译文| 3倍提升你的工作效率
一炜注:
在上一份工作里,我有一个习惯:以15分钟为最小单位,对每天的工作进行记录。
这份记录让我看到,自己每天有多少时间花在毫无意义的杂事上,而这些杂事又在多大程度上不受自己控制。我能够意识到这些时间投入缺乏意义,但发现自己还是得被迫继续这种投入。
这成了我最终选择辞职的一个重要原因。
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你是否有过这样的情况:当回顾过去一周的时候,失落地发现自己没有完成原本希望完成的事情?在你发展一份成功的工作或者生意时,“时间”也许就是你最值钱的资产了,而“收入”则是你投入自己时间的直接产出。
你没法买到更多的时间,而时间永远在钟表的滴答声中流走。几年前,我发现了一种方法,可以让自己的工作效率几乎提升3倍。在这篇文章里,我就分享一些非常实用的点子。你马上就可以用它们来提升自己的效率,但并不需要工作得更加辛苦。
1、记录一份详细的时间日志
想要更好地管理时间,第一步就是看清自己当前在如何使用时间;而记录时间日志就是一种非常有效的方式。在尝试过1天之后,你就会获得很清晰的洞察,看见自己的时间都用在了哪里。
记录时间的这种做法,通常已经足够把你从以往被动的习惯中拉出来,让你得到清醒的认知;然后,你才有机会去检视那些旧习惯,进而改变它们。
下面就是记录时间日志的方法:
在一整天里,不管你什么时候开始或者结束一个活动,就把投入的时间记下来。也可以考虑用上一个秒表,记录活动之间的间隔。你可以只在工作时间做记录,也可以全天都记。
在这一天快结束时,把这些时间进行分类,看看你在每种类型的活动上花了多大比重的时间。如果你想更彻底一点,不妨坚持记上一个星期,计算一下在每一类活动上投入的时间比重。
请越详细越好,记下你在处理邮件、阅读新闻、浏览网页、打电话、吃饭、上卫生间……这些事情上都花了多少时间。每当你离开自己的椅子,可能就需要记上一笔了。我通常会在一天中记上50~100次。
你可能会非常吃惊,发现自己其实只花了一小点时间在真正的工作上。有研究表明,办公室工作者平均每天只有1.5个小时是真正在工作,剩下的时间都在社交、喝咖啡、吃东西、闲聊、来回乱翻文件,以及做其他跟工作无关的事情。
平均来看,全职的办公室工作者甚至在上午11点才开始真正的工作,然后在下午3:30就又松懈下来了。
2、分析你的结果
我第一次做时间日志时,发现自己一周在办公室待大约60个小时,却只有15个小时花在了真正的工作上。即使这样,我都已经是办公室工作者平均效率的2倍了。
这个结果让我很困扰:其他45个小时都哪去了?
时间日志把它们全都展示给了我,让我看到所有那些在无意中流走的时间——太过频繁地看邮件,太过完美主义地做些根本没必要的事情,读太多的新闻,花太多的时间吃饭,被一些本可以避免的事情打断……
3、计算你的个人效率比
当我看到自己在办公花了60个小时,但只有15个小时在真正工作时,就开始问自己一些有趣的问题了。
我的收入和工作成果仅仅取决于这15个小时,而不是在办公室花的所有时间。所以,我决定记录一下自己每天的“效率比”——用投入在真正工作上的时间,比上在办公室度过的全部时间。
结果很让我烦躁,我发现自己每天只有25%的时间真正在工作,我还发现仅仅延长工作时间是一件极度愚蠢的事情。
下面就是计算公式:
效率比 = 真正在工作上投入的时间 / 上班时间
4、减少工作时间以提升效率
如果你曾经尝试强迫自己,去做一件根本没动力的事情,那结果很可能是失败。这就是我在强迫自己“更辛苦地工作”时体验到的结果。
实际上,尝试“更辛苦地工作”,这让我的动力减弱,让我的效率甚至比之前更低。
所以,我不太情愿地决定尝试一下相反的策略。第二天,我只让自己在办公室待5个小时,剩下的时间不允许继续工作。
好吧,一件挺有趣的事情发生了,我估计你能想象得到。
我的大脑产生了一个想法——工作时间是一个稀缺资源。几乎5个小时里的全部时间我都在真正地工作,个人效率比超过了90%。
我在那一周剩下的时间里继续了这项尝试,完成了25个小时的工作量,而只在办公室里待了30个小时——也就是效率比超过了80%。
也就是说,我实际上能够每周砍掉30个小时的工作时间,同时还能比之前多完成10个小时真正的工作。
如果时间日志显示你的效率比很低,那就尝试一下,严格限制你一天中的工作时间,然后看看会发生什么。当你的大脑知道工作时间是稀缺的,你就会变得更有效率,因为你必须这样。
当有严格的时间限制时,你通常就会找到办法来把工作搞定。但如果你有大把时间,你就很容易变得没效率。
5、在保持最高效率的同时,逐步增加工作时间
几个星期后,我就能把效率比维持在80%以上了,同时逐渐增加每周待在办公室的时间。如今我已经这么做好多年了。我每周在办公室待45个小时,但通常可以完成40个小时真正的工作。我发现这种方法非常适合我。
如果我尝试延长在办公室的时间,就会发现工作效率将很快降低。有趣的是,这种让我优化了工作效率的方法,也让我在生活的很多其他方面获得了非常好的平衡。虽然能用这种方法3倍提升自己的工作效率,我依然得到了很多时间来追求其他个人爱好。
时间日志是一种聪明的选择,它让你得到最优的工作效率,同时又不需要增加工作时间。但是,时间日志只需要偶尔使用。
我自己每3~6个月会用一周来记录时间日志,这些年来,这个习惯给了我很大的影响,总是给我带来新的改变。如果太长时间不进行记录,我的工作效率就会逐渐降低,最终我又回到被动的、浪费时间的习惯中去。
你可能会跟我一样,发现自己对工作效率的直觉,和实际完成工作的情况非常接近。当你感觉效率低于理想状态时,请通过时间日志来唤起自己的清醒认知。衡量你的个人效率比,然后优化整体效率,把它拉回本该有的水平。
时间日志是一件收益很高的事情。它只需要付出很少的努力,但带来的长期回报是巨大的。
Steve Pavlina
2005.03.14