【学习参考】如何做好公共资源交易电子文件的归档与管理？
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来源 |中国政府采购报 汪杰
随着公共资源交易行业不断整合与快速发展，公共资源交易在城市建设发展中发挥着重要的作用。交易文件材料的有效管理则是准确反映交易全流程是否符合有关法律法规的重要历史凭证，是管理工作中的重要组成部分。然而，公共资源交易档案制度在我国法律法规中仍无明确详细的规定，使得交易档案的整理、立卷、装订标准不能有效统一，各相关单位在此业务上方法不一，形态各异。笔者在实际工作经历了纸质档案向数字化转换的过程，数字化档案向电子化档案管理的探索，建立健全公共资源交易档案制度，有利于保护国家和公共资源交易活动当事人的利益，保证工程、采购等项目完成的质量。
一、电子文件的基本含义
（一）在本行政区域内公共资源交易活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
（二）术语的定义：电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。具有真实性、完整性，安全性和有效性等特征。
二、电子文件的归档要求
（一）电子文件的收集按照“谁代理，谁立卷，谁移交”的管理模式，项目代理主体负责电子文件原始记录材料的收集、整理，立卷和移交工作，保证电子文件的各种性能完好。
（二）纸质文件处理
1.纸质文件扫描加工，将纸质文件扫描转化为标准格式的电子数据，保证扫描文件的高质量、高清晰度，通过专业的数字图像处理软件对图像进行纠偏和去黑等技术手段处理，做到图像清晰、页面完整、色彩还原逼真，能够达到国家档案数字化有关标准要求。
2.纸质文件数字化期间，确保纸质文件原件的无损伤、无损毁、无丢失和无泄密等安全保密工作。
3.（1）相关图像处理标准：①图像分辨率：以dpi为单位，300dpi及以上。②图像颜色：按照原件颜色确定黑白或彩色。③图像格式：PDF格式。④压缩方式：PDF。
⑵扫描加工要求：①采用档案数字化设备。②扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚度等客观因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，确保原始扫描图像效果与原件吻合一致。③扫描过程中，尽量保证纸张摆放端正，确保原始扫描图像无歪斜缺陷，减少后期完善处理可能导致的图像失真现象。
4.扫描图像处理要求：扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据文件材料扫描后的具体情况，要进行如下图像处理。①图像歪斜，采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原方法，以确保符合阅览习惯。②图像脏点、脏斑，图像页面中出现影响图像质量的杂质，例如黑点、黑线、黑框、黑边等现象时，应进行去污处理。处理过程中应遵循保持文件材料原貌的原则。为节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。
5.档案条目著录要求：①应当认真录入条目信息，确保档案目录内容及页码与实际内容完全一致。②对一些重要的目录及字迹不清楚的目录应当认真做好对检作业。
三、电子文件的管理
（一）电子文件在形成过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式。能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的电子文件，视为符合法律、法规要求的书面形式。除法律、法规规定不适用的情况外，经第三方认证的可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力。
(二)公共资源交易电子交易系统、电子服务系统、专家管理系统及其网络系统，必须符合国家信息安全等级保护标准，应采取稳妥的身份识别、权限控制、防计算机病毒、防木马及防攻击等技术措施，以确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。各系统要对元数据捕获节点与内容进行规划，将应由系统捕获的电子文件元数据全部形成并捕获。
（三）对于电子文件的归档范围和保管期限，开标、评标现场音像资料和电子招标投标文件材料，应当刻录在电子光盘中，保管期限与纸质档案保管期限相同。
（四）电子文件归档流程图，详情请见下图：
（五）关于文件材料移交登记表，项目代理主体向项目单位和交易中心移交文件材料时需要认真检查电子光盘内容，填写《电子文件立卷登记表》和《公共资源交易文件材料移交登记表》等材料。
（六）符合调档条件的相关单位在申请档案调阅利用时，需要真实、准确和完整地填写《项目档案利用效果登记表》后，经单位分管领导签批，档案室方可提供调档服务。
（七）在物理归档方式方面，归档电子文件的存储格式按照《归档电子文件存储格式》选择；归档电子文件的载体选用档案级光盘。不可使用软磁盘、U盘、存储卡等作为归档电子文件长期保存的载体。收集的图片、Word、Excel、PPT等电子文件材料，应转换为PDF格式后存档。
四、电子文件的保管
（一）电子文件保管应符合下列要求：
1.归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
2.归档载体应装盒，竖立存放或平放，避免挤压。
3.归档载体应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
4.归档载体的保管环境温度选定范围：光盘17℃-20℃；相对湿度选定范围：光盘20%-50%。具体要求见DA/T15-1995、DA/T38-2008。
5.归档电子文件至少一式四套，一套项目单位保管，一套项目代理机构保管，公共资源交易中心保管两套（其中，一套为电子元数据封存保管，一套作为档案提供调阅利用）。有条件的单位可增加一套异地封存保管。
（二）电子文件或电子文件离线存储介质自行成起一年内，可移交同级国家综合档案馆。
（三）各电子文件保管单位应当按照要求，及时配备保管所需要的装具和硬件设施，确保电子文件的保管安全。
（四）对于电子文件信息填写
电子文件光盘必须装入专用存储盒内，注明档号、案卷题名、项目编号、立卷单位、文件容量、刻录日期及套别。
1.档号：应由档案室统一填写。档号格式：全宗号-档案类别代码-电子载体代码-年度-保管期限代码-案卷号，项目编号。
2.案卷题名：应完整填写电子光盘内存储的内容名称。
3.项目编号：应填写交易文件的项目编号。
4.立卷单位：应填写项目代理单位全称。
5.文件容量：应填写电子光盘内存储文件材料的容量总和。
6.刻录日期：应填写电子光盘内存储文件材料的刻录时间。
7.套别：指档案室存储电子档案载体的套号，用大写英文字母A、B、C、D表示。A表示电子元数据封存保管，B表示查阅利用，C表示项目单位保管，D表示项目代理机构保管。