招标文件是对招投标双方都具有约束力的法律文件，招标人对投标人的要求完全体现在招标文件中。因此，投标人在编制投标文件前，必须把招标文件从头到尾认真仔细地阅读，不放过任何一个细节和疑问，对重要的内容要反复研读，加深理解，同时应认真审查本招标项目的施工图纸、核对工程量清单。
因此需要仔细阅读招标书，重点信息要标注，比如：
投标的截止时间、地点，投标文件数目要几本，形式有哪些？报价，招标资质要求，技术规范要求，封装要求，签字、盖章：需要盖章签字的地方、投标文件的骑缝章、封面、涂改处、某些资质复印件等项目名称、编号、招标人、投标人等重点信息一一罗列。
在标书编制过程当中，我们时常会发现，招标文件里需要设置技术人员、单位业绩等诸多限定要求，放眼一看，单位符合要求的人员有多少?业绩够不够?容易让人一头雾水，或许有部分人员经历的投标比较多，很有经验，头脑里能大概记住部分人员和单位业绩，但是大多数人是在手忙脚乱地到处碰壁，另外技术人员的身份证、毕业证、职称证、获奖证等扫描件，还得挨个打电话催促借用，有时还碰见个别人员出差等不确定因素，工作进展缓慢。另外在编制单位业绩中，需要我们从单位所有的业绩中搜猎出符合招标文件的业绩，需翻箱倒柜找遍中标通知书、合同、业主证明、单位获奖等原件进行扫描。这样的工作方式使人长期处于费时费力的状态。如何方便、快捷地找到标书内所需的信息，对于编制出高质量的投标文件，建立好规范、科学有效的投标信息库就显得尤为重要。要建立规范、科学有效的投标信息库，其必须符合组织学理论，符合运筹、管理和统计学。投标信息管理系统作为一个投标所用材料的集合体，必须具备内容的全面性、系统性、及时性和搜索的便捷性，并具有各种证件到期提醒功能，具有更新内容的提示窗口等人性化设计。根据从事编制地铁、市政道路工程设计标书的经验，投标信息库模块可由标书、人员、单位业绩、企业信息、业主信息和行业信息等几大块组成。(1)标书模块。可按年代、地区、类型分类收集入库，突出每个标书编制的过程，包含投标准备阶段、投标编制阶段、投标后阶段。
(2)人员模块。可按专业、职称、年龄、学历等收集入库，并做好个人履历表，随时更新个人项目、获奖信息。
(3)单位业绩。可按类型、年代入库，并将每个项目的中标通知书、合同、业主证明、获奖证书、项目情况表等信息收集入库。
(4)企业信息。按单位各种资质证书、财务信息、企业概况、组织机构等入库。
(5)业主信息。根据地区建立业主人事、机构、办事指南等信息管理。
(6)行业信息。可按行业分类，收集行业动态、最新技术、同行业兄弟单位参与项目情况及投标情况。
随着项目的进展，投标信息管理系统内各种信息变化较快，投标信息管理系统要做到安排专人专项保持数据库内各模块的内容收集更新工作。这样编标时能迅速、准确地找到所需的最新资料，提高了编标的快捷性和准确性，同时也提高了标书编制的质量，节省大量的标书编制时间，为其他重点问题提供充裕时间。商务、技术、报价分别包括哪些内容，先确定目录结构。1、商务部分 具体投标目录可以按照招标书要求一一罗列，一般提供的材料大致如下：法定代表人身份证明、投标文件签署、授权委托书、投标函投标函附录、投标担保银行、保函格式、投标担保书、投标文件要求、投标人提交的其他投标资料；3、报价：在投标文件的编制过程中，投标单位经常会遇到很多不限定或者部分限定的投标报价、开放式的方案设计，他们是投标文件中的重点，是投标文件编制中的核心内容，占取的评分分值较大，无疑是我们文件编制的重中之重。同时这些重点内容作为一个窗口展示了投标单位的企业实力，体现了投标单位的投标策略，在决策这部分内容的时候具有很强的策略性和技巧性。如何很好地在投标文件中体现出投标企业的实力，需要我们针对这些重点问题，进行专项的研究，制定专门的措施 ;需要我们从业主、竞争对手、行业领域收集大量的信息，建立博弈的数学模型，并反复测试，以达到理想的契合点，从而提升标书编制的质量，达到决策的目标。文档排版可以说是投标书制作中一步难人的步骤，投标书的排版关系到标书的有用与否，制作标书时，仔细留意每一处细节。1、商务版与技术版文档一二三级标题以及正文内容字体保持一致；4、一二三级标题自动编号，手动编辑的话可能会造成目录中超链接的失效，尽量做好自动生成标号。1、对照招标书的要求和评分标准，一一检查所提到的商务部分、技术部分内容是否都已经包含，符合；2、哪些文档需要打印？正本副本需要几份？是否需要U盘；2、按照标书封装要求严格进行封装。有需要单独做封面，不和商务文档、技术文档在一起；商务正本封面、商务副本封面、技术正本封面、技术幅本封面、报价正本封面、报价附本封面；投标一览表：封面 投标一览表 保证金截图、U盘封条、档案外封条；最后，制作投标书最好能留足时间，不要拖时间完成，留足时间送材料，做好备份等，不要因为小事错过投标。投标后，应及时对投标资料进行汇总，把每个人所做的内容都收集放在一起，并标明该工程的主要结构形式、特点及主要施工方案等，以供以后查找资料方便。对完成的投标全过程情况进行回顾、汇总和深入分析，并作出客观评价，以便对以后的投标工作产生导向性。通过它，可以全面、系统地了解投标工作的具体情况，正确认识工作中的优缺点；可以明确下一步工作的方向，少走弯路，少犯错误，提高工作效率。
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