如何运用PDCA循环改进医院差旅费报销工作
一、计划阶段（Plan）
1、分析现状、找出问题
随着医院的发展，院领导、各机关职能部门负责人及医护专业人才外出交流学习、参观调研等活动也日益增多，与其相关的差旅费报销工作也逐步增加。2018年差旅费报销情况统计调查结果显示；全院累计报销差旅费306笔，正确报销292笔，差旅费报销正确率为96%。
2、原因分析
根据日常工作，总结了差旅费报销产生错误的原因（见图1）。在罗列出以上原因后，基于100张收回的原因调查表格做出柏拉图（见图2），找到了造成差旅费报销产生错误的几点主要原因：
2.1 人员出差频繁。随着医院发展，各科室的出差频次日益增加，但大部分出差人员并没有对差旅费报销制度进行过深入的了解或学习，对差旅费报销制度理解不够具体透彻，从而导致填报的差旅费报销单据退回率较高，例如住宿费报销金额超过所在城市的住宿费标准，擅自增加差旅补贴天数，报销打车费等不符合制度规定的费用等。
2.2 相关科室对于差旅费报销的具体要求传达不到位。部分科室对于差旅费报销的相关要求只传达到科室层面，并没有将有效信息传递给职工个人，导致出差人员差旅费报销的规范性不够。对于同一个问题，例如不同地区的住宿费报销标准是多少，经常会被不同的出差人员反复提问，这也造成了财务报销人员的重复劳动。
2.3 差旅费报销制度有待完善：根据2013年财政部印发的《中央和国家机关差旅费管理办法》以及地方政府行政机关和事业单位差旅费管理办法等制度文件，结合我院自身实际情况，我院制定了差旅费管理办法，规范了差旅费报销流程和标准。但相关制度不够细化，特殊事项的处理还需进一步明确。
2.4 报销工作不够严谨细致。部分报销人员的出差时间长或地域跨度广，例如出国参会，出省参加中长期培训等，住宿天数及住宿费标准等算错的可能性提高，需要财务人员在审核报销单时认真细致，准确审核及计算可报销的差旅费金额。
3、制定措施
3.1 健全、完善差旅费报销各项规章制度等，细化工作流程。差旅费报销制度既要保障差旅费支出的合法合规同时也要便于执行。明确差旅事项事前报批、事后报销的流程；明确开支范围、支出标准及单据种类；明确审核审批权限；明确事后的监督检查和责任。细化差旅费报销制度，对非常见事项的处理做出明确规定。
3.2 在相关临床科室设立专门的科室秘书，负责差旅费报销的相关填单及送审工作。财务科根据需要，不定期地对负责科室报销工作的人员开展对差旅费报销管理制度的学习以及相关财务知识的培训，希望借此能够加强差旅费报销人员对于差旅费报销制度的理解；
3.3 将差旅费报销的部分工作归口到各个相关部门。例如从科研经费报销的差旅费需要在行前报送科研科进行审核和登记；规培生、在院研究生等人员的差旅费报销交由教育科进行统一报审工作；对于后勤、机关职能等科室，则交由院办、党办及相应科室的有关人员进行统一的填报送审工作。财务人员要加强对于差旅费报销相关制度的学习，准确熟练掌握差旅费管理办法。对于差旅费报销的相关政策文件要保持关注并及时知晓，对于适用的可行的方式方法，在获得领导批准后，应及时有效地运用于单位实际报销工作中。
4、设立目标
完善差旅费管理制度，提升差旅费管理水平，提高差旅费报销的效率及准确率。
二、执行阶段（Do）
1、建章立制
医院立足本院实际情况，同时依据相关政策文件，例如：N市财政局《关于印发<N市市级机关差旅费管理办法>的通知》及《关于调整市级机关差旅费住宿费标准等有关问题的通知》、《关于印发<N市市级机关差旅费管理办法>补充规定（暂行）的通知》等，制定并完善差旅费报销管理制度及实施细则。
2、设立专人
针对本院科室较多，分科较细，出差人员较多的实际情况，在科室内设立专门的科室秘书负责差旅费报销的相关工作，责任到人，集中管理，便于提高差旅费报销的管理及效率。
3、加强培训
针对部分科室及个人对差旅费报销政策理解不深刻不透彻的相关情况，为加深医院职工对于差旅费报销政策的理解，财务报销人员对制度进行细化归纳和详细解读，并将科室相关报销人员集中起来组织培训，同时在日常工作中利用线上交流或线下沟通的方式随时答疑。
4、严格管理
向出差人员强调差旅费报销管理的制度性及规范性：出差人员应按照出差事项严格控制出差时间，按时报到，按时离会，出差时间及地点范围之外发生的费用一律不予报销。同时，报销人员应认真填写差旅费报销审批单，明确注明出差时间、出差地点、出差人数等相关信息，以便财务人员审核校对。
三、检查阶段（Check）
对2019年差旅费报销情况进行统计，结果显示：2019年差旅费报销共计368笔，正确报销365笔，差旅费报销正确率为99%。医院加强了对本院差旅费管理办法的宣传力度，通过医院企业微信号等公共平台向各个科室负责报销的人员发送关于差旅费报销的规定等信息。财务科不定期地对差旅费报销相关事项进行业务培训，敦促单位职工尤其是各部门负责差旅费报销的专员对单位制定的差旅费管理制度加强学习，尽快熟悉差旅费报销流程，掌握差旅费报销规定，加强差旅费报销观念。
财务工作人员加强了差旅费报销制度的学习，工作态度更加端正，工作积极性提高，财务报销把关更加严格，医院资金风险控制得当。差旅费报销的效率有所提高。
四、处理阶段（Action）
1、总结分析
医院财务科结合医院差旅费报销相关数据，根据单位实际情况，分析导致差旅费报销产生错误的原因，总结报销过程中发现的问题，对于差旅费报销人员和财务报销工作人员分别提出适当建议并落实执行，完善差旅费制度建设，加强差旅费制度执行力度，促进医院差旅费报销正确率提高。
2、改进完善
对差旅费报销情况及各科室对于报销制度执行情况及时总结分析，并归纳整理切实可行的相应措施。对于没有解决的问题，在下一个PDCA循环中去解决。周而复始，螺旋上升，不断前进，不断完善，促进单位差旅费报销管理工作质量持续不断提高。
五、讨论
在全面从严治党的大环境下，作为公立医院经费开支中的重要组成部分，差旅费的报销管理工作也是严格落实中央八项规定精神的重要关口。根据PDCA循环的工作程序，找出存在的问题，针对主要问题，制定具体措施逐步完善医院差旅费报销管理制度，促进了员工对差旅费报销制度的理解和支持，加强了差旅费相关报销工作的管理，提高了财务人员差旅费报销的工作效率。PDCA循环法对促进医院差旅费报销管理制度和管理水平的不断完善和提高具有良好的现实意义，是提高医院差旅费报销正确率及工作效率的科学有效的管理方法。