【Excel】数据验证的应用
【Excel】数据验证的应用
彭怀文
"数据验证"在Excel2013版前又称为"数据有效性"。
Excel中通过对单元格预先进行【数据验证】的设置，可以起到两个方面的作用：一是限制用户的输入，只能输入规范的数据；二是定义下拉菜单，可以快速输入。
（一）数据验证可以设置的类型
当我们点击【数据】→【数据验证】时，会弹出如下对话框：图4-3-9
图4-3-9 数据验证对话框示意图
点击对话框中的"允许"下拉菜单，可以发现除"任何值"外还有：整数、小数、序列、日期、时间、文本长度、自定义等，这些都是可以进行数据有效性设置的类型，可以根据需要选择所需类型。其中，序列类型设置后是以下拉菜单反映的，其他类型都是按照设置条件进行输入限制。
在进行【数据验证】设置时，按照对话框的提示，以此进行"设置"→"输入信息"→"出错警告"→"输入法模式"，最后点击【确定】。不过，除"设置"外，其余的根据需要进行设置，也可以自动选择默认而无需单独设置。
（二）下拉菜单的设置——序列设置
因为序列设置可以提供下拉菜单，因此被广泛使用，以提高输入速度，而不是仅仅平常理解的各种序列。比如在录入个人信息时，问"你是否结婚？"，你的回答只能是"是"或者"否"。因此，对该单元格的有效性设置如图4-3-10。
图4-3-10 "序列"设置示意图
步骤1：在图中①"允许"选择"序列"，右边默认的勾选不变；
步骤2：在图中②"来源"输入"是,否"。注意：此时输入的是否之间必须是用英文状态下的逗号分隔开，中文状态下的逗号会被视为一体的。
"来源"——也可以点击右边红色的箭头而选择引用工作簿内其他区域内容作为"序列"的来源。在序列内容较多的情况下，可以采用该办法。
下拉列表的宽度由具有数据验证的单元格的宽度来确定。您可能需要调整该单元格的宽度，以防将宽于下拉列表宽度的有效输入部分被截断。
（三）设置文本的长度
除"序列"外，其他几种设置基本类似，现在以"文本长度"设置为例进行说明。预先对单元格进行"文本长度"设置，可以有效避免输入错误，比如身份证号码、电话号码等固定长度的输入。设置如图4-3-11。
图4-3-11 "文本长度"的设置示意图
前面步骤与"序列"一致，先在①的位置点击下拉菜单选择"文本长度"，此处不同的就是对"数据"的范围要进行设置。对话框"数据"提供了介于、未介于、等于、不等于、大于等不同的逻辑选项，根据需要进行选择。
比如图4-3-11我们选择了"介于"，那么就要继续设置"最小值"和"最大值"。"最小值"和"最大值"可以手动输入具体的数字，也可点击右边红色小箭头选择引用工作簿中其他单元格内容。
整数、小数、日期、时间的设置步骤一样，不再赘述。
（四）对输入信息的设置
很多时候很多人对"输入信息"都是忽略而未进行设置，其实有时也可以起到提醒的作用。比如，前面讲到的"是否结婚"的数据验证设置，我们可以继续设置"输入信息"设置。如图4-3-12。
图4-3-12 "输入信息"设置示意图
"标题"：图中位置①处输入"是否结婚"；"输入信息"：位置②输入"是/否"。经过这样设置后的单元格只要鼠标点击到就会出现提示信息：
"出错警告"的设置与此类似，不再赘述。
（五）对数据验证设置的清除
当我们确定单元格不再使用数据有效性就需要清除，比如我们做完一张表格，最后一行需要进行合计，但是全部设置有"数据验证"，此时我们输入可以就会提示出错，我们只能先清除有效性设置。
1.连续区域的清除：用鼠标选中需要清除的连续区域，点击"数据有效性"，会出现如下菜单：图4-3-13
图4-3-13 选定区域的多种类型数据验证的清除示意图
点击"确定"就清除了选定区域全部的单元格数据验证设置了。
2.单个单元格数据验证类型的清除
选中需要清除的单元格，点击"数据验证"，会出现如下菜单：图4-3-13
图4-3-13 单个数据验证类型的清除示意图
此时，只需要点击"全部清除"即可。
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