关于远程审核

荐读 | 使有效远程审核成为可能——最大程度降低远程审核风险以保持远程审核有效性

中国认证认可

新冠肺炎疫情使远程审核成为当前应用最广泛的审核方式。

在决定采取哪种方法之前，审核员必须要了解远程审核所存在的明确利弊。

远程审核需要策划、时间、资源和实施审核最佳实践，就如同进行现场审核一样。

在进行远程审核时，采取足够的时间并遵循最佳实践可能更为重要。本文作者为此提出了八种远程审核最佳实践，从而确保远程审核的有效性。

当前的新冠肺炎疫情特别突显了保持强大供应链的重要性，而供应链管理的一个重要方面是对于供应商进行的审核过程。由于新冠肺炎疫情所采取的一些旅行限制和社交距离要求，使许多审核活动正在从现场访问转变为通过远程来进行互动。

然而，如果没有能力在受审核方的现场见证其业务运行、访问其相关设施以及与其相关员工进行面谈，那么如何才能实施真正而全面的审核？特别是如何才能实施真正而有效的远程审核？

什么是远程审核？什么不是远程审核？

ISO 19011：2018《管理体系审核指南》将审核定义为“为获取客观证据并进行客观评价，以确定审核准则的满足程度的系统、独立和形成文件的过程”。

对于各种远程审核有许多不同的术语用来描述：例如电子审核、虚拟审核、案头审核和文件审核最为常见。有时，这些关于远程审核的术语被交替使用，有时定义还有所不同。通常，无论是审核还是虚拟审核，文件审核或案头审核被认为是在首次会议之前对于一次规模较大审核的文件评审活动。

对于本文而言，远程审核适用于所有这些术语，并且远程审核被定义为“当审核小组不在审核现场时，由审核小组同时进行或在受审核方参与情况下进行的审核活动”。这些远程审核活动可以包括评审记录的信息、进行访谈、通过视频辅助进行观察、分析数据和趋势，以及通过视频回放对产品进行重新检查。

在考虑进行有效远程审核的必要条件之前，要认识到以下不是远程审核：

制定一个自我评估检查表

这包括与适用的ISO质量管理体系标准条款相一致的检查表。审核是一个过程，一个过程意味着过程负责人正在做某项工作。换句话说，审核员不能通过将自己的工作传递给供应商，来评估其自己的质量管理体系。可以让供应商进行自我评估，但是，这不是代替独立审核。

填写其他表格

供应商填写的其他表格，无论是冠以某种名义的评估、审核或评审，还是与质量管理体系或制造业务各个方面有关，都不应被视为审核。

评审质量手册和ISO证书

虽然这是一件好事，并应该是审核的一部分，但是这一评估水平本身并不应被视为一次审核。

由于时间或金钱因素而错过现场访问

进行远程审核应该是一种慎重而周密的计划，并且是平衡了风险和资源的决定。进行远程审核不应该是一种基于时间紧迫而采取的简单而临时性的决定。这就是为什么必须有一个既定的决策框架，以确定何时进行远程审核可能最为适当，并可作为供应商管理过程的一部分。

这个场景听起来是否熟悉？两名审核员被安排对供应商进行为期两天的现场审核。然而，根据业务需求，要求审核从现场访问转换为案头审核。突然之间，这个审核只需要一个审核员，预计半天就能够完成。

当然，有时远程审核可以节省时间和金钱，因为远程审核不需要出现在审核现场，但是审核的总体广度和深度以及所需要的努力应保持不变。那么这种现场审核和远程审核的分离从何而来？坦率来讲，在大多数情况下，远程审核并不像现场审核那样受到重视。

曾有文章指出，“值得小心的是，如果决定不进行现场审核，那么有时可能会存在一种将案头审核作为一个选择的倾向。”这是个大错误！进行适当的案头审核可能需要数个小时才能完成，至少需要4~8个小时。

远程审核需要策划、时间、资源和实施审核最佳实践，就像进行现场审核一样。事实上，在进行远程审核时，花费足够的时间和遵循最佳实践更加重要，因为审核员（至少在大多数情况下）缺乏能够在审核现场见证所发生的运行情况并将其与文件化的期望进行比较的机会。

远程审核的利弊

即使在正常情况下，进行远程审核也有许多原因。

远程审核成本比较低，所需资源比较少，对于受审核方的干扰也比较小。

远程审核允许对多项任务同时处理。审核员可以在一天的某一时间进行一项任务，并在其他时间进行另一项任务。审核员还可以一次进行多项审核。

必要时，可以灵活地在超出预定时间之外进行审核。

在正确的情况下并以正确的方式完成远程审核时，远程审核可以满足ISO标准和法律法规对于供应商的要求。

与远程审核相关的弊端或风险有时会引起远程审核的停顿。因此，需要更深入地对远程审核过程风险进行研究和探讨，从而通过减轻这些风险以确保审核的成功。

以下是关于远程审核的综合风险清单，但肯定不是详尽无遗。为了成功地做好审核准备，审核组长必须要确定成功审核所面临的任何风险（例如以下关注问题），并策划和实施减轻风险措施。这些风险和减轻风险措施可能包括：

在行动中难以看到运行

评审流程图和工厂布局，并得到关于过程的工作描述。理解被评审过程的输入和输出。采用视频对所选择的高风险运行实例进行拍摄或记录。

错过了视觉线索

例如，在虚拟会议期间打开视频，并要求受审核方在提出具体或有针对性的问题时也这样做。如果有人只是提供关于过程的一般工作描述，也是可以的。

时间管理不善

提前阅读比你通常会在现场审核时多两到三倍的文件，这样你就可以在远程审核过程中尽可能有效率地向受审核方进行提问。如果受审核方将记录发送给你，你可以在审核前就开始进行记录评审。在可能的情况下，在审核之前就完成对与质量管理体系某些低风险方面有关的文件和记录的评审，以便在对这些相关问题进行审核时只占用最少的访谈时间。

不愿意发送电子邮件文件和记录

如果受审核方拒绝发送电子邮件文件和记录，建议进行屏幕共享，以便于在审核期间对文件和记录进行评审。可以请求受审核方通过远程访问方式以提前对相关文件和记录进行评审，而无需下载这些文件和记录。

揭露更多系统问题而不是绩效问题

确保范围广泛的记录得到评审，包括趋势数据。

更大的分心机会

避免在审核员评审文件或记录时，受审核方长时间坐着等待。当这种情况必须要发生时，离开虚拟会议会场，待完成文件或记录评审后，再重新连接进入虚拟会议会场。应避免当一个受审核方必须对问题提供一个冗长答案时，让其他人等待。

（受审核方或审核员）对虚拟环境感到不便

在第一次虚拟会议之前做一个演练。同时，要了解简单的故障排除技巧（例如音频故障，包括杂音和反馈）。让IT人员在现场随时提供协助。

不同的时区

在安排会议时要考虑时间因素，要知道受审核方所在地的时间情况。当需要在清晨或深夜工作时，审核员应适应这一新的环境。

审核最佳实践

远程审核就是一种审核，应适用于通用的审核最佳实践。远程审核不要陷入在审核过程中不使用最佳审核实践的陷阱，因为远程审核“就是”案头审核（远程、虚拟或电子审核）。

当然，还有更符合虚拟世界的最佳实践。虚拟审核过程如图1所示。要特别小心关注出现不良远程审核的风险，这种风险可能导致对供应商监督不够的风险，也可能使管理者根据错误的审核数据做出错误决策的风险。

总体来说，以下是一些审核最佳实践，审核员可将其纳入远程审核活动之中：

总体策划

除了对不合格材料报告、纠正和预防措施、纠正措施要求、投诉和其他数据进行12个月的评审之外，还要评审最后审核报告，以帮助确定审核策略、关注重点和制定检查表。要求做出一个文件矩阵模型，以帮助选择最佳文件化信息样本进行评审。

远程策划

允许由于评审文件和记录而打破原有的审核计划。确保所有审核组成员对于正在使用的平台感到舒适并在技术上适应。对于客观证据的确定可以不同时进行评审，而对于证据最好与受审核方一起评审。远程审核为审核员针对某一客观证据而提前向受审核方提出问题提供了一个机会，这样，受审核方可以做好相应的准备来接受审核员的评审。

总体执行

进行首次会议、末次会议和审核当日会议。将在发表报告之前，对当天审核发现进行合，并将讨论时间列入审核时间安排中（如果审核组有两个以上审核员）。在审核过程中，要考虑到受审核方的时间。在审核过程中，要针对多个相关人员进行访谈，而不仅仅只针对管理者代表进行访谈。在整个审核过程中，要保持双向而愉快的交谈风格。

远程执行

确保在预定开始时间之前30分钟允许排除任何意外问题。有时，对于远程审核结果必须要进行后续跟踪现场审核。如果是这样的话，那么应该在首次会议上说明清楚。

保持审核效率

当你要对相关信息进行评审时，要有一份文件和记录的抽样清单。此外，当有两个审核员进行远程审核时，要有一个审核员离线做相关准备，而另一个审核员则与受审核方进行访谈。然后，第二个审核员可以再登录到会议上来询问相关问题，而第一个审核员便可以下线来评审其他文件化信息。

不要对要求获取复杂或高风险区域的照片或短视频而感到担心。受审核方可能会拒绝这一要求，而你又不想轻率地提出这个要求，那么就在评审另外必须要有视觉信息的情况下提出这一要求，这样就不会使受审核方感到困惑。这一要求可能会导致对于获取此信息的其他可能选项（例如确定时间、签署保密协议和现场访问安排）进行额外的对话沟通。

整体报告

审核报告应包括审核发现分类定义和预期答复时间表，以及与审核目的、范围、团队和结果有关的详细和摘要信息。在记录审核发现时，相关说明应包括对结论的要求、所观察到的内容、结论和理由（用一至两句话说明）。确保审核报告表有复选框，以指明此次审核是现场审核，还是远程审核。

远程报告

进行屏幕共享，这样可以使受审核方看到审核员所评审的审核发现。从审核报告中摘录审核结论和审核发现并放送到屏幕上共享，这样审核员就可以不必要查找审核报告相关信息内容，来让受审核方了解到其最关心的内容：审核结果。

审核发现整体关闭

根据现有程序在预期时限内酌情关闭审核发现。虽然相关照片（如果在审核过程获得）可能包括在审核报告中，但是请务必删除任何发送给审核员作为客观证据的文件，因为这是属于供应商的公司保密信息。

保持良好礼仪

特别强调保证共享的信息得到保密。取得在屏幕上显示的任何信息之前，请务必要求得到授权。远程审核要在不易出现背景噪音或光线不足的位置上进行。当有人在讲话或演讲时，要保持注意力和专注度。要尽一切可能确保没有因为对审核平台工作方式缺乏了解而导致的延迟或问题。最后，要经常使用“请”和“谢谢”等礼貌用语，从而营造良好的沟通氛围。

所需时间和准备工作

现场审核和远程审核比较矩阵（见表1）表明，对于审核过程的各个方面来讲，远程审核比得上现场审核或更复杂的审核。既然如此，审核员怎么可能会不花那么多时间去做好相关准备呢？使用这一矩阵模式作为指南，可以有助于确定审核员对于远程审核的准备重点。

进行有效的远程审核可能耗时而且困难。如果审核员不能掌握和使用正确的方式，那么就不能达到预期良好结果。同时，对于远程审核所采用的电子平台感到满意，并了解故障排除的基本技巧也同样很重要。通过坚持采用审核最佳实践，同时识别和减轻在远程审核中发现的独特风险，就可以取得有效的远程审核结果。

当风险评估结果要求一次审核应在现场来进行，但是业务现实却表明不可能进行现场审核，而且也没有办法推迟审核的情况下，你应如何去做？在这种情况下，你就要采取最有效的远程审核方式，并将远程审核与其他控制措施有机结合起来。这种情况的两个结果将是有条件地接受新供应商，或增加对全新或现有供应商的可接受质量限制，直到有可能进行现场审核来补充远程评估为止。

尽管本文重点是关于如何成功进行供应商远程审核，但是本文所讨论的许多原则也适用于在各个现场之间所进行的内部审核。

来源：《中国认证认可》杂志2021年第3期 

原载《质量进展》（Quality Progress）2020年第9期