百问百答：如何及时更新流程文件呢？

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上图为网友的困惑，我想很多企业流程团队也都有类似的困惑。

当业务发生变更时，流程文件如何才能及时更新呢？更新吧，费时费力，而且可能并没那么大的显性价值；不更新吧，又觉得辛辛苦苦的流程建设工作失望归零。

一、业务部门为什么不主动更新

业务部门为什么不更新呢？根据我的观察，深层次的原因是你们公司流程文化还很薄弱。流程还没成为组织内部协同规则的抓手，而且这些流程文件质量往往并不高。

每个部门每个岗位存在可以不遵守的条件和环境，而且不遵守也没啥问题。比如很多流程没有系统化，很容易人为调整，比如缺乏端到端跨部门流程设计，目前都是部门视角的制度或流程碎片，存在私自调整或废止的相对自由。

一家流程成熟度比较高的企业，流程文件的更新不是一件难事，因为大家已经养成了按照流程办事的习惯，并且也已经认识到互相遵守流程的必要性和好处。在这种企业，流程文件就是部门间业务协同的契约，一旦业务发生变化，大家会主动提出调整流程文件，方便你我他。

我观察到的现象：我服务过的一些企业，流程更新工作做得也不怎么样。但因为多年持续推动流程工作，公司上下已经有了按照流程办事的基本习惯。而且通过流程优化项目、流程制度大扫除等各种方式，一直翻来覆去主动“折腾”流程，折腾的后果就是，流程越来越端到端设计，大家也越来越离不开流程，这恰恰说明流程越用才越有价值，企业流程成熟度都是在不断折腾中螺旋式提升的。

二、如何让业务部门及时更新流程文件呢？

那么在实践过程中，有哪些确保流程文件及时更新的做法呢？

1. 强制的检查是必要的

流程检查的确是在企业内部逐步建立流程文化的一个必备过程。这有点像开始发动一台机器，启动阶段的人为干预过程是必要的，机器一旦发动起来，才会形成自循环。

不过，这里仍需要注意一个事情：价值导向。

所以，流程检查，一是关注主业务流程，二是注意检查的频次，三是与其他更增值的工作结合，不仅仅做简单的相符性检查，还要做有效性诊断，并最终与流程优化结合起来。

2. 流程更新机制

很多企业强制规定流程文件更新的周期。比如某企业规定，公司所有制度流程，每个责任部门必须每年至少更新一次，再比如某互联网企业规定，流程文件必须6个月更新一次。

3. 端到端设计流程

上面我们也提到，很多部门不更新或随意更新流程文件，很重要的一个原因是目前的制度流程碎片化。

所以，围绕核心主业务流程进行端到端拉通设计，流程文件才能真正地成为部门之间的协同契约，流程文件才会真正被管理起来，流程文件的更新也不再是难事。

4. IT开发中强调流程文件的更新

有一些企业规定，新的IT功能上线前，必须提交流程部门正式发布流程文件，这样也是管控流程文件及时更新的有效方法。

5. 调整流程文件的表达方式

为什么业务部门不愿意更新流程文件呢？还有一个问题是，组织、授权等调整比较频繁，如果每次都调整流程文件，耗费大量精力的同时，还得不到多大好处。

所以，流程文件的编制有必要做调整：

1） 尽量按角色而非按岗位描述业务逻辑；

2）授权剥离出流程文件，具体授权调用《授权手册》；

6. 定期做制度流程大扫除

无论如何管理，时间长了，因为不断打补丁或者不再适用等各种原因，还是会有很多制度流程需要整理。所以，有些企业会每隔1-2年定期内部组织或请第三方咨询公司协助做制度流程大扫除。这也是有价值的。我的咨询团队就曾经为某国企连续做了多年的流程审计工作，一是结合当年公司战略及业务策略要求做流程工作规划，二是制度流程大扫除。

7. 其实，最理想的状态是，流程更新大多是靠流程优化工作自然推动

无论如何做，做总比不做强，只是在做的过程中要坚持价值导向。

主题征稿：

你们公司是如何确保流程文件更新的呢？有什么经验、方法和鲜活案例？文章大于1000字并被采纳，会得到金国华老师《中国流程管理实践百问》亲笔签名书一本，还会有机会参与到众筹写书计划中。稿件私信 [e-mail]

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