算算办公设备的投资账--给出版企业的一个经营提示
文/杜辉
古董级电脑、K速网络、破旧的打印机、复印机、桌椅等等。这说的不是什么废品收购站，不是旧货市场，而是出版企业中许多企业的办公设备现状。因出版是微利行业，经营者会从各个环节去控制成本，节约经费，这其中办公设备的购置、更新，就成为许多出版企业管理经营者节省成本的不二选择。殊不知，这类费用开支的节省，完全属于捡芝麻丢西瓜的行为。
许多经营管者会觉得办公设备的购置、更新能省则省，能简单则简单，在这上花钱是没必要的，是不能直接产生效益的。这其实是没有看到高效办公硬件设备背后的一些潜在、长远的效益。以下举几个本人经历过的事例说说问题。
管理软件缺失：本人2004年就职的某杂志社，当时的发行业务年流水已经近千万，广告收入另计。但当时财务账目、业务账目还都以手工帐辅助EXEXL表格记账存档。公司认为一套几千几万的业务管理软件和财务管理软件是多余不必要的，但殊不知落后的记账方式稍有疏漏，就会给企业造成成千数万元的损失。没有软件的管理分析功能辅助企业监控业务、制定决策，企业损失的也许并非单单的几万的账目，甚至是企业生存下去的机会。企业对业务情况，资金情况很难随时、快速、有效、系统的做出统计、分析。企业经营如同盲人摸象，这种作坊式的管理模式会对企业未来的发展、生存埋下极大的隐患。信息是第一生产力，但是也要有获取信息的工具和手段才行。
K速网络：某公司在2007年时，经理为了节省一个月几百元的网费，选择了铁通2兆带宽的网络包月服务（铁通的网络在当时几个公司里是最便宜，但速度和稳定性最次）。全公司十几台电脑在这个实际不足2兆的带宽上苦苦挣扎。当时本人作为发行业务，需要每日给客户传递新书的征订单，每个征订单约为1-3MB的大小。经常一个半天就为发出去几份电子版征订单而挣扎在低速并且不稳定的网络中。试想给我每日的基本工资是固定的，如果网速够快，一个半天可以发送多少征订单，可以和客户做多少沟通。但是在此网速下，全公司的工作效率都被拖慢，并且造成了大家的烦躁与不满。为了几百元的网费，损失的是每个月给我们的数千上万的工资，损失的是在渠道中的销售机会，是员工对企业的满意度及工作热情，这样的节约绝对是得不偿失。
古董级电脑：目前的电脑技术日新月异，每个年度都会有新的处理器硬件、新的操作系统版本、新的应用软件诞生并引起整个电脑软硬件的更新换代。电脑理论上物理寿命约在5年，技术寿命约在3年。但面对日新月异的技术，实际使用起来整个周期大大缩短，技术寿命甚至减少到不足3年。但是众多公司使用的电脑设备，应用周期还多是在3-5年，甚至更久。当WIN7成为操作系统主流的时候，很多人的电脑连运行XP系统都极为勉强。稍微打开几个软件就会死机。笔者在2006年的时候曾经还用过一台586的电脑。打开一个EXECL表格需要半分钟到一分钟的时间，随便用一些软件就会死机。自己每天上班就在打开软件，输入几个数据，然后死机，再从启的循环中浪费时间。我们可以算笔账，现在一台好点电脑约5000元（一般办公用3000元上下，还包含显示器，足够用），可以使用三年。次一点的电脑3000元可以使用2年。差额的2000元，考虑到货币购买力每年贬值10%以上可以忽略不计。以一个员工月薪5000元计算，如果因为电脑的速度差，每个月的工作效率产生了10%的延误。那么一个月等于损失了500元的效益，一年等于是6000元，三年等于是1.8万元。但是一台好电脑不过是5000元，单从设备因素考虑，实际损失了是1.3万元的效益。这个还不包含上段所提到的商业机会，员工士气等等方面。
其他的如打印机、复印机等电子设备所造成的影响大体相同，而破旧的桌椅等设备也会给企业形象及员工的对企业的认同带来负面影响。所以在办公设备上的节省实际并不划算。
办公设备的资本投入可以认为是小投入大产出的环节。如果可以换来士气的高涨，企业的良好形象，员工的满意度那更是非常划算的买卖。所以在设备投入上千万不可有小农意识，认为可以得过且过，能省则省，反而这块是最应该适当投入的环节。现在的硬件设备并不昂贵，但可以对企业的许多方面产生潜移默化的杠杆作用。实现更高的效率，产生更多的效益，提高一定的士气。
作者注：
本文发表在2014年10月23日的新华书目报.科技新书目第1105期A04版。之所以有感而发，是自己经历过太多公司单位，用的办公设备太次、太破、太旧了。太次的容易坏，表面看便宜一些，但是把维修和提早更新核算进去，反而花了更多的钱，但效益还未提高，甚至是降低。太破则是让自己人，让客户看着就心沉，以为这企业快要倒闭，老朽到垮台一样。太旧则就是影响了使用，试想上个班，干个活，天天和老设备较劲，还有心气嘛？
钱不是省出来的是赚出来的，在小地方扣扣索索真的是得不偿失，不要用小农思维切看待现代的公司经营管理。经营管理者自己也许仍是小农思维，但是员工不是，许多员工是见过大世面的，那一头羊怎么可能领导一群狮子去创业发展？所以自己抓紧进步，眼光、视界长远一些，放高一些，这样才能经营管理好企业。