志书编写的基本步骤
第一步：志书篇目的制定
如果把志书编写比作建造高楼大厦的话，那么，篇目就是志书的设计蓝图，是纂写的提纲，也是搜集资料的向导。制订一个比较科学的篇目，可以作为收集资料的路径，指导志书资料收集工作，做到有的放矢，收到事半功倍的效果。但是，制订篇目是一个十分复杂的问题，篇目拟订得好，编纂工作路路通畅，篇目拟订不科学，则会导致编纂思绪杂乱，矛盾层出不穷，严重影响编写志书的进程。
篇目的制定可分三个阶段进行：一是为指导资料搜集的篇目。这一阶段的篇目主观成分居多，是编者对未来志书的设想，也可以叫理论模式。这时的篇目又可以叫做搜集资料的提纲；二是试写篇目。这时的篇目已有大量客观成分加入，根据搜集到的资料逐步掌握的实际情况，对第一阶段的篇目进行修订，增加设想中没有的内容，这时的篇目成为编写志稿的志纲；三是定型篇目，即志书目录，这时的篇目在编写过程中将篇、章、节间的交叉、缺漏或归属不当的内容进行调整，对各层标题进行加工，趋于完整，这时的篇目成为志书的目录。
制定篇目时要遵守三项基本原则：
①横分门类原则：横分门类，纵述史实，是志书的最大特点。“横”就是以事业构成的基本要素作为分类的基础。“纵”就是以时间段落作为分类基础。
②囊括全部的原则：囊括全部，在篇目上的要求就是横不缺项。要做到囊括全部，首先要了解行业内有哪些部门，每个部门的业务范围是什么，要做调查研究，否则容易缺项。其次，在了解本事业所囊括的所有业务范围后，要进行筛选，将那些非本专业的、附属的去掉。
③突出特色原则：这里涉及到一个矛盾的普遍性和特殊性关系的问题，也就是共性和个性问题。对地方志来说，共性的内容可以作为背景，交代大环境；个性是一个地方具体的发展历程，放在共性的大背景下写出自己具体是怎么做的，做得怎么样，这是地方志的基本要求，否则就没有地方特色，就不能成其为地方志。
第二步：资料收集整理
在志书篇目框架基本拟定之后，其中最重要的一个工作之一，就是要努力做好资料工作。概括地说，资料是修志的基础，是志书的生命。俗话说“磨刀不误砍柴工”“工欲善其事，必先利其器”。因此，资料工作做得好不好，关系到志书质量的高低，关系到修志的成与败。
１、凡属一个地方或部门在志书断限内各个方面重要的、有价值的资料，都要收集。就资料的来源来分，有文字资料、实物资料、口头资料和其他资料，其中文字资料占主导地位。
①文字资料，也叫文献资料，主要包括：一是档案。这是历史活动的原始记录，内容丰富，包涵面广，资料可靠，收藏集中。这是修志收集资料的主要来源。二是图书。凡是有关本地区、本部门历史现状的重要内容的图书，都应该收集查阅。三是报刊。现在报纸刊物很多，重要活动、重大事件都及时作了报导，这也是历史活动的记录，是我们修志资料的重要来源。此外，还有日记、笔记、函电、手稿、讲稿以及章程、条例及家谱、族谱等。
②实物资料，是指具有历史价值的历代实物，包括遗址、遗迹和文物两个方面。遗址是历史建筑物的所在地，遗迹是前人留下的具有历史意义的痕迹。文物有古代的传世文物和出土文物。此外，还有碑刻等。实物资料都很珍贵，也很可靠。
③口头资料，也叫口碑资料，也称“活”资料，这是保存在当事人或知情人的记忆中的资料，以及在群众中口头流传的资料，包括知情人的回忆录、民歌民谣、民间谚语、民间传说等，这些资料也要收集，并加以考证核实。
④其他资料，包括绘制的图像、拍摄的照片、微缩胶卷、胶片和录音带、录像带、磁盘、光盘等，也是历史活动和社会现象的真实记录，也要注意收集。
2、收集资料的方法
①发动系统内部广泛参与修志工作。要明确修志工作不仅仅是本单位修志机构的事，而是全系统或单位需要共同参与的工作。
②外出查访。以外出查阅、走访、座谈等形式收集资料。
③行文征集。对难度较大的资料向有关人士或部门以信函的形式征集或以征稿启事的形式向社会征集。
④利用地情资源：充分利用方志馆馆藏资料以及图书馆、档案馆的地情资料库等地情资源。
⑤实地考察。是发现新资料和考证现有资料真伪的重要方式。
3、收集资料的步骤：
①先普查后细查。先根据所收集资料的存在形式和来源，做好普查工作，编出一个资料目录，然后再依据目录作深入细致的查阅、收集。
②先内后外：先从本部门现存资料入手，查阅本部门收藏的档案资料，清点缺漏后，再有目的、有准备地外出查阅搜集。
③先远后近：早期的资料往往难得，应先着手搜集；近期资料较为齐全，可放在后一步搜集。
④先面后点：先全方位搜集某级（部门、行业）的集体资料；后搜集某一方面典型资料。
⑤先口碑后文献。应缓收文献资料，迅速抢救活资料。
⑥先文字后实物。文字记载不全或有疑问，再进行实地考察。
⑦先易后难。先收集那些省时省力、易查易找的资料，在确实无法找到直接资料的情况下，再进行间接资料的收集。
当然，在条件允许的情况下，有些步骤可以同时并举或交叉进行。有时为了弄清一个问题，往往需要反复查访，因此要坚持实事求是的原则，不要先入为主，执一而是。原始资料的搜集量（字数）与入志资料的录入量（字数）之比大约为 15～ 30： 1。如编纂一部 100万字的志书，至少应搜集 1500万字以上的原始资料。每部志书资料搜集工作约占志书编纂工作时间的 15%，但资料的搜集与补充，应伴随志书编纂全过程。
4、资料的整理：
为了使收集来的各类资料系统化，当志书某一类目资料基本收集齐全时，就应及时按志书篇目中相关类目的章、节、目进行整理汇编工作。一般有三种：一是资料汇集。即把同类的原始资料进行初步筛选和集中，用稿纸抄写出来，标以按志书篇目相关的章节目标题，打印装订。这种资料虽较系统化但仍保持着原始性。二是资料汇编。即在资料汇集的基础上，对资料进行排比、筛选、补缺、考证、修饰加工等，使其进一步条理化，使事物的始末一目了然，并按志书篇目分类将资料打印装订好。资料的汇编又分为汇编和长编两种，以事为序的称汇编；以时为序的称长编。两者都是资料向志书初稿过渡的桥梁。三是专题资料汇编。这是在汇编或长编的基础上再次加工提炼，并采用语体文记述体编写的专题文章。这种文章记述事物发端、发展、变化的全过程，并能彰明因果，揭示规律等。因此，它已是志书初稿的毛坯。
第三步：条目的撰写
按照志书编写行文规范，统一设置是卷、章、节、目层次，章节为虚设，以目为记述实体。志前设概述，章下设章下述。概述要求从事物的发端写到我们的下限，也就是 2013年底。章下述要求从事物的发端写到我们的下限。节下分列条目，可分为三种条目：综合性条目、主体性条目、典型性条目。
（一）综合性条目。综合性条目的写法要求“提要钩玄”（提要：指出纲要；钩玄：探索精微。精辟而简明地指明主要内容），主要是将全节各部分的精要概括提炼，俯瞰全节，勒其概况，起着导读和“窗口”的作用。
（二）主体性条目。所谓主体性条目是一节之主体内容。以教育为例，可分为学前教育、小学教育、中学教育、高等教育、成人教育、职业教育等主体性内容。其中学前教育、小学教育、中学教育、高等教育、成人教育、职业教育就是教育所含的主体性条目。
主体性条目要按事物的发展顺序将事物的发端、沿革和现状进行竖写。常用的竖写方法主要有以下6种。
1、依时记述法：按时间顺序记述事物的发端、沿革和现状。发端指在当地的起始，不必从全省、全国写起。发端的时间属必记项目，要下功夫考证清楚，记准确。凡有具体年份的不用模糊数（如建国初、 20世纪初、 80年代初等）。现状指下限年份的情况，应记得详细一些。沿革包含发展、变化、兴衰、起伏、转折等，应视每种事物的具体情况确定几个阶段记载。有的可按历史时期记载；有些事物的发展变化与历史分期没有关系，可按事物自身特点，找出发展变化的规律，从发展顺序、挫折、转折等方面划分阶段作纵向记述。事物自身发展的各个阶段，要注重选用开创性、标志性材料来记载。
2、记事本末法：有的事物的发展比较简单，划分不出阶段，可采取记事本末法，完整记述事物的发生、发展和现状或结果。如县志中有记蓖麻蚕就是用的这种方法：“ 1965年从临沂引进试养，在九会公社董家庄、鲁村公社郑家岭村，共养 12盒（钟）， 1966年扩大到 50余个村，共养 369盒，收皮茧 355公斤。 1967年养 359盒。因本县种植蓖麻少，饲养期正值高温，病害多，茧价又低， 1968年停养。”
3、典型排述法：不是很复杂的事物或时限较短的事物，不必或无法全面系统地记述事物的发端、沿革和现状，仅选取兴衰起伏的关键年份的典型事例排列记述，便能反映事物发展变化及其特点。
4、综合记述法：有规律性地间隔一定时间出现的事物，如每年夏天的高考，每年新年春节期间的拥军优属、拥政爱民活动，一年一次的人代会、征兵、文明礼貌月活动等，不可能逐年记载，可采用综合记述的方法，即将断限内各年该事物的基本情况进行综合，予以概括记述，同时记下某些年份的新措施、特殊活动或优异成绩等。要注重运用综合资料，但要避免采用放在各地都行又都缺乏针对性的套话和泛泛记述。例如高考，可综合记述断限内各年参加高考的总人数、考入各类学校的人数、录取比例、成绩和位次等，也可将有较重要价值的数字列表载入。
5、点面结合记述法：点指事物中具有突出特点的典型事例。面指事物发展的概貌和在一地的全面情况。面重在反映事物的广度，点重在反映事物的深度。志书对某些事物进行竖写时，先概括记载事物的综合情况，然后选取一两件典型事例作为重点记述。一些行业、事业和数量较多的事物可采用此法。如县志记纺织工业，先全面记述纺织工业的兴起、发展和现状，然后简记一两家重点企业的概况。再如，记小学教育，先全面记述本地小学教育的历史和现状，包括学校数、毕业生人数、在校生人数、教师数、课程、教材、教学方法等综合情况，然后简记一两个主要学校的概况。这种点面结合记述法，利于从广度和深度上反映出事物发展的全貌和特征。
6、逐项记述法：变化缓慢或无阶段性的事物，难以记述它的历史发展情况，而重在记述现状。可按事物特点选取若干能显示事物本质的项目，逐项记述，以反映事物全貌。例如记河流，每条河的记述项目有名称、发源地、流经地式、长度、流域面积、水深、流量、流速、含沙量、汛期等，通过对以上各项的记述，便把一条河的全面情况清楚地反映出来。
（三）典型性条目。为了加深记述深度和志书的阅读性，可将一些重大成就、新生事物、典型经验、工作法、重大事件、重要会议及活动等做为典型性条目。重大成就、新生事物、典型经验、工作法、重大事件、重要会议及活动等组成的条目就是典型性条目。
第四步：初稿的编写
根据首届修志的工作经验，把编写初稿操作要领概括为《编写志稿四步曲》。
（一）以篇目为导向，搜集编排资料。以档案、书籍资料为主，年度总结、工作报告、行业年鉴和志书等。复印编排或扫描转换为电子数据，直接进行同类归并，大量资料并不需要再去爬格抄写。归并也就是紧扣篇目主题排列资料。
（二）按体例章法要求，浓缩资料。以时为序，忌插叙倒叙，但也不能编成流水账，最好是将所复印或扫描的原始资料直接删去无用段落后按时序进行排列调整。
（三）按文体文风要求，规范文稿。删去原始资料中夹杂的背景介绍、总结语言、教科书式解释、评价议论、宣传报道词句、夸张渲染性大话套话等等，用史实数据支撑，不要空话、程式化，按文风技术要求规范语言文字和标点符号。
（四）反复修改挤水分，概括综合。按照“惜墨如金”“一字不多，一字不少”“多一字则繁，少一字则残”等传统要求，反复挤水分，斟酌字词准确性，做好必要的提炼概括和数据综合等等。
第五步：总纂（即汇总成书）
总纂就是志书的总成。狭义的理解是对志书全部内容的统稿。或称“三通”，即：通读、通纂、通审。往往指志书的最后阶段工作。广义的总纂是指贯穿全书编纂过程的统筹安排，直至最终定稿。
第六步：评审
总纂完成以后，便形成一本评议稿，并进入修志的修改、评审阶段。志书出版前的修改、评审一般需经过一评、二审、三验收 3个阶段。其中，上级复审要从观点、史料、内容、体例、章法、语言、文字等各方面全面审查，提出审查意见。评议阶段一般需召开3～4次评稿会。
第七步：出版
评审结束后交由出版社或天隆文化公司进行后期的三审三校出版工作。