如何编制研发费用辅助帐

一、什么是研发费用

（一）研发活动过程中发生的费用，研发活动载体就是一个个具体的研发项目，因此直白的理解，就是每一个研发项目发生的费用，不是研发部门发生的费用，切切！

（二）因此归集研发费用，第一步就是整理出研发项目

1、如果公司没有聘请科技咨询公司，应由公司研发部门整理出研发项目，供各部门使用；

2、如果公司聘请了科技咨询公司，则可以由公司提供研发相关基础资料，科技咨询公司根据模版进行填写，最后由拟申报企业自身确认，确定研发项目。

3、申报资料的真实性由申报企业自身负责，切切！科技咨询机构和会计师事务所只是根据合同承担自身责任，不减轻申报企业本身的法律责任！

二、研发项目中有哪些必须要素

（一）研发目标

1、未来如果研发成功，可以去申请知识产权证书；

2、现在申报高企时，可以回过头看下，研发项目与知识产权有无关联，是否先研发后取得知识产权证书！

3、参与科技人员

4、预算

一般与最终实际发生额相差如果超过10%，正负，有可能会被认定为管理水平不够；

5、起止时间

某一研发费用归集的起止时间，要与该研发项目本身的起止时间保持一致。

当然，从管理角度需求，立项报告书可以提供更多更完善的内容。

三、哪些部门参与研发费用归集过程？

（一）研发部门

提供研发项目、提供研发项目过程相关其他资料；

（二）人事部门

如果有科技人员同时从事研发与非研发活动、或者一名科技人员同时从事多个研发项目，则需要提供工时分配表。

（三）仓库

如存在研发领料，如实验室阶段、小试阶段、中试阶段，需要提供相关领料单、领料单上不能只写“研发部门领料”，而应该注明“****研发项目领料”。

（四）财务人员成本核算

根据仓库提供的领料单，结合单位存货计价方式，得出研发领料的金额。

（六）总帐财务人员

根据以上部门相关资料整理成研发费用辅助帐

研发费用归集是整个公司行为，不能是财务一个部门在战斗，研发费用核算体系是研发部门、人事部门、仓储部门、财务部门等相关部门共同建立的，由于是跨部门合作，因此必须公司高层重视。

只有财务部门一个部门归集出来的研发费用极有可能不能公允反映公司实际研发费用情况。

四、研发费用中人员人工费用如何归集

（一）人员人工费用包括企业科技人员的工资薪金、基本养老保险费、基本医疗保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费和住房公积金，以及外聘科技人员的劳务费用。

（二）对于本公司科技人员，根据研发项目找出科技人员名单，然后去找工资表及其他原始单据；

（三）对于外聘科技人员，必须提供发票、聘用合同，合同应该注明研发项目等内容；

（四）如果某一人员既有研发职能，又有其他职能，应该合理划分；

（五）如果某一人员同时研发不同项目，应该合理划分；

（六）如果某一研发人员，在一段时间内未参与研发项目，不应将其费用记入研发费用，应计入其他期间费用。

人员人工费用是比较容易分配的，注意，要据实，不能平均或者按某一比例来分配，实务中一般以工时分配表来分配。

五、关于直接投入费用的归集

（一）直接投入费用是指企业为实施研究开发活动而实际发生的相关支出。

（二）如果存在研发领料，领料单上一定要注明研发项目，不能仅写研发部门领料；

（三）对于各项目共同耗用的公共费用，按合理标准分开；

（四）充分注意合理性及相关性；如领料时点一般应发生在实验室小试中试阶段，到量产一般不应该再发生。

六、关于折旧费用与长期待摊费用的归集

（一）折旧费用是指用于研究开发活动的仪器、设备和在用建筑物的折旧费。

（二）长期待摊费用是指研发设施的改建、改装、装修和修理过程中发生的长期待摊费用。

（三）建立研发项目与研发设备的对照表，合理确定生产费用与研发费用、不同研发项目之间的比例；

（四）注意合理性及相关性；

（五）在不同项目之间分配时按实际使用工时进行；

（六）实务中容易遗漏：

1、在用建筑物或者装修费；

2、对于研发和生产共用的设备，使用时间不合理，一般来说，研究阶段不会用生产设备；

3、如果建筑物是租来的，其租金应记入直接投入。

七、无形资产摊销费用

（一）无形资产摊销费用

是指用于研究开发活动的软件、知识产权、非专利技术（专有技术、许可证、设计和计算方法等）的摊销费用。

（二）比较简单，首先检查帐面是否有无形资产，如有，其中是否有软件、知识产权、非专利技术（专有技术、许可证、设计和计算方法等）。

（三）公司实际研发形成的技术，原来未资本化的，不能摊销，也不能计入；

（四）一般都是外购；如果原来资本化，现在摊销也算；要关注是否资本化的条件；

（五）摊销时间：与高新口径一致；

（六）与研发项目的相关性；

（七）同时用于几个研发项目或同时用于生产的，应该合理划分；

（七）摊销明细表上注明研发项目名称。

八、委托外部研究开发费用

（一）是指企业委托境内外其他机构或个人进行研究开发活动所发生的费用（研究开发活动成果为委托方企业拥有，且与该企业的主要经营业务紧密相关）。

委托外部研究开发费用的实际发生额应按照独立交易原则确定，按照实际发生额的80%计入委托方研发费用总额。项目成果为企业拥有；

（二）可以是个人，但必须有发票，合同是无论机构和个人都要有，注明研发项目；

（三）与企业主要经营业务紧密相关——比自主研发要求高；

（四）可以委托关联方，但要求委托外部研究开发费用的发生金额应按照独立交易原则确定。

（五）认定过程中，非关联方，按照委托外部研究开发费用发生额80％计入研发费用总额。

（六）企业申报时，表格中填实际发生数，费用编制说明中，注明打80%的金额；

（七）同一研发项目，可以部分自行研发，部分委外；

九、其他费用

（一）其他费用是指上述费用之外与研究开发活动直接相关的其他费用：

1、包括技术图书资料费、资料翻译费、专家咨询费、高新科技研发保险费；

2、研发成果的检索、论证、评审、鉴定、验收费用；

3、知识产权的申请费、注册费、代理费；

4、会议费、差旅费、通讯费等；

（二）此项费用一般不得超过研究开发总费用的20%，另有规定的除外。

（三）企业申报时，表格中填实际发生数，填报说明里面，费用编制说明中，注明高新口径是多少金额；

（四）20%是按年度控制，不是按过去三年统一计算；

（五）20%没有规定按项目来控制，但我们建议各项目也如此控制；

（六）比如除其他费用外的研发费用是80万，其他费用归集了40万，不应该用120*20%=24万；而应该用80/（1-20%）*20%=20万；

十、为什么研发费用只能由本公司自行归集

（一）只有企业财务人员才能足够多的时间，了解公司实际研发情况，进而收集上述资料；

（二）研发费用辅助帐只有由企业财务去编制，才能做到形式上合规，中介公司做，基本上就是凑数字了，证据链很难保证的；

（三）中注协特别提醒（点击左下角阅读文件可见）

风险提示1：会计师事务所不得既为企业编制研发费用辅助账，又出具高新技术企业认定专项审计报告

（四）掌握了以上规则之后，再结合本单位合作的会计师事务所提供的编制研发费用辅助帐的PPT、和研发费用辅助帐模版（一般为EXCEL表格），就可以进行归集；

（五）为了让公司更全面地了解高企标准，建议拟申报企业，通读高企申报的两个基础性文件：2016国科发火〔2016〕32号、2016国科发火〔2016〕195号，只有熟悉规则，才能运用规则中对本公司有利的地方！