员工伪造费用，虚假报销，公司应该如何处理？

员工在履行工作职责的过程中会产生正常合理的费用，对于正常的开支，公司理应报销。

但在实际操作过程中，往往存在员工虚假报销的行为。

面对员工的虚假报销行为，公司需要慎重处理。因为虚假报销行为不仅涉及员工的职业操守问题，严重的可能导致侵占公司财产的处罚。

张某于2011年3月25日到医药公司工作，担任高级医学信息沟通专员，主要工作是通过会议形式向医生推广药品信息，让医生选择公司的药品并向病人开具处方。

工作期间，张某购买了听诊器、体温计、叩诊锤、急救盒等物品，却以购买医疗器械的名义报销。

经查，百货公司证明其并不出售上述物品，张某刷卡记录也可以确定其购买的系购物卡。

2014年9月4日，医药公司向张某发出解除劳动合同通知书，载明：经查证张某“故意伪造费用报告财务凭证以挪用占用公司款项。直接或间接地向医疗保健人员提供贿赂，不当或不合法支付。

根据您与我司签订的劳动合同及我司的规章制度，您的前述行为已经严重违反了我司的规章制度。我司决定于2014年9月16日起解除与您的劳动合同。”

医药公司的《员工手册》规定：公司为员工报销因工作关系而实际发生的合理费用，员工不应因工作安排而获得或损失个人利益，员工在代表公司进行商业活动时，应有良好的职业判断，所有费用都需要提供合法真实的原始发票支持，被审核或被抽查的费用报告出现以下情况，公司有权与当事人解除劳动合同，包括：三次或以上的假发票或假机打发票；假银行刷卡单；假造供应商的文件或要求供应商协助其伪造文件；其他虚构事实骗取公司费用报销或蓄意造假行为。

据查，张某入职期间签收了《员工手册》，知晓《员工手册》中的相关内容。

张某认为其报销费用按照公司规定购买物品并经公司经理审核报销，公司其他员工也在百货公司购买物品并报销，但公司选择性执行规章制度，有失公允。于是，张某申请劳动仲裁，并要求支付违法解除劳动合同的赔偿金。

仲裁裁决医药公司违法解除劳动合同，并支付相应的赔偿金。

医药公司不服，提起诉讼，经一审、二审裁判，法院认为，张某没能提供证据证明其购买购物卡的行为得到医药公司的同意，存在虚假费用报销的行为，且数额巨大，已构成严重违纪。公司解除双方劳动关系的行为合法，无须支付赔偿金。

面对员工的虚假报销行为，我们认为：首先，公司需要建立有效的防范机制，可以通过员工手册、规章制度等方式，明确“员工存在违规报销行为的，公司有权解除劳动合同”。

这样，既做到有章可循，避免经济损失和纠纷，又对其他员工起到警示作用。

比如本案中，医药公司的《员工手册》就明确规定：“解除劳动合同的违纪行为包括违反公司的正式财务、报销制度进行费用记账、报销或对费用的报销缺乏合理的事实基础”。而且，该《员工手册》经过了员工的签收确认，所以切实可以按照员工手册的规定对员工做管理，最终也达到了比较好的效果。

其次，我们也建议公司要加强对员工报销的审批和员工合规意识教育和培训，提高员工的合规意识。

最后，对于恶意虚假报销金额特别大的员工，或其他舞弊获取公司资产的情况，公司可以考虑追究相关人员的刑事责任。