这四个点不清楚,你列再多清单也难有效率

主播:赛男
这本书是由效率和时间管理专家达蒙·扎哈里亚德斯所写。人们都知道清单的重要性,也尝试过一些流行的清单使用方法和效率App,但是依然用不好清单。这本书一定能帮你驾驭清单,掌控生活。
这次我们重点分享书中关于错误清单的4个内容。
① 
 
『时间模糊』

没有清晰截止时间的待办清单,只能被叫做愿望清单。也就是你希望完成什么,但却不对结果负责。可一旦截止时间确定后,你不只是有了完成任务的紧迫感,还可以根据完成任务和项目所需的时间,来确定它们的优先级。
比如,如果没有还款日,你会尽快还清信用卡的账单吗?没有考试日期,你会在考前集中精力复习吗?没有过节的具体日期,你会有期盼,并提前准备吗?都不会,对吧。
如果没有截止时间,我们做事的动力会很小。结果就是,随着时间的推移,未完成的任务会越积累越多,清单也就失去了意义。
以30分钟为刻度,安排自己的日常工作比较合适,一方面它能让我们清晰看到自己的精力分配;另一方面,它还能帮我们做好时间管理。
 
『关联缺失』
开晨会、联系负责人、推进项目……如果你只是单纯把大脑中储存的待办事项写进清单,那么你其实只是在收集任务而已。3分钟打个电话和3周完成的项目,都会被写在一张纸上,它们和其它毫无关联的任务被放在了一起。
这种清单的弊端是:
第一,面对一长串待办事项,你的行动力会下降,焦虑会增多。
第二,它里面存在太多变数。哪些是重点?哪些为主要目标服务,哪些可以简单处理?不标注彼此的关系,你很难看到工作的价值。
第三,迷茫的工作清单带来的,必然是迷茫的工作状态。你会很容易分心,工作效率也会随之降低。即便你列出了时间节点,它们也都会沦为虚设。
如果你在列清单时,就明确哪些内容能为自己的主要目的服务,梳理好它们之间的关系,就可以轻松避免上述问题发生。
 
『决策疲劳』
还有些人的清单密密麻麻写一大堆,给自己留下了太多任务。当选择过多时,你做出理性决策的能力就会被削弱。这就是心理学家巴里·施瓦茨所说的“选择的困惑”。
理解“决策疲劳”非常重要,因为它决定了我们对不同任务分配多少精力。当认知资源耗尽时,我们不仅会变得不那么专注,而且会倾向于选择最轻松的任务。因此,难题很自然地会被拖延到第二天。
除此之外,在你处理清单时,还会被临时的电话、信息和任务打断。因此,你得给这些任务安排必要的处理时间,否则你会因为给工作排序,陷入“决策逃避”的困境。
一旦进入这种状态,效率低下,蹉跎一天是标配,更严重的还会对自己发脾气,非常郁闷。这种事,你应该有体会吧?
④ 
 
『描述宽泛』
策划活动、组织会议、约见主办方……这种任务描述就太宽泛了。由于缺乏明确的起点项和终点项,所以你根本没有办法衡量任务是否完成。
就拿“策划活动”而言,如果你清单上就这4个字,大脑是非常排斥的,因为它很自然地就会问“干什么?怎么干?谁来干?”因此,它可以分成:讨论主题、确定时间地点、确定流程、规划预算、邀请嘉宾等等。换句话说,不是待办事项太模糊,而是你没有给它做细分。
最终的结果是,要么不做,要做你也是想到哪做到哪,难免丢项落项。或者干脆这个任务就一直待在你的清单中,焦虑与日俱增。
相反,如果任何一项任务都有明确的起点和终点,被拆分成了较小的项目块,你做事的效率会有效提高。
总结一下,待办清单只是一种形式,关键在于你如何做清单,如何执行清单。就像同一本书,大家都在读,但每个人从中吸取的能量和有价值的内容是不同的。这4个清单弊病,你一定要远离。
(0)

相关推荐