【特别企划】档案管理与物流仓储的一次完美邂逅 ——ADS品牌诞生记
——访中航翔凤国际物流（上海）有限公司董事长 肖广忠、 文件仓事业部部长 刘永涛
文 | 本刊编辑部
导语：档案管理与物流仓储这本是两个不相关的专业性极强的行业，如何把他们跨界组合起来，形成一个崭新的产品——文件仓（Documents Storage），让本刊记者产生了浓厚的兴趣。
日前，本刊记者在中航翔凤国际物流（上海）有限公司（下文简称：中航翔凤）董事长肖广忠先生、文件仓事业部部长刘永涛先生陪同下，参观了位于上海市浦东新区南汇工业园区内的中航文件仓（AVIC Documents Storage 简称：ADS）专业化档案园区。先进的管理系统、完善的库房设施设备、专业的管理团队、品牌及平台建设等，无一不成为了记者关注的焦点。
文件仓是一项新兴跨界业务，目前业内也没有固定的定义。对此，中航翔凤给出了自己的定义，即“第三方文件档案管理及服务中心”。中航文件仓（ADS）是独立于国家档案管理机构与档案所有者之外的第三方文件档案管理及服务平台。服务内容包括：文件档案的整理、运输、消毒除尘、存储、查询调阅、数字化、分析与利用、销毁、管理输出、档案人员培训等，可为政府、商务、研究、咨询、企业等机构提供专业的文件档案一揽子服务，帮助上述机构以较小的成本实现档案管理符合国家强制性法律规范。因此，文件仓既是第三方文件档案管理及服务平台，也是国家档案管理系统不可或缺的补充。
文件仓事业部部长 刘永涛
需求引发新机缘
中航物流（AVIC LOGIST-ICS）主要从事的是航空及高端制造业的采购与物流业务，那又为何选择进军文件仓行业？
面对这样的问题，肖广忠用“顺势而为”作为开题。近两年，中航物流多次承担并圆满完成了500强企业大规模文件档案的专项运输任务，积累较丰富的档案运输经验。在2012年，中航物流与远东地区最大的迷你仓企业储存易合资成立了中航储存易迷你仓。市场调研发现，文件仓市场虽然有较高的从业门槛，硬件投入也比较大，但市场空间更大，持久性更强，且航空工业本身的文件档案存储需求也是推动ADS开展文件仓业务的推手。航空工业档案馆是一家专业的行业档案馆，拥有专业的管理团队，完整的生态链以及市场化的运作，使得打造比较完整的文件档案管理运营平台适逢其时。上述原因的综合，加上社会责任意识使中航物流下定决心，投入重资，在自己的物流业务上着手打造ADS品牌。
24小时闭路电视监控恒温恒湿的仓储环境
专业创新新市场
档案具有原始性、凭证性、安全性、长期保管性四个特点，这就要求档案库房具备九防的条件（防震、防火、防盗、防潮、防高温、防虫霉、防尘、防雷、防光照）。这些要求专业极强，对许多档案产生机构来说，实现难度大，因此为档案管理社会化、市场化提供了可能。
ADS的客户遍及政府部门、商贸、研究咨询等机构，涉及金融、医疗、教育、工程、公检法、制造业等行业，涵盖面广泛，存在大量服务需求。ADS能够为客户提供诸如文件档案整理、文件录入与数字转换、消毒与修复、传递与运输、查询与运用、鉴定与销毁等服务。完整的服务体系，不仅解决了客户的管理盲点，也为客户提供了完整的一体化服务，真正履行了省力、省钱、专业、合规的法律义务。
专家导引新格局
肖广忠说，以专业人才、专业研究课题为业务导向的ADS不同于一般的文件存储机构，这也是ADS立足文件仓行业独特的核心优势。ADS的母公司航空工业有个传统，就是特别注意文件档案的保管和利用，传承至今，愈久弥坚。好的环境，培养了一支敬业、专业的文件档案管理团队，分布在全国各地，许多人都具备档案专业的高、中级技术职称，更有长期工作中形成的兢兢业业的工作态度，经历过行业的挑战，积累了丰富的实战管理经验。目前ADS项目名下已有高、中级专家17名，这是ADS品牌最核心的能力和资源。为紧跟行业发展趋势，ADS与上海市、区两级档案馆、图书馆、高校文档专业紧密合作，2018年有两项研究课题被上海市和浦东新区列为年度重点研究课题。ADS还与高校档案系联手，共同打造高校大学生实习基地。许多客户通过他们的实际经历也越来越意识到，ADS是他们文件档案管理中最值得信任的团队。
技术设施新保障
技术是ADS的第二个重要的核心能力。这些技术包括自主产权的档案管理系统与物联网技术、互联网的结合与运用，透明智能安防系统，高标准的货架和密集架，档案除尘除菌设备，恒温恒湿系统，档案专用消防系统等。
ADS据此为客户提供文书档案管理运用的一体化解决方案，从档案整理、咨询、数字化、信息检索、档案运输、除尘消毒、销毁、数据分析与情报研究等，在中国第三方文件档案服务领域处于领先水平。
还有硬件条件，ADS在上海具有可扩充发展的园区，一期面积达54000平方米，二期尚有35000平方米资源等待开发，这些都是ADS的自有物业，稳定的物业使客户感觉更踏实、更放心！
案例彰显新气象
刘永涛说，文件仓是一个新的产品，在产品开发和推广过程中，许多经典案例给他及整个团队留下来深刻的印象。“平时，同事们常常把我们保管的文件比作美丽的姑娘，一方面是因为她有'千金’的气质，另一方面她也比较柔弱，需要呵护！”例如2017年7月，某客户自己保存的几万册财务档案遭遇被盗和贩卖。ADS应客户需求，迅速启动应急措施，保证了文档的及时追回。档案追回了，但档案严重受损，客户面临重大的财务风险和法律风险。ADS再次在第一时间响应客户需求，组织专家和团队，历时11天，完成客户所有档案的移库抢救工作。入库后，ADS对杂乱无序的档案实施分拣、整理、上架，并全部进入ADS文件档案库，被当做“废品”的档案重新焕发了其不可替代的价值。客户说，他们的文件就像被打扮了的姑娘，不仅面貌焕然一新，也有了好的归宿。ADS除了会给文件“打扮”，也能满足客户其他多元化需求，成为“档案美女”的保护神 。
谈及ADS的未来发展，肖广忠表示，ADS发展，首先要培育好的安全产品，让客户放心，让客户满意，让市场认可；其次，档案数量的急剧增加、大型城市档案馆库房紧张趋势不可缓解，ADS与国家各级综合档案馆合作，成为国家档案馆的重要储备资源。再次，在打造ADS品牌和园区的基础上，打造专业化的文件档案平台，将档案行业关联企业集聚在产业园内，优势互补，共同做大做强档案产业。
行业合作新平台
在ADS周边已经聚集了一批对文件档案特征有较深认知的设备制造企业和服务团队，他们都已经具备了一定的能力。如果把这些企业集中在一个平台上，发挥各自优势，形成一个小的行业生态链，有利于提高ADS的服务能力和水平，也有利于平台上的小微企业拓展市场，服务更多客户。更重要的是，客户在得到专业化完整服务的同时，支出的成本会降低。
当然，ADS的未来同样也会面临挑战。首先文件仓行业的现状不能令人满意，从业企业的专业能力和水平参差不齐，提供的服务极不稳定。一些企业缺乏职业精神和契约意识，对档案的长期保存非常不利，因此行业一直在呼唤第三方文件档案企业服务标准。今年，ADS也希望通过参与重点科研项目等方式，为档案文件管理社会化提供有价值的研究成果。
说到档案社会化，目前只是起步阶段，市场认知与推广需要过程，这是一个非常重要的阶段。由于档案产生机构对档案重要性的认识并不一致，客观上存在敷衍法律规定的现象，其结果直接导致“劣币驱逐良币”现象的出现，不利于档案服务社会化业务的发展。
当然，ADS的实践和对未来的规划符合市场专业化分工的趋势，加上专业化强、存储空间大、安全要求高等特点，服务需要不断完善，管理需要不断提升，未来的路还很长。
如有兴趣，可联系：
刘永涛，Mob：18221070949
Mail：liuyongtao@avic-logistics.com.cn
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