内外部沟通程序-参考

1 目的

确保与员工及顾客就相关质量信息进行相互沟通。

2 适用范围

各类质量信息的内外部交流沟通。

3 职责和权限

3.1总经理建立内部沟通系统，主持公司层级会议。

3.2 质量部负责质量方针、目标、审核、管理评审信息和质量信息的传递和沟通，负责有关质量问题与顾客的沟通。

3.3 各部门负责本部门范围内的相关信息的上传下达和横向沟通。

4 工作程序

4.1 内部沟通的形式

内部沟通可视情况和需要采取请示、汇报、会议、文件、网络电话等传递形式。

4.1.1 请示

超出部门或岗位职责权限范围的工作应向直接领导请示后进行，直接领导不便联系且事情紧急时可越级请示，事后应向直接领导汇报。

4.1.2 汇报

下级应及时向上级汇报布置工作的完成情况、工作中遇到的问题、经验教训和改进的建议。汇报可采用个别口头汇报、在各类会议上汇报或邮件、书面汇报的方式。

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4.1.3会议

4.1.3.1 厂务会议（包括管理评审会议）

根据需要，由总经理不定期主持召开厂务会议，听取他们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理，全体中层以上干部参加。

关于质量管理评审的厂务会议至少每年召开一次。

综合办公室负责《签到表》和《会议记录》。

4.1.3.2质量例会

质量部部长主持每周一次的相关部门的部长及车间主任级质量例会：

1）讨论本周发生的一些质量和质量管理的问题。

2）传达公司对质量管理的意见﹑要求和改进。

3）听取主管们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理。

4）对上周布置的事项完成情况进行跟踪检查。

指定人员负责《签到表》和《会议记录》。

4.1.3.3部门会议

各部门主管至少每月召开一次本部门质量会议：

1) 传达公司对质量管理的意见、要求和改进方针。

2) 总结上阶段工作情况，布置本阶段工作重点，协调解决相关问题；

3) 听取他们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见,并进行处理。

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部门指定人员负责《签到表》和《会议记录》。

4.1.3.4各生产车间每个工作日都要召开晨会,由车间主任主持。

1）传达公司对质量管理体系的意见﹑要求。

2）讲述上一天出现的问题及其纠正方法和预防措施。

3）当天的生产应注意的地方。

生产部和质量部的部长要轮流参加各班组的晨会。

4.1.4文件沟通

各部门可利用文件的形式传达上级方针政策、会议精神，通报工作情况，表彰有关部门和人员。

4.1.5 其他沟通

1) 部门之间、员工之间、员工与领导之间需要沟通工作信息、交流思想时，可根据不同沟通事项采用网络、电话、面谈、文字等各种方式及时传递信息。

2) 需要及时通告全体员工的通知、工作检查结果、评比结果、聘任岗位和人员等信息，经总经理审核同意后可在公告栏发布。

4.2 外部沟通的形式

外部沟通可采用电话、邮件、微信、传真和人员回访，调查表等各种不同的形式。

4.3内部沟通的内容

1）质量方针和质量目标的制定和评审。

2）质量方针及管理体系运行情况。

3）质量部及时收集、整理、汇总、传递来自各方面（包括客户

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投诉）的质量信息。

4）不符合项纠正与预防措施实施过程中的信息

5）管理体系运行中的其它重要信息。

6）各部门质量目标、指标完成情况。

7）其他有关质量方面的信息。

4.4外部沟通内容

与产品和服务有关的质量方面的所有信息。

5 记录

《签到表》

《会议记录》。