人力资源审计：实操指南

你的团队是否定期进行人力资源审计？无效的 HR 流程、系统和政策可能会损害你的业务。如果不持续监控这些因素，企业可能会发现自己处于就业法的错误一边。比如，因为没有员工安全计划而面临严厉的处罚，进行人力资源审计有助于确保你的员工和企业为长期成功和合规做好准备。也许你已经很久没有参加人力资源审计了，以至于忘记了这对你的组织有多大好处。尤其是当我们即将进入大流行后世界的拐角处时，在与员工的业务中，很多事情都会迅速发生变化。这需要快速退后一步，评估组织在人力资本管理方面的发展方向。一、什么是人力资源审计？人力资源审计审查人力资源流程和政策，以确定可能需要改进的领域以及哪些领域表现良好。组织可以使用 HR 审计来确保合规性并使 HR 计划与业务目标保持一致，他们正在确保这些流程真正有助于组织绩效。人力资源审计类似于内部流程审计。简而言之，这就像给你的人力资源部门一份报告卡，说明它的有效性。对你的人力资源部门进行审计还可以发现不合规的领域，以降低业务风险。从本质上讲，人力资源审计是一个加强流程的机会，以便招聘、保留、入职、培训、工资和薪酬、工资单和绩效管理等方面都得到他们需要的关注。这可能看起来像很多工作。毕竟，你是不是已经有很多事情要做，试图招募和留住员工，然后确保他们的表现？但是，不断改进你的人力资源流程不仅可以帮助你确保它们符合法律法规，还可以帮助你的员工和组织变得更加成功。

二、为什么要进行人力资源审计？人力资源审计的目标是多方面的。虽然不是强制性的，但每个被审查的 HR 领域都得益于做出了这项努力。据马克S.弗洛伊德，与克利夫兰律师事务所沃尔特和Haverfield的合作伙伴，“审计检查HR部门的现行政策，程序和系统的有效性，因为它们涉及到劳动和就业法的最新变化和发展。” 此外，他补充说，“高级领导在很大程度上依赖 [人力资源]部门来确保公司的整体业务战略与管理工作环境的许多复杂法律法规保持一致。”还不信？以下是人力资源审计应成为贵组织优先事项的一些原因：1、改进影响员工的流程和政策。人力资源审计是改进对员工影响最大的流程和政策领域的机会。这赋予员工权力，帮助留住他们，并最终打造一家更强大的公司。2、确保企业合规。永远不要想当然地认为你的政策符合所有法律。新的雇佣法和法律的变化一直在发生。为了获得并保持合规性并避免不必要的诉讼，你必须通过人力资源合规性审计来确定任何潜在的风险领域。3、使 HR 数据有意义且具有战略意义。通过将所有人力资源数据与你的人力资源政策和程序的现实联系起来，充分利用这些数据。4、有助于防止对就业实践的不利影响。你可以通过审计来缓解对招聘候选人、薪酬和薪酬、继任计划以及整个员工生命周期中的候选人产生不同影响的问题。5、创造公平竞争力的薪酬。在你的财务审计和薪酬分析期间，审计你的薪酬和薪酬方案的公平性和竞争力也是一个很好的做法。这可以支持招聘和保留工作，也可以避免投诉。6、识别系统和实践中的低效率。人力资源审计可以帮助发现任何效率低下的做法或系统。冗长的冗余任务或流程可能会导致错误发生。三、什么时候应该进行人力资源审计？不要等到问题出现后再进行人力资源审计，采取主动方法总是比被动方法好。一年中进行审计的最佳时间将取决于组织的需求和时间表，一年中较慢的时间可能比组织的繁忙季节更有效率。同样，年末或年初可以帮助组织逐年基准改进。四、人力资源审计的类型你可以进行多种类型的人力资源审计，每一种都侧重于组织人力资本的特定领域。你可以选择通过创建内部人力资源专业人员委员会（检查他们通常不处理的领域）来运行审计，或者你可以决定使用第三方人力资源审计服务。以下是你要进行的各种类型的人力资源审计：记录审核内容雇主审核审计旨在确保持续遵守《移民和国籍法》(INA) 的雇主制裁规定。员工档案你的员工文件是否位于上锁且安全的位置，数字人事文件是否已加密且安全？工资记录你是否维护详细的工资单记录以及谁可以访问这些记录？记录保留你将员工记录存储多长时间并且你是否遵守记录保留规则？人力资源职能审计项目内容招聘和聘用你是否保留招聘工作的记录，从广告到面试和招聘实践？你是否符合平权行动的要求？入职实践新员工如何入职很重要。你的入职计划有什么样的结构？你从新员工那里得到反馈吗？薪酬和工资确保你的薪酬和薪水具有竞争力，并确保不同群体的员工在同等工作中获得相同的工资。还要确定你是否将员工正确分类为月薪/时薪、全职员工、兼职员工或独立承包商。绩效和培训你如何进行绩效评估以及提供什么样的培训支持？法律合规审计内容平等就业机会委员会你是否遵守 EEOC 指南？是否有任何潜在的违规行为？公平劳工标准法案 (FLSA)你是否遵守 FLSA、最低工资法？家庭和病假法 (FMLA)你审查、批准和监控 FMLA 请求的休假的流程是什么？美国残疾人法案 (ADA)你是否根据 ADA 为残疾工人提供机会？好处如果需要，你是否提供负担得起的医疗福利套餐？你如何管理 COBRA？政策审核内容循序渐进的纪律你的纪律处分程序是否清晰、一致和书面化？终止政策你的终止政策是否符合州随意雇佣法？PTO 政策你是否为所有符合条件的员工提供带薪休假？安全审计内容职业安全与健康管理局的危害你是否维护 OSHA 日志？你是否采取措施维护安全的工作场所，包括培训？安全数据表你的工作场所是否配备了 MSDS 手册，员工是否知道在哪里可以找到它？个人防护装备你是否提供足够的个人防护设备，包括所需的制服？五、有效人力资源审计流程的 7 个步骤01确定你要审核的内容正如我们上面提到的，你可以关注许多不同类型的人力资源审计。但是，为此目的，你需要为你的组织明确指定审计目标。不要试图一次完成所有事情。设定完成时间表。02获得管理层的支持进行持久变革并对你的组织产生积极影响的唯一方法是确保你的执行管理团队参与其中。你将需要他们的支持，尤其是当你要求聘请第三方进行审计时。03确定谁将进行审核你会尝试自己进行审计，还是会在组织外雇用？如果是共同努力，则决定谁负责哪些任务。从一开始就为你的评估设定期望。04收集数据最初，你需要收集与你正在审计的内容有关的所有相关数据。例如，如果你正在审核招聘流程，则可以使用来自 ATS 的数据。确保你有权使用这些数据。05回顾你的发现花时间组织和分析你发现的信息。尝试找出任何潜在的问题和改进机会。例如，你可以通过增加公司为工人订购 PPE 的频率来防止未来受伤。06计划和实施你的改进首先，优先考虑最有问题的领域，例如，那些可能使你的组织陷入最大法律麻烦的领域。然后按照你的优先事项列表逐步改进薄弱且需要改进的流程和政策。07对变化保持透明员工将有兴趣了解你对 HR 流程所做的更改和改进。想办法向他们传达这些变化，并要求经理更新员工。当然，任何人力资源审计都可能是一个复杂的过程，也可能是时间和资源密集型的。然而，利大于弊。你可以重新设计公司的流程和系统，以支持业务目标和目标。