各位看官，在我上一篇文章《电子记录可以代替纸质记录吗？》中，说明了检测记录可以保存在任何媒体上，包括纸质、电子等方式，但无论采取哪种方式，记录管理的要求都是一样的。记录的关键不在于介质，而在于管理，为此，我归纳了记录应具备的“六性”，且听我分解如下：
记录是指进行检测活动时的信息记录，检测过程产生的结果和数据应在其产生当时予以记录，不允许事后补记、追记，这就是记录的原始性，也称为即时性。而且为保持记录的原始属性，原始记录不允许重新抄写整理。那么有的人要问：原始记录当时记错了怎么办呢？首先记录过程中如有错误，是可以改的，但改动要遵照原则，记录的更改应留痕，通常采用“杠改法”（在需要改正的地方划一横杠，在其右上方进行修改），并加盖改正人本人印章或签字确认，同时要填写和保存数据更改记录，记录更改的原因、更改日期、更改内容和更改人员。而且原始数据应由记录填写人员当时改，不允许日后更改，也不允许其他人改。电子记录应有措施防止未经授权的侵入及修改。原始记录是数据或结果产生时的记录，应包含充分的信息，以保证在尽可能接近原始条件情况下能够再现检测活动全过程，通常应包括页码标识、检测依据、检测项目、样品信息（样品编号、样品状态）、前处理信息、环境条件、仪器设备、检测条件、计算公式、检测结果、检测人员签字等。如生态环境监测现场采样原始记录，还应包括现场情况、采样点位、采样时间、采样依据、采样设备、固定剂信息、采样人员签字等。原始记录应数据原始、真实；内容准确、合规；书写清晰、整洁。检测过程要严格按照相关检测标准规范的要求进行，并对产生的数据准确读取，使用法定计量单位。原始记录中的数据处理应按照相关数据处理规范执行。纸质记录应采用统一印制的记录纸和各类专用记录表格，并有文件受控编号。电子记录的模板和格式也应受控，且有唯一性编号，电子记录应布局合理、信息完整，并能进行打印。原始记录的可追溯性，是指记录应保证检测过程完整如实的体现，凭记录可追溯到检测过程的各环节和要素，可追溯还原整个检测过程。检测过程涉及“人、机、料、法、环、测”各环节和要素，每一环节的记录都应有可追溯性。比如原始记录应与仪器使用记录相对应，试剂领用记录与溶液配制记录相对应，样品采集记录应与样品交接记录相对应等。对检测活动中涉及到国家秘密、客户商业秘密、技术机密的，机构应有妥善措施保证原始记录的保密性，对涉密的检测人员应规定保密职责、进行保密教育，同时应设置保密措施，对原始记录的填写、审核、归档、查阅、保存等各环节都应制定保密措施，并做好保密检查和处置。电子记录应有加密、加权、加备等措施，防止未经授权的侵入和改动。记录的安全性是指记录安全、妥善的保存。纸质记录应存放有序，便于检索，档案室的环境应适宜，有防盗、防火、防虫蛀、防鼠、防潮、防霉等措施。电子媒体的记录应确保软盘、硬盘、光盘等不受损坏，并备份保存，保证电子记录在规定期限内可读取和可追溯。当数据打印在光敏纸或热敏纸上时（如噪声、烟尘等检测数据），应同时保存记录的复印件或扫描件。
总之，记录是检测数据最重要的客观证据，是检测过程完整的体现，检测机构只有保证了记录的“六性”，才能数据经得起推敲，结果经得起检验，才能长久良好地发展。
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