Excel实用小技巧——不用编程的数据录入界面

我们,让Excel变简单

今天介绍一个Excel实用小技巧:不用编程,你也可以通过界面录入数据,可以极大的改善Excel中数据录入的体验。

为什么需要用界面录入数据

假设我们有如下的设备表:

这个表中有很多行,每一行都是一个设备。每一列是设备的一个属性。这些信息都是需要手工输入的。

有经验的同学一定知道,如果我们的表中有许多列,那么录入就会比较困难。需要不同的左右移动表格,录入的效率会很低,体验也比较差。

如果能有一个输入界面(就像我们在很多应用程序中见到的那样),就太好了,就像下图所示的样子:

但是,很多人认为这个是编程做出来的,靠自己是根本不可能的。

实际上,在Excel中,可以直接使用输入界面来录入数据。

调出数据输入界面

在Excel界面的左上角有一个叫做快速访问工具栏的区域,点击该区域最右侧的下拉箭头,在其中点击“其他命令”:

快速访问工具栏(QAT)是一个很有用的区域,后面有机会我专门为大家介绍一下如何使用这个区域

弹出“Excel选项”对话框,将“从下列位置选择命令”下拉框中的常用命令修改为“不再功能区的命令”

在滚动条差不多1/3的位置,找到“记录单”,点击“添加”,将记录单命令添加到右侧列表框中:

在找“记录单”命令时,记住左边列表框是按照拼音排序的,所以其实很容易找到

点击确定后,在记录单命令就添加到快速访问工具栏中了:

鼠标选中数据区域的任意单元格,然后点击上图中的按钮,会弹出数据录入界面:

界面介绍和操作演示

这个界面还是比较直观的:

左上角显示当前表格所在的工作表名称。右上角显示表中当前记录数和当前记录所在行的索引号(在表格中处于第几行)。左边大区域是录入数据的地方,右边是一些命令。

缺省情况下,界面显示的是第一条记录,你可以修改它。如果在右侧的命令处点击“新建”,就可以输入新的记录,按回车后,就会在表格最下面添加一条记录:

你可以使用“上一条”,“下一条”命令来选择需要处理的数据记录。如果想修改该条记录,直接修改某个字段的值,按回车就可以保存。如果想删除该条记录,就直接按删除按钮。

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