办公小技巧:Excel公式之中用名称 调用数据不犯晕

在Excel表格中,单元格之间的数据相互调用司空见惯。然而,仅凭类似于A1、B108这样的单元格编号来构造公式,看起来就会让人头晕。如果给具有代表性的单元格起上个性化的名称,公式中也随时可使用这些名称而不是单元格编号,那么调用起来就更显人性化了。

1. 做铺垫 先为单元格命名

以一个简单的捐资登记表来说明。如图所示的捐资登记表,A列记录了捐资人的姓名,B列为对应的出资额。如果要在表格其他地方引用某个人的捐资额,记忆或转抄数字不方便甚至容易出错。但若给需要引述的数字单元格取一个有代表性的名称,例如用每个人的姓名第一个字母组合代表捐资额单元格,如:WW代表王五的捐资额,WS代表王三的捐资额,WL代表王六的捐资额,ZL代表赵六的捐资额……,引述起来就要方便和容易得多。具体定义方法为:点击某个捐资单元格(如王五的捐资),然后在公式构造栏左侧的名称框中输入其名称(WW)(图1)。以此类推。

之后,假设我们要在某个单元格(如D8)中用到王五的捐资额,只需输入“=WW”即可,就不用再去查看和调用王五捐资的单元格了。按下回车之后,我们便会看到,D8单元格里已经调来王五的捐资数字了(图2)。

小提示:定义的名称可以包含字母、汉字、数字以及“_”、“.”、“?”、“\”等符号,且开头必须是字母(汉字)或下划线、反斜线,名称中不能带有空格,不能使用纯数字,不能包含Excel内部名称。名称字母不区分大小写,名称最长不能超过255个字符。

2. 易调用 在公式中使用名称

当为单元格定义了名称之后,公式中也可以直接使用这些名称,而不需要具体引用类似A1、B12、C144这样枯燥不形象的单元格编号了。

还以上面这个捐资表为例,假设我们要在E1单元格中自动计算出所有姓王的捐资人捐资的总额,我们可以简单地使用上面命名的单元格名称作为运算的变量,构造一个公式“=WW+WS+WL”。这样就会自动计算出王五、王三、王六等人的捐资总和(图3)。这里只介绍一种方法,复杂的公式构造道理相同。

扩展应用:利用这种方法,我们不仅可以为简单单元格创建名称,而且还可以为单元格中的已有公式再次创建名称,甚至可以为一个选区创建名称,然后在本工作簿或其他工作簿中引用。具体方法:选择公式单元格或区域目标后,点击“公式→定义的名称”菜单组,然后选择“定义名称”或“根据所选内容创建”,定义新的名称(图4)。之后这个名称便可以在其他位置被简单地引用了。

3. 如何删除定义的名称

如果我们不再需要某些已经定义的名称了,首先点击“公式”选项卡,然后在工具栏上选择“名称管理器”;接下来,在弹出的名称管理器窗口中,选中要删除的名称,点击“删除”按钮删除即可(图5)。

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