医院档案数字化管理是发展的必然趋势

【摘要】在信息技术飞速发展的现代，传统纸质档案已经不能满足当前医院档案管理的要求，医院在进行档案管理的过程中应当摒弃过去纸质档案的一些管理理念和模式，采用科学、有效的数字化方法进行档案管理，这是医院档案管理改革的必然趋势。文章阐述了医院档案数字化管理的价值和意义，并提出了医院档案数字化管理的有效措施和策略。

随着信息技术的高速发展和互联网技术的迅速普及，全球数字化时代已经来临，医院档案数字化管理是发展的必然趋势。医院传统的档案管理模式已经不能满足社会和医院发展的需求，亟待改革创新。纸质档案当前已经逐渐被现代数字化管理方式所取代。医院档案管理从存储到保管、分类等方面发生了巨大变化，需要我们不断的总结、改进管理模式，探索出有效的数字化管理措施和策略。

一、医院档案数字化管理价值

医院档案实施数字化管理模式可以简化档案管理中的工作流程。医学档案管理是医院档案管理中最为繁杂和庞大的一项管理项目，往往需要大量的人工、物力和财力来进行整理和登记，而且出错率也非常高，是档案管理工作中的难点。数字化档案管理模式可以在很大程度上简化工作流程。数字化档案管理使用当前最先进的计算机技术、数据库技术、扫描摄影技术以及多媒体等技术，把过去的纸质档案资源转化为数字化档案信息。医院档案数字管理把过去的纸质档案转化为机读档案，有效的节约了保管成本，缩减了存储空间，而且查阅方便，有利于数据信息共享，为医学研究、医疗、教学提供了有利的条件，对档案的使用和传播也有着重要的价值意义。

医院档案数字化管理能够充分发挥计算机存储容量大、处理速度快、查阅便捷等优势，有利于医院各部门间传输信息，增加了档案信息的实效性，为领导阶层做决策提供了更为准确、可靠的依据。另外，数字化档案管理模式的灵活性和直观性较强，便于随时调动、修改、查阅，节约了管理时间，提高了检索速度和准确率，查阅时由于不用直接接触档案资料，对档案原件起到了极大的保护作用，延长了纸质档案的存储时间。

二、医院档案数字化管理策略

2.1建设医院档案数字管理平台，优化档案管理目标实现。要想实现医院档案数字化管理，医院就需要配备与档案数字化管理相关的硬件设施，建立和开发适合本院实际情况的档案管理软件系统。档案管理系统应当具备双服务器、双备份光盘以及高速扫描仪进行集中扫描，保障档案资料能够及时、准确、真实的入档。医院要定期优化和检查档案管理系统，保证档案管理的安全性能。其次医院要提高档案管理意识，建立完善的档案管理体系，把档案管理与医院发展紧密的联系在一起，促进档案管理工作人员的法制意识，建立统一领导、分级管理的原则，加强档案法的学习与贯彻，确保档案管理工作的严密性和保护性。

医院应当在信息查询程序中加入档案资料查询功能，加强医院档案数字化管理系统与办公自动化系统间的信息交流，把医院的财务管理、教研管理、办公自动化等系统与档案管理系统结合起来，这样有利于档案信息的收集和完善，让医院档案数字化管理与办公自动化系统之间形成紧密的关联。此外，医院还应该构建纸质档案与电子档案之间的纽带，充分解决纸质文件与电子文件的双重存储问题，把纸质文件与电子文件以文本和影像等方式进行共存，保证电子文件与纸质文件的共享性和非重叠性。

2.2把握医院档案数字管理内涵，加强档案管理网络建设。医院档案门类较多，一些病案、电子病历、音像资料、医学文献等都需要保留完整的归档资料，这使得档案信息存储以及数据库管理的形式更加丰富多样。但是以数字为载体的档案管理，由于时间与空间的变化性很大，容易使数字化档案信息位置发生变化，安全性能有所降低。这就需要医院建立起数字化管理新内涵，制定相应的文件保护措施。比如为了防止数字信息被人随意改动，医院应该建立规范的档案管理标准，指定专门的计算机技术人员进行档案信息的管理工作，对重要档案信息要通过设置文件密码的方式来防止档案信息资料的丢失或被盗。医院要加强档案管理的网络化建设，设立医院档案三级网络化管理模式，由分管院长主持全面工作，办公室主任负责，各科室的负责人以及专职档案管理人员为成员。此外，医院还需要建立档案信息安保系统，采用相应的信息安全技术来保证数字化档案信息的安全。比如可以设置防火墙，安装认证、防病毒软件以及使用授权技术等，最大限度的保护医院中价值大、保密性强的文件信息。

2.3提升档案管理人员整体素质，增强档案管理责任意识。医院要加强员工的档案管理意识，尤其是领导阶层要充分意识到档案管理对于医院建设与发展的重要性，相关部门必须认清档案数字化管理是当前社会发展以及医院发展的必然趋势，为档案管理实现数字化提供各方面的支持，为档案管理人员提供相关的学习交流机会，吸取其他医院档案数字化建设的成功经验。医院要根据本院具体情况逐步开展本院的档案数字化管理建设。此外，医院还应该不断提升档案管理人员的专业技能和计算技术，强化档案管理人员的职业素质，培养数字化建设的专业人才。当前档案管理人员多数缺乏计算机方面的专业知识，专业技能较低。虽然医院引入了现代化档案管理系统和设备，但是要想真正发挥出作用，还需要档案专职管理人员具备高知识、高技能的现代化档案管理水平。因此医院当前的首要任务是培养具有较高知识水平和专业素质的人才，加强现代化专职档案管理队伍的培训工作，强化电子文件管理意识，增强电子文件管理功能。

三、结语

总之，数字化建设为当前大型医院的档案管理提供了有利条件，使档案在医院的发展过程中发挥了其应有的价值。医院档案管理数字化程度，也客观反映了一个医院的管理水平和技术水平。医院档案管理数字化建设促进了医学教研和医院的发展，充分发挥了社会效益和经济效益。

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