签订劳动合同的主体、时间、地点、类型、文本交付与保管丨威科先行

签订劳动合同的主体、时间、地点、类型、文本交付与保管丨威科先行

威科先行劳动法库 今天

作者丨张希宁

机构丨德恒律师事务所

法律分析

一、签订劳动合同的主体

劳动合同的签订主体，一方应是用人单位，另一方应是劳动者本人。

1、用人单位包括在我国依法成立，具有用人权利能力和行为能力的中国境内企业、事业单位、个体经济组织、国家机关、社会团体、及民办非企业单位，还包括依法成立的会计师事务所、律师事务所等合伙组织和基金会。与此同时，根据《劳动合同法实施条例》第4条规定，用人单位的分支机构，在取得营业执照或者登记证书后，也可以作为用人单位直接与劳动者订立劳动合同。但是，未取得营业执照或者登记证书的分支机构，只能接受用人单位委托与劳动者订立劳动合同，而不能以自己名义签订劳动合同。在筹建中的公司因尚未办理法人登记注册，并不具备用人单位的主体资格，是不能与劳动者签订劳动合同的；若以筹备组的名义与劳动者签订劳动合同，筹建期间一旦发生争议的，筹备组和发起单位仍需共同作为劳动争议主体，承担连带责任【1】。

2、对于劳动者而言，应当是达到法定就业年龄16周岁，具备履行劳动合同行为能力的自然人，包括中国籍公民、港澳台地区人员、持有工作许可手续来华就业的外国籍人员。外国人在中国境内工作但未取得工作许可或工作类居留证件的，即使与用人单位签订了劳动合同，也是属于非法就业。虽然法律规定已经领取养老保险待遇或达到法定退休年龄可以终止劳动合同，但是法律并未禁止上述人员作为劳动者签订劳动合同，用人单位自愿与其签订劳动合同仍可能认定为劳动关系。用人单位聘用的在其他单位下岗、内退、停薪留职、放长假人员也应签订劳动合同。

二、签订劳动合同的时间

用人单位应当在建立劳动关系的同时与劳动者签订劳动合同；未及时签订的，最迟应当在用工之日起一个月内订立书面劳动合同，否则自满一个月的次日起需要依法向劳动者支付双倍工资，最长支付11个月。

用人单位通知劳动者签订劳动合同但是劳动者拒绝的，用工之日起一个月之内，用人单位可以终止劳动关系且无需支付经济补偿；用工超过一个月不满一年的，用人单位可以与劳动者补签劳动合同并将日期补签到实际用工之日，劳动者拒绝签订的用人单位可以终止劳动关系但是需要依法支付经济补偿。用人单位应当保留书面通知劳动者签署劳动合同的证据，包括邮件、微信、电话录音等。

三、签订劳动合同的地点

用人单位应当要求劳动者在现场当面签署劳动合同，并且应当使用单位提供的签字笔签字。劳动者应当本人亲自签署，未经书面授权不得代签。由于各种原因劳动者无法现场签署劳动合同的，应当要求员工采取录像、拍照等方式拍摄签署过程，并通过电子邮件、微信等方式将视频、照片发送给单位，然后再将签署后的劳动合同快递给单位。如劳动者出现视力障碍、手部受伤或存在其他残疾等原因无法本人签字的，可委托他人代为签字、本人摁手印的方式签署，过程应当以视频方式留取证据。

四、签订劳动合同的类型

劳动合同按期限可划分为：（1）固定期限劳动合同，即用人单位与劳动者约定合同终止时间的劳动合同；（2）无固定期限劳动合同，即用人单位与劳动者约定无确定终止时间的劳动合同；（3）以完成一定工作任务为期限的劳动合同，即用人单位与劳动者约定以某项工作完成为合同期限的劳动合同。

一般来讲，订立何种期限的劳动合同，可以由用人单位与劳动者在协商一致的基础上自由选择。但是存在以下情况之一，除非劳动者要求订立固定期限劳动合同，否则用人单位必须与其订立无固定期限的劳动合同：（1）劳动者在用人单位连续工作满十年；（2）用人单位初次实行劳动合同制度或者国有企业改制重新订立劳动合同时，劳动者在该用人单位连续工作满十年且距法定退休年龄不足十年；（3）劳动者已经连续订立二次固定期限劳动合同且没有《劳动合同法》第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形而续订劳动合同的。

五、劳动合同的文本交付与保管

1、劳动合同的正式文本，经劳动者和用人单位签字盖章后，应由两方各自持有一份【2】。劳动者领取劳动合同时，应当在劳动合同领取记录表上签字。用人单位未依法交付的，劳动者可以向劳动行政部门投诉，劳动行政部门有权责令用人单位改正，因此给劳动者造成损害的，用人单位还需承担相应赔偿责任【3】。

2、关于劳动合同的保管，用人单位要注意，在劳动关系存续期间，用人单位理应妥善保管劳动合同文本；用人单位应安排专人、设置专柜妥善保管劳动合同，因业务需要、法律诉讼等借阅劳动合同应履行审批登记手续并及时归还，防止劳动合同丢失。人力资源部门的人员不应当管理自己的劳动合同文本。对于已经解除或终止的劳动合同，用人单位还需至少保存两年备查【4】。

3、关于劳动合同的备案。我国有些地区如天津、青岛、烟台、淄博、济南【5】等地，要求用人单位要将签好的劳动合同提交给有关劳动行政部门进行备案，用人单位应当按照当地规定办理相关备案手续。

参考案例

在广东台日电梯有限公司与盘某劳动争议纠纷中 [(2016)粤12民终287号]，盘某于2014年9月28日入职公司，工作部门为人事部，职务是保安，试用期为3个月，试用期工资为2000元／月，工作为三班制，每天工作8小时。公司称已多次口头和书面通知盘某必须签订劳动合同，但盘某一直以不了解劳动合同内容为由暂不签订。2015年6月11日公司发布《补签新版合同通知书》，要求包括盘某等员工于2015年6月15日之前到行政人事助理处，补签新版劳动合同。同日公司召开会议，经全体保安同意，修改工作时长，与盘某签订《员工工资协议》，约定从2015年7月1日至2016年6月30日施行12小时工作制，但双方仍未签订书面劳动合同。2015年7月1日盘某提交书面辞职，离开公司。

随后，盘某申请劳动仲裁，要求公司支付未签劳动合同的双倍工资19200元及擅自延长工作时间的赔偿金。仲裁委作出裁决：一、广东台日电梯有限公司向盘某一次性支付2014年10月28日至2015年6月15日未签劳动合同的二倍工资差额17992.50元；二、驳回盘某的其他仲裁请求。公司不服裁决结果向法院起诉。

法院认为：首先，公司并无证据证明未签订劳动合同的责任在于盘某，亦无举证证实盘某知晓所要签订劳动合同的相关内容；而且假使存在盘某拒绝与公司签订书面劳动合同的情形，公司也应按照《劳动合同法实施条例》第5条规定，在法定期限内书面通知盘某终止劳动关系。但公司并未在法定期间内提出终止劳动关系，而是继续用工，在此情况下，应视为公司放弃了终止劳动关系的权利，故公司仍应承担未签订书面劳动合同的法律责任。一审、二审法院都支持了劳动者要求支付未签订书面劳动合同二倍工资差额的主张。

合规建议

1、用人单位应了解掌握劳动合同签订主体资格的有关法律规定，审查劳动者的身份是否符合签订劳动合同的条件，防范因用人单位或劳动者不具备劳动合同主体资格，引发的非法用工风险。

2、用人单位应当在劳动者入职时，就与劳动者签订书面劳动合同。劳动者经告知拒不与用人单位签订劳动合同的，用人单位应及时固定相关证据，在法定期间内，依法行使法律赋予的劳动关系终止权。

3、用人单位应当要求劳动者在单位现场由本人亲自签署劳动合同，防范部分劳动者为获得双倍工资，采取交换签字、伪造签字等方式签署劳动合同。

4、对于签订劳动合同的类型，用人单位需要结合双方协商一致的结果和实际履行情况，遵循法律规定，进行明确合规的约定，避免因不符合法律规定承担法律责任。

5、双方完成签订的劳动合同，用人单位应当交付一份文本给劳动者，同时要求劳动者完成签收手续，并妥善保管防范合同丢失造成的双倍工资风险。

向上滑动阅览

【1】  劳动部办公厅关于用人单位筹备组与职工发生劳动争议有关问题意见的函（劳社厅函〔2006〕341号）。【2】《劳动合同法》第16条，劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效。劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。

【3】 《劳动合同法》第81条，用人单位提供的劳动合同文本未载明本法规定的劳动合同必备条款或者用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

【4】《劳动合同法》第50条第3款，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。

【5】《关于规范就失业登记管理有关问题的通知》（津人社办发〔2020〕91号）、《青岛市劳动用工备案办法》（青人社规〔2019〕17号）、《关于进一步规范劳动用工备案管理的通知》（烟人社办发〔2013〕83号）、《淄博市劳动合同备案管理暂行办法》（淄劳社发〔2007〕144号）、《劳动合同备案办法》（济劳社字〔2006〕126号）。

作者介绍

张希宁 北京德恒律师事务所 合伙人

2005 年独立执业，执业范围涉及民商事诉讼及仲裁、劳动争议解决、知识产权保护、公司治理、房地产投融资等，并为多家上市公司连续提供常年劳动法律顾问服务。

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