沟通能力这么差，还做什么采购？

【推荐语】

采购是个跟人打交道的工作，无论是供应商，还是需求部门、领导，都是活生生的人。

你工作的好坏，就取决于这些人的支持，就取决于这些人的评价。

如何获得支持、如何影响评价呢？就是沟通！

沟通是采购一项至关重要的能力！

—宫迅伟

1、一则案例

采购部老李接到一个新物料的开发任务。

拿到技术图纸后，邮件给供应商询价，并很快拿到了A、B、C，3家供应商的报价。

经过比较，老李发现一个问题：虽然3家的报价都没超过公司内部核算的目标价格，但C家的报价低得有些离谱。

出现这种情况，要么是供应商图纸读错，要么是供应商恶意报价。

老李仔细核对了C家的报价单，发现在模具/检具一项，C家只报了一副检具的价格，而按照行业惯例，检具的报价是要报两副的。

拿起电话，老李准备好好教训下C家的销售。

没想到原销售离职，接电话的新人是个刚毕业的黄毛丫头。

在被老李质疑后，她委屈地反问道：“你询价邮件里又没写两副检具，我怎么知道要报两副的价格呢？”

老李被她的“天真”气得说不出话来，真想问她一加一等于几。

2、一个反思

上述案例只是采购员日常工作的一个缩影。

对内，采购部要与各部门对接采购需求；对外，要与供应商就价格、交期、质量等要素进行传达反馈。

每天的电话、邮件、会晤都在考验采购员的沟通技巧，而涉及双方或多方沟通的最大忌讳就是“想当然”。

中国人习惯把事情说得含糊些，留有余地，一句“你懂的”就似乎真的什么都懂了。

但是，在工作场合，一定要把对方当小白对待，宁可浪费些口舌，也强于事后造成损失。

在因误解造成消极影响后，听到的大多是强调对方“没说明白”，很少人会说“我没听懂”。

而老李的错误就是想当然地认为对方知道行业的惯例，在询价邮件里留下了产生误解的陷阱。

事后还埋怨对方不懂规矩，其实要反思的是老李，不要凡事都想当然。

3、一个模型

为了使沟通更有效，下面给大家介绍一个模型。

在沟通时，只要按照模型想清楚这几个方面的问题，就会最大程度上达到有效沟通。

为什么沟通（why）

沟通有很多目的，但如下5个目的比较常见：

（1）告知（inform），如通报工作进度；

（2）说服（persuade），如说服别人接受某个提议；

（3）激励（inspire），如激励团队达成某项目标；

（4）启发（stimulate），如分享一则故事引起对方思考；

（5）使愉悦（entertain），如赞美对方。

跟谁沟通（who）

尽可能多了解你的沟通对象：

（1）他的岗位职责/利益点，你的沟通内容是否会使他的工作更有效；

（2）他的知识水平，他掌握多少信息，是否懂本公司或行业的专业术语；

（3）他更倾向哪种沟通形式，文字还是图表？简明扼要的PPT还是详尽的方案书？

什么时间沟通（when）

同一件事，沟通时机不同效果会不同。比如，周五下午跟同事交代下周二的一项任务，不如等到下周一再沟通。

什么地点沟通（where）

如果是涉及公司敏感信息，需要找单独的会议室；

如果是轻松的话题，茶水间或是外面的咖啡馆即可。

如何沟通（how）

（1）面对面，重要的信息，避免歧义；

（2）电话，距离远，紧急需要及时反馈；

（3）邮件，不是很紧急，需要书面确认；

（4）QQ、微信，非正式。

沟通内容（what）

沟通内容按下面5种结构讲会更清晰有效：

（1）重要-次重要结构，如跟团队沟通客户的需求，从客户最看重的点开始，以次要点结束；

（2）问题-方案结构，如为改善团队业绩提建议，从问题描述开始，以解决方案结束；

（3）宏观-微观结构，如跟高层汇报一项变革提议，从公司利益开始，以实施细节结束；

（4）类比（对比）结构，如建议采用新的流程，从别的公司或团队成功的经验开始，以自己的建议结束；

（5）期望-事实-评价结构，如跟下属沟通绩效，从公司对他的原始期望开始，过度到实际的工作表现，以客观评价结束。

4、及时反馈

如何能界定与对方沟通的内容得到理解，有3个步骤供参考：

（1）寻求对方的反馈：是否听懂了；

（2）提具体问题：如对方可能不懂装懂，通过提具体问题来检验；

（3）让对方总结：让对方总结你说过的内容，确保双方理解一致。

让我们从愉快的沟通开始，成为更好、更专业的采购人吧！