【扩展】如何快速比较核对两工作簿数据的差异
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在工作中有时候需要对比二张工作簿的数据,比如将表格做好了,发给领导,领导稍做修改后又发过来,只是说了一声“个别地方做了微调”,而你又想知道到底是修改了哪些地方,这时又不好去问领导,只有自己核对。遇到这种情况,该如何快速找出修改了哪些地方呢?
由于只是小的改动,二表的结构基本上相同的,这种情况下要找出修改的地方,可以用本章第一节无重复值且顺序相同时的对比方法,用等于号或EXACT函数。我们以《示例5-08 核对二表格的差异》文件夹中的修改前和修改后二个工作簿为例,介绍核对思路:
Step 1:
新建一工作表,在A1单元格输入比较两工作簿表格相同单元格的公式:
=[修改前.xlsx]管理费用!A1=[修改后.xlsx]管理费用!A1
Step 2:
然后往右和往下填充,内容相同的都会显示TRUE,不同的会显示FALSE。
这种方法的缺点是:
无法查出单元格格式作了修改;
也无法一次性比较多个工作表;
如果需要知道哪些地方格式做了调整、一次性比较多个工作表,就要用到专门的工作簿比较工具:Inquire
Inquire是专为对比工作簿而生,在Excel 2016版中是加载项,需要先加载才能使用。
1、加载方法
Step 1:点击Excel的“文件”选项卡→点击“选项”→在弹出的“Excel选项”对话框点击加载项→然后点击对话框下部的管理旁边的“Excel加载项”旁边的下拉箭头→选择“COM加载项”→点击“转到”
图 5‑25选择“COM加载项”
Step 2:在弹出的“COM加载项”对话框勾选“Inquire”,然后点击“确定”退出。
图 5‑26选择“Inquire”
这时在Excel窗口就会多出一个“Inquire”选项卡。其中一个就是“比较文件”按钮,这就是我们要使用的功能。
图 5‑27“Inquire”选项卡
那如何使用此功能来对比文件呢?下面我们逐步介绍:
2、对比文件
Step 1:将示例文件中“示例5-03 核对二表格的差异”文件夹下的《修改前》、《修改后》二个工作簿都打开。
Step 2:点击“Inquire”选项卡下的“比较文件”按钮,如果有多个打开的文件,选择要比较的文件,然后点击“比较”。
图 5‑28选择要比较的文件
Step 3:系统会在新窗口自动弹出比较后的结果。
图 5‑29比较结果
窗口的上方是比较的工作簿,有差异的地方分别用不同的颜色显示:绿色是手工输入的值有差异,如J9、Q7单元格;淡绿色是公式计算的值有差异,如K9、S7单元格。
下方的中部是具体的差异单元格和值,左边是要比较的项目。我们可以指定要比较的项目。一般情况下,只需比较“Entered Value(输入的值)”、“Calculated Values(计算出的值)”、“Fomulas(公式)”和“CellFormat(单元格格式)”就可以了。由于在2016版中界面是英文的,英文不好的朋友使用起来可能有点困难,大家可参考下面的中英文界面对比图。
图 5‑30比较选项
本节的案例在工作簿中只有一个表格,实际上此工具还可比较多个工作表,非常方便。多工作表的比较,大家下来自己摸索,不再介绍。
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