如何持续开展员工持续改善活动

作者 | 余锋

从制造业的机械加工厂、电子装配厂到服务业的医院、银行，从大型国企到中小型的民营企业，越来越多的组织在推广实施员工提案或员工合理化建议。前段时间与一群企业家朋友交谈到这个话题时，听到的却是一片困惑声、抱怨音。

譬如，我们企业已经实施员工提案三年有余，当初的热情不见了，收到的提案日渐稀少;尽管我们对每条合格的建议奖励数百元，发布政策后一年时间内我们只收到寥寥几十条看得上眼的建议;听朋友介绍，员工提案是实施精益思想的基础之一，威力巨大，我们管理层都不太清楚如何导入、实施，特别是有什么灵丹妙药可以使得这个活动持续不断。

结合我最近给央企高管分享的记录，与大家分享十条建议，助力你和你所在的组织导入、实施员工持续提案活动。

1、领导参与

十多年前，我在自己管辖的业务集团内导入员工提案。三个月时间过去了，数百位办公室人员一起也就提出了区区几十条建议。自认对精益和全员参与颇有心得的我甚为郁闷。苦思冥想后的一个星期六晚上我突然豁然开朗:造成当时这种局面的根本原因在于以我为首的管理层。

直到那个星期六，我和管理层的成员在三个月时间里都没有提出过一条改进提案。尽管我们都有员工编号，也都认为员工提案的重要性。但是，我们只是给予口头的支持而没有实际的行动。幡然醒悟的我在这个周末就针对如何改进员工提案提出五条建议。

在以后的日子里，不管工作有多繁忙、会议和出差占用了多少时间我每天至少使用3-5分钟时间，利用坐车、吃饭的时间在管理层微信群里发一条微信。美好的一天从持续改善开始。

领导不仅是指公司的总经理，总经理的班子成员，人事的、财务的、技术的负责人等都召集在一起。只要是总监以上的都参加。让员工知道领导不仅在讲更在做。领导要审核、要评估、要到现场去，将现场发现的问题及时记下来并反馈到系统里。

2、工作定义

我非常赞成丰田公司践行多年的对工作的定义:工作=作业+改善。根据这个定义，每个员工从总裁到一线的员工都有责任按标准化作业开展工作，同时寻找改进的机会、实施作业的改善。每个人都要做，总经理要做，财务、人事、技术、采购部门的干部和员工也要做。我们要结合自己的日常工作，分层会议、现场走动(Gemba Walk)。在走动、观察、实践的过程中，笔者建议你采用有道云笔记，拍摄、录音、记笔记。

3、授权员工

授权员工不仅指鼓励他们提出改进的建议，而且包括实施改进。所以我不推荐叫合理化建议。合理化建议一般都是我提别人的工作、由其他部门的同事执行。我们推荐叫“员工持续改善活动”，简称ECIP (Employee ContinuousImprovement Program)。员工持续改善活动是全体员工参加的。一线的基层干部和员工是员工，组织内最高管理层成员也是员工。

最近，我建议央企可以采用“微创新”这个名字。党和国家领导人都在鼓励、推动创新。持续改善活动中开展的创新一般都不大, 可以叫“微创新”。对微创新或员工持续改善的提案可以全权交给员工评比。框框提好，哪些东西是不能动的，哪些是要拿到班子里来的，哪些是需要技术部门评估的，哪些需要安全部门审核的，其它提案可以由员工自己评估，自己实施。

4、及时反馈

对于员工提出的改善建议需要有个机制可以快速反馈、迅速决策。所谓的及时反馈，就是对提出提案的反馈尽量不过夜，至少不过周。改善项目最好在提出提案后一个月内实施(除非提案不可行)。

对此，笔者有几个建议供大家参考:

(1)编写一个软件，使得系统能够自动发邮件确认收到提案，感谢员工的参与。(2)通过微信群收集提案。由于提案的提出者、提案的执行者、企业的管理者和组织内的精益专员都在一个微信群、提案可以迅速得到审核。

(3)每月确定一个工作日为改善日。把所有以前提出的、没有得到评估、实施的提案在这一天得到评估和实施。

5、提供培训

培训的形式多种多样:课堂教育是培训、指定教材自学是培训，知识竞赛、班前开会、现场观察也可以是一种培训。对于国企、央企国家是有规定的，每年需要给员工多少时间的培训。这个培训可以是碎片化的培训，也可以是半个小时一次，一个小时一次，甚至可以是在微信群里进行微信推送，一周一次，一个月两次。楼梯、洗手间粘贴标语，这也是培训。

培训要有方法，更要有的放矢。根据企业的特点和员工的水平每年提供2-3个最简单工具的培训、实践。坚持数年后，你所在组织员工的素质得到提高，员工有能力在工作的过程中找出更多的问题，也有能力可以解决更多的问题。

6、实物奖励

几年前，我受邀到浙江的一家民营企业提供企业管理的指导。在指导过程中，我了解到这家企业导入精益思想二年多，虽然外部精益顾问给员工多次提供培训，公司老板也为每条建议悬赏数百元现金奖励，精益办的三位成员也无数次苦口婆心地劝说、甚至帮员工撰写提案，但是这家拥有五百余名员工的企业却只收到了一百多条员工提案。

我给这个民营企业家的建议非常通俗易行:尽量给员工以实物做奖励。三个月后，我收到了这家民营企业精益办经理的微信:他和其他二位同事已经开始忙的不可开交。在推出实物奖励政策后一个半月的时间里，一共收到来自员工的二百多条改善建议。他们三个天天忙于评估、实施和统计。

7、专题寻宝

为了让我们的持续改善活动取得更大成果，笔者建议你们发动群众开展专题寻宝，比如，安全周、质量月、成本季。发动全体员工在这一周、这个月、在指定的专题内寻找宝贝。精益里面有个定义:问题是宝贝，要把问题变成宝贝(参见笔者的文章:“如何理解问题是宝贝”)。问题找对了，方法总比问题多。在三十天、六十天、九十天时间内开展专题活动专攻节能、安全、成本、质量等方面的问题。

8、友好竞赛

要竞赛不要竞争，因为我们的敌人不在组织里面，而是在外部。公司内要竞赛，部门与部门竞赛、公司和公司竞赛，集团和集团竞赛。通过把不同部门、班组的员工人数、每月提出多少条改善提案、实施多少条提案张榜公布。把人均实施提案最多的部门和个人公开表扬，同时提醒实施提案最少的部门负责人。大张旗鼓地表彰最佳提案。

9、总结分享

总结典型的提案。提案的总结主要包括改善前存在的问题，改善后的状态，这个问题涉及七大传统浪费中的哪一种，这个改善可能用于那些地方，提案提出者的姓名和所在的部门，提案实施者的姓名和所在的部门、日期等。总结最好有照片、图表或数字。笔者坚信一张图抵一千句话。总结好的提案可以通过微信、评比、墙报等渠道在组织内部各个部门之间交流分享。

10、不断升华

如果你的公司、你的团队已经轰轰烈烈地开展员工持续改进提案活动，作为倡导者，你就要考虑怎样做才能让这个活动持续下去。因为活动是不会自己持续的。管理大师张瑞敏先生讲过，企业是斜坡上的球，不往上发展就会往下掉。作为企业的管理者一定要考虑，在奖励上、形式上、内容上、质量上、参与度上再想点方法。我们每个工厂想出一条，交流一下，可能会有重复的，但至少有5条是全新的，拿回去用，好用的继续用，不好用的继续想。

没有充分发挥员工(包括管理层成员)智慧是精益思想中的第八大浪费。员工合理化建议或员工持续改善活动(笔者强烈推荐后者)将帮助你消除这一类浪费，大幅度提高员工的工作敬业度。员工持续改善活动将更好地发挥员工的聪明才智，让你所在的组织在市场竞争中处于更有利的位置，为客户、为社会创造更大的价值。

上述十条建议有助于开展员工持续改善活动。笔者也坚信有更多行之有效的方法持续不断完善员工持续改善活动。期待你的真知灼见。