20天到2天！流程优化实战案例系列：新产品样件采购工作流程优化
一、背景
A企业是一家大型设备制造商，其产品特性为单件定制、零部件采购难度大，尤其是新产品开发过程中，样件采购周期更长。因新产品研发压力较大，样件采购长期满足不了研发部门的时间要求，研发部门对采购部门抱怨不断。
二、流程现状与核心问题
2.1 流程现状
完成PDM系统零部件签审生成图号后
研发部门选定供应商并签订技术协议,下发到采购部门；
采购部门依据技术协议向底图室申请晒图，邮寄给供应商；
研发部门采用纸质“通知”下发采购计划，采购部门根据采购计划发布订单到供应商；
物资采购回厂后，采购部门通过电话、邮件通知研发部门进行样件考核验证；
样件考核验证结束后研发部门通过电话或纸质“通知”告知采购部门。
2.2 核心问题
从技术协议签订到采购订单发布，中间过程耗时长达20天，严重阻碍了采购进度，进而影响新产品开发进度。
样件考核申请及结果信息传递随意，基本不具备可追溯性，研发部门和采购部门长期因信息遗漏或错误扯皮。
三、优化思路与方案
3.1 优化目标
从技术协议签订到采购订单发出时间从平均20天缩短到平均5天。
样件考核申请及考核结果随时可查询、可统计。
3.2 优化方案
按照流程优化方法ESIA，逐项分析，确认优化点：
E：取消原有新产品图纸的“晒图申请”流程，PDM系统生成图号的同时，底图室根据PDM中的图号晒图并下发至采购部门。
S：技术协议作为图纸的补充说明，取消“所有样件均签订技术协议”的要求，只要求“关键件签订技术协议”。
I: 流程从原来的串行改为并行：技术协议签订、图纸下发、采购计划下发同步进行。
A ：
建立OA《样件采购申请流程》，PDM系统生成图号的同时，研发部门通过OA工作流程下发采购计划。
建立OA《样件考核验证申请流程》，从验证申请到验证结果的反馈全部OA确认，需要相关信息时通过OA导出即可。
四、优化效果
从技术协议签订到采购订单发出时间从平均20天缩短到平均2天。
样件考核申请及考核结果随时可通过OA查询统计。
优化前后流程对比：
优化前：
优化后：
五、对其他企业的启发/亮点：
按照流程优化方法 ESIA（清除、简化、整合、自动化）原则，逐个过程查找优化点，总能找一些优化措施。
将原流程中串行的过程进行拆分，拆分后再逐个进行优化，将串行模式更改为并行模式，可以极大的提高工作效率。
流程表单化、表单电子化的应用，能极大的提升工作效率和可追溯性。
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