管理的必经之路：开会

最近看到被媒体揭露的Elon Musk发给内部员工的邮件，Elon Musk在“提高生产力的建议”部分提到了组织的开会效率问题，其内容是这样写的。

过多的会议，是大公司的瘟疫。而且随着时间推移，大多数情况都会恶化。请取消所有的大型会议，除非你确定这些会议能给每个参会者提供价值——那这个会越短越好。
不要频繁的开会，除非你在处理极端紧急的事情。一旦紧急事情解决了，会议的频次迅速减少。
你发现很明显你无法提供价值时，就马上离开会议室，或退出电话会议。离开没什么不礼貌的，让一个人留下浪费他的时间才是没礼貌的。

Elon Musk的这番言论，深得人心，这也间接说明了很多人对于会议的深恶痛绝。这提醒我们如果我们是会议组织者，需要尽量减少工作中无效、流于形式的各种会议。

仔细思量Musk的三句话，他提到了两次「价值」，会议召集人、参与人要考虑会议是不是有价值；而第二句是针对解决问题的会议，这在我们日常工作中是最多的。

这让我想起了格鲁夫对会议的分类，他将我们日常的会议分成两种，一种是关于知识技能与信息交流的，称之为「过程导向会议」，另外一种是为了解决某些特定的问题，称之为「任务导向会议」。

什么是任务导向会议？

日常工作中，我们接触最多的是「任务导向会议」，基本上是针对某个问题来讨论解决方案。如果你是会议的发起人，需要考虑是否有必要开这个会，一旦有一丝的迟疑，或还有其他办法协助你完成任务，那么就可以判断会议并不是必须要开的。这也是Musk所说的“除非是处理极端紧急的事情”，否则减少开会的频次。

如果是一场必须要开的「任务导向会议」，如何避免会议拖沓冗长、目的不清、议而不决？

如果是会议的组织者，其一，明确有哪些任务需要通过会议达成；其二，有哪些决策需要制定，由谁来给出；第三，控制会议时间和纪律。

很多人习惯在会上进行讨论，但会议中人多嘴杂会带来过多的观点，当决策人在会议前获取的信息不够充分时，这会增加决策的难度。

一个好习惯是召集小范围讨论，这就要求会议负责人能够把问题想透，信息采集足够充分，提前提出供领导决策的可行方案，这样领导在决策的时候只需要问关键问题就可以了，从而缩减会议时间。

会议结束后，会议负责人需要把决策的内容、解决的方案形成会议记录，要在第一时间发送，让看的人知道有什么事情该做、谁负责去做以及什么时候做。

更好的会议

对于大多数中层管理者或者新任管理者来说，开会是一个必经之路，开会是从事管理工作必经的媒介。也许我们无法避免开会，但是我们可以想办法让会议更有效率。

亚马逊CEO杰夫·贝索斯有一个会议原则令人印象深刻，他对会议的要求是「6页纸的备忘录」和「会议静默开场」。这种做法保证了在座所有人的注意力，同时也倒逼讨论的组织者更好地准备。在写完一个6页纸的、叙事架构完整的备忘录之后，组织者脑子里不可能还没有一个清晰的思路。

回到埃隆·马斯克，他还有一个关于会议的要求。如果你没有提前充分准备，在会议上回答不出他提出的问题，你等到的很有可能是一封解聘书。