内，档案管理人员可通过追踪、处理档案相关流程，如归档、借阅、归还等，来完成档案的规范管理。在卡片式的流程管理界面，即可清晰查阅档案处理进度等信息。

03

便于定位

在档案生成后，企业在会博通档案管理系统内为其生成专属'条形码'、电子标签以及二维码，记录档案的基本信息，比如'存放地点'、'档案编号'等，以便快速查找。

为了方便和纸质档案对应，还可以直接在会博通档案管理系统批量生成二维码或者条形码，打印后黏贴在对应的纸质档案上，扫一扫就能了解基本信息及定位档案，方便快捷。

除了归档以外，流程化的理念贯穿于会博通档案管理系统各处。简而言之，会博通中的每一条信息都可提交流转。流程不仅仅可用于各类文件的流转，如档案移交、归档、借还等，更是所有工作流的设计与运作工具，如采购、请假、指派任务等。

通过流程化管理，会博通把档案管理系统中的信息和流程有机地融为一体，便于企业内部档案的高效管理与协作。更加值得关注的是，在企业数字化转型的道路上，企业知识库的重要性越来越受到重视，而流程化管理有利于档案的流动和复用，将价值资源应用到日常沟通和业务办公中，推动档案管理过渡至知识管理，帮助企业沉淀知识资产、盘活智力资源，进而为业务创新、效率提升服务。