五分钟学出版 | 学写退修信——帮助作者提升稿件质量
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经过三审之后的稿件，一些已经基本达到出版要求，可以接受出版，但还得请作者进行修改完善；一些可能还存在明显不足，需要请作者修改，根据作者修改的情况再做取舍。这个时候，编辑就需要撰写退修信。
退修信写得到位，使作者觉得出版单位的意见有道理，才能心悦诚服修改稿件，提升稿件质量；否则作者会置之不理，甚至产生抵触情绪，会让后续工作无法开展。所以，写好退修信，也是编辑工作中一项非常重要的任务。
在撰写退修信之前，必须明确退修是代表出版单位的行为，可不是编辑自己说了算的。稿件退修的结论是基于三审做出的，是出版单位对稿件正式的处理意见。假如初审、复审和终审的处理意见不统一，要以终审意见为准。同时，退修信应注意内外有别，不必说明单位内部的不同意见，避免引起不必要的麻烦。
那么，退修信应该包含哪些内容呢？
一封退修信应该包含以下内容：肯定优点、指出不足、提出建议、提供参考、约定时间。
首先，肯定作品优点。拟退修的稿件，一般都是出版单位还想采用的稿件，是有一定价值的。因此说明作品的优点，既是对稿件的处理依据，也是对作者的尊重与肯定。
其次，指出稿件的不足，并提出修改建议。这是退修信的核心。这部分内容的写法，并没有一定之规，可以先总结问题再提出修改意见，也可以每提出一个问题就表明修改建议。
但无论是作者，还是编辑，都希望通过一次退修就能达到要求，所以撰写退修信时要把握几个原则。原则一，全面梳理问题所在。可以从编辑加工的角度，对稿件进行评价，对导向、学术质量、框架结构、文字质量、技术规范等各个方面的问题进行归纳总结，这样既便于作者修改，也方便后期的编辑加工。原则二，意见要清楚具体，不能抽象笼统，或者含混不清，让作者摸不着头脑，无从下手。原则三，要详略得当，抓住主要问题。一封信的容量是有限的，对于细枝末节的小瑕疵、小问题，如果不能归纳成问题的要点，在信中没有必要一一列举，这些小问题不妨在稿件中用浮签的方式标注出来。如果在提示作者修改时，能力所能及地给予作者帮助就更好了，比如说你也可以在信中提供一些资料供作者参考，等等。
当然了，在提出修改意见之后，要记得约定交稿期限，这既便于作者安排手头的工作，也关系到出版单位制订出版计划，千万不要含含混混地说“尽快”之类的话。
在这里，还要提醒大家一点，在撰写退修信时，一定要注意写作规范，把握好感情色彩。撰写退修信也是维系作者关系的一种方式，因此必须写得得体。称呼语、结束语、落款都要符合规范。语言呢，既要真诚，又要明确，让作者认识到问题所在，也感受到被尊重，才能调动作者的积极性，更好地完成修改工作。
如何写一封退修信，你学会了吗？这里给大家提一个小问题，退修信的落款署名怎么写？答案是：因为退修结论是出版单位对稿件正式的处理意见，因此落款署名必须写出版单位的名称。
录音：张晴
编辑：许彤彤
审核：靳琼 马迁