夜思丨时间难以管理,只有取舍
时间管理的很多坑,我们都掉进去过。特别是工作以后,面对繁杂诸事,很容易顾此失彼。在尝试了很多的方法和软件提醒之后,分享以下措施,供刚参加工作的同学参考:
1. 早到单位占先机:
每天提前半小时到办公室。不仅可以避免早高峰堵车,还可以提前到办公室,泡杯茶,做个7分钟的小锻炼(Seven7,或者Keep均可),检查昨日未完成工作,拟写今日重点计划。
2.优先搞定三件事:
写工作笔记,我通常选择在工作本的左边页,写上三件当天最重要的事情,这是今天全力以赴要搞定的事情。其他的一些交代别人做的事情、需要沟通的事情、临时来的工作,列在工作本的右边。
正式上班后,集中火力做左侧的三件事,完成以后,再挑笔记本右侧其他的小事情做。当然,也可以在作为第一件大事的空隙,挑个简单的小活做做,例如打个电话、交待个事情、回复某条信息。
做完当天最核心的三件事之后,即使其他小事没有做完也没什么关系,不必求全责备。
3. 直接沟通效率高:
尽可能通过当面或者电话沟通,这样效率最高,也方便讨论,形成结论后执行。
有些人习惯在钉钉或企业微信上一来一回地沟通,我觉得效率比较低。收到办公软件的消息,尽可能不要来一个消息,点击看一下,回复一次,这样很容易导致半天都在查阅和回复信息,打乱正常节奏。
我把这个原则告诉我的同事,如果有急事一定要当面或者电话沟通,其他非紧急的联系,一般可能要一小时以后集中处理时才有空回应。
4. 临时任务等一等:
接到临时的任务,一定要和对方试着沟通下:“我现在手头有个重要的事情急着做,你这个活我在下午几点前搞好给你,没问题吧?”
确认以后,把事情记在笔记本的右侧。只要不是非常紧急的事,都可以这样处理。
如果不是今天的临时工作,例如是明天要完成的,就写在明天的笔记本那一页。每天的笔记本都保持只用两页纸。遇到开会或者领导布置工作,另外再用一个专门记笔记的本子。
5.早睡早起效率高:
刚工作头几年,我习惯每天晚上12点左右睡,早上6点半起床,中午不休息,因此中午可以拥有一个小时的自由学习时间。后来发现晚上效率不太高,就改变作息,每天晚上11点前睡,早上5点半起,中午休息20~30分钟。这样就获得了早上的宝贵时间,中午休息片刻,下午的状态和效率也不错。
总之,不要完全指望时间管理软件或者技巧,时间就那么多,重在取舍、排列组合。