现在的病案管理部门不仅仅只是病案“保管员”，如何做好病案质量控制，提高服务质量，加强病案管理水平，已成为了病案部门和医院管理的重要组成部分。如何安全、有效地管理这些日益庞大的病案资料，是病案管理者面临的新课题，所以要通过先进的方法，更科学的手段进行病案管理。
本文就病案全流程管理和追踪管理进行阐述，力争使病案管理的每个环节更加合理化、专业化，落实多层次的有效管理措施，促使高质、高效的病案形成，进而提成病案载体质量。
流程管理是指流程为主线的管理方法。通过流程分析诊断，流程再造优化，流程执行固化，结合自身的管理目标而形成的管理机制。病案全流程管理指病历送达病案科开始，在病案科流通过程中所有环节的流转管理，明确每个环节的工作重点，界定每个环节的工作范围，并形成一整套的病案全流程管理。流程追踪管理过程中要精确定位，因此需要对每份病案的唯一性进行身份识别标识，采用条形码技术来串联病案管理各个环节，为每份病案制作一个“条形码身份证”。核心流程主要包括：签收、整理、质控、编目、影像化、装箱、封存以及出库、入库、借阅、归档等流程环节。（1） 签收 通过识别病案的条形身份，检索出该份病案的基本信息，包括患者的基本信息，如病案号、姓名、性别、入出院信息（如入出院科室、时间等）；执行签收时，记录送交人、送交时间、签收人和签收时间并打印出本次的送交明细作为回执给送交人留作核对凭证。既支持单份签收，为提高工作效率也可以进行批量签收。（2）整理 签收完后的病案转入整理环节，通过病案条形码识别，整理会判断该份病案是否已经签收，如未签收，则提示不能进行整理，返回上一环节；通过检索出签收环节结果，包括饼干的基本信息，以及签收人、签收时间、整理标记等准备整理；执行整理时，记录整理人、整理时间，变更整理标记。支持按照整理日期和整理人来检索，统计出整理人当天的工作量。同时支持根据签收时间范围以及整理标记进行检索，统计出已签收还未整理的病案。（3） 质控 先对病案进行质控分拣出合格病案以及缺项病案，合格病案进行病案质控登记。通过病案条形码识别，判断病案是否已经整理，如未整理，则提示不能进行质控，返回上一环节；检索出整理环节的结果，包括病案的基本信息，以及整理人、整理时间、质控标记等；执行质控时，记录质控人、质控时间，变更质控标记。缺项病案进行病案缺项登记：通过病案条形码识别，找到该份病案的基本信息，负责医师以及电话，详细记录该份病案的缺项，记录检查人、检查日期，变更质控标记。支持按照检查日期来检索缺项病案，并可按照科室进行排序，统计出各科室缺项病案的情况。（4） 编目 通过病案条形码识别，编目功能首先判断该份病案是否已经质控，如未质控，则提示不能进行编目，返回上一环节；记录编码员和编码时间。通过编码时间和编码员统计出编码员每天的工作量。（5）影像化 对已编目的病案进行影像化处理，事先病案十字花存储、信息化管理、在线查询和借阅，并记录翻登记时间和登记人，变更翻拍标记。（6） 借阅归档 临床科室实行网上借阅，向病案科发起病案借阅申请，病案科审核通过该申请后，就会向借阅人员开放“影像病历”，借阅到期后会自动关闭。记录借阅人、所在科室、借阅时间、周期，供查询分析之用。（7）其他环节 上述环节并不一定能够覆盖病案流通过程中所有节点，如电子借阅不能满足需要，需进行纸质病案借出时，就需要增加病案出库环节，以及对应的病案入库环节等，这需要根据自己的管理目标进行环节的管控和调整，甚至可调整各环节之间的先后关系。各岗位的工作人员在流程的每个环节都要知道自己的工作核心和工作目标，如签收流程环节，其工作核心就是接收核对临床送来的病历，确保送交数和接收数完全一致；每个环节都要知道自己与前后环节的衔接的必备条件是什么，应该接收前一环节什么样的数据，为后一环节准备什么样的数据，如整理环节只有签收过的病历才能被整理，只有整理过的病历才能被质控。严格遵循病案流转环节，将各个环节落实到岗位，落实到执行人，提高执行力定期反馈检查总结。病案示踪管理是将病案全流程管理中的各个环节的流转信息进行详细记录并进行分析，结合条形码技术，实时跟踪病案的流向和状态，有效监控病案在各个流转环节的情况，促进病案管理工作，病案示踪管理与全流程管理紧密相连。病案示踪管理可以将病案全流程管理的各个环节的流向、时间点、操作 人、流转状态等关键信息进行详细记录，并用曲线图展现出来，形成示踪曲线，这样，从病历进入病案科到形成最终病案以及后续的一些附加环节（影像化、装箱、真空封存等）和服务环节（复印、科研等）都能详细追踪到，方便事后查看和分析。通过对流向时间轴的分析，能迅速定位病案的状态、流向，清楚地了解病案的状态，减少病案人员查找和定位时间；另外，通过流向时间轴还能分析发现出病案全流程管理的关键路径，确定核心环节，找出可能存在的阻塞瓶颈，重新进行人力和资源的部署，提高工作效率，提升病案管理水平。通过示踪曲线可以直观的看到一份病案在全流转过程中，个个环节的“停滞”时间，当前所在位置等，还可以把多份病案的流转曲线叠加在一起，就可以从中发现规律，找到趋势，确立工作重点和目标。示踪系统还可标识出超过借阅期限未归还的病案清单，及时通知相应科室催还外借病案，防止病案在借阅中遗失。另外，对病案借阅查询，分析出哪类病案借阅频率最高，可供分析统计之用。传统进行病案复印或出库时需要花上大量的时间来进行病案定位，现在通过流程管理和病案示踪则能迅速定位病案的状态和位置，有效地解决了病案分散、病案遗失等问题，减轻了病案工作人员的劳动强度，提高了工作效率。同时，减少了临床借阅、科研以及患者复印的等待时间，大大提高了病案服务的满意度和质量。另外，可以详细记录病案借阅情况，减少病案借阅工作的差错发生，为查询各类外借和复印情况，提供了快捷便利的服务。随着病案管理工作的深入，发现在某些管理环节上可以继续优化，放在环节限制。如全流程管理是一个串联式的，如果其中某个环节出现了问题，整个流转可能就会受到影响，如何设定更加合理的流转环节，如何保证环节的畅通性是在工作中需要挖掘和思考的。高质量的病案流程管理不仅能够反映出一个医疗机构的治疗水平、管理水平，也能体现出全院医务人员认真的工作态度，还能作为原始资料为医疗、教学、医疗保险报销以及医疗纠纷等提供有力的证据。不断加强病案管理质量和服务质量的监督和管理，借用病案全流程管理和示踪系统以及影像化系统，运用现代化手段对病案管理出现的实际问题，做出合理的反馈，不断地改进创新，逐步增强了病案管理质量和服务质量。
