想做事更高效,让时间发挥最大价值,这九个方法能让你成为高手

你有没有这些问题:

  • 下定决心制定了各种计划,却总是因为各种各样的干扰而无法达成?

  • 同样的时间,同样的环境,别人的工作效率却是你的好几倍?

  • 自己很忙,别人也很忙,为什么别人就能够腾出时间用来学习,提升自己?

很多人每天忙忙碌碌,但一段时间之后,回顾自己之前的日子,才发现自己想做的事情,似乎没能够做到几件。

这个问题的关键所在,就是个人时间管理的技巧和工作效率的把握。一个不懂得管理时间和利用时间的人,是很难做出成绩,达致目标的。

那么,如何做好时间管理,怎样成为一个高效率的人呢?

以下九个非常实用而又简单的技巧,随便一个,都能够帮助你提升管理时间的效率,只要你坚持从生活中去实践。

希望对你有用。

对时间安排要有清楚的意识

做好时间管理的第一步,就是弄清楚自己时间到底用在哪里,明白自己使用时间的习惯,才能做好反思和制定改进的计划。

坐下来,思考一下你每天花去的时间,通常都是如何安排的?这样可以让自己对时间的使用有一个清晰的认识。

记住一个要点:我们的习惯,是导致时间被用在不同地方的重要因素。

很多时候,我们会发现,时间会被我们花费在一些无关紧要的小事上,而重要的事情上却并没有花很多时间。而这些,都是由于我们长期建立的习惯行为模式。

所以,想要最大效能利用好自己的时间,我们就需要改变自己平常的习惯,找到那些浪费你大量时间的点,然后尽量减少这些任务,或者不做。比如,长时间地看电视,刷微信,跟别人聊八卦等等。或因为心情不好,而影响到自己的工作效率,导致时间被浪费等。

当然,对于喜欢的事情,不用太压抑自己,可以每天做一下,但是必须控制好时间,例如玩游戏,只规定每天玩一个小时。

以目标为导向,制定行动计划

当你清楚意识到自己的“时间习惯”之后,接下来,想要用好时间,我们就必须为自己的时间做出适当的安排。

而以结果为导向,就能够让我们针对性的用好时间。

好比我们要规划好需要执行的长期目标和短期目标,甚至把年度目标分解到每个月,做好每天的行动计划清单,这样我们才能够利用好每天的时间,为目标进发。

以一个星期为一个大的目标单元是比较合适的,因为我们平时可能会有各种各样的意外,某些时候我们确实可以无法执行目标,所以制定计划时可以有些灵活的空间。

至于如何制定目标,就要符合SMart原则:

1,目标必须明确而清晰;

2,目标必须可以衡量;

3,目标必须契合实际,可以达成;

4,目标要有确定的时间限制;

好比你想提高自己的英语能力,这个目标就比较笼统,无法细化到每天的执行步骤上。

所以,我们就要继续细化这个目标,让其可以衡量,而且能够让自己达成。我们可以指定每天的“执行目标”,就是“每天掌握一个语法知识点”,“或者背诵十个单词”,或者“掌握十个句型”等。

按照这个方法,就能够制定每天的计划和行程,做好每天的行动清单。

对任务的重要程度进行划分

我们每天要做的事情可能不止一件,有些事情必须要尽快完成,而有些事情则是自己给自己的任务,要安排特定的时间完成。

为了不让每件事情、每个目标之间产生冲突,我们就需要合理安排好不同目标的执行次序,而这就需要对任务的重要程度进行划分。

根据事情的重要性和紧急性,我们可以把事件分为四种状态:

(1)重要紧急;

(2)重要不紧急;

(3)紧急不重要;

(4)不紧急也不重要;

这是时间管理的四个象限。不同象限的事情区别对待。当有了这个意识之后,就要对要做的事情,进行以下的审视:

1,目标是否明确;

这个目标是否有时间限制?其重要和紧急程度是怎样?

2,如何制定计划;

用什么方式完成这个任务?在家解决,还是需要出外处理?可以交给他人吗?

3,确立要事第一;

把重要紧急的那件事先做,再去做一些对自己重要的事情。

好比在休天,不用上班,那么吃完饭后,先去洗碗就是比较重要而紧急的事情,至于认真学习英文,就是比较重要而不紧急的事情了。

有了这个意识,行动起来就会更有条理了。

执行任务的时间都可以量化

所谓“量化时间”,就是让时间有一个清晰的计算单位。如果在你执行任务之前,对时间没有一个量化的考虑,那么可能一个下午就用在这个任务上了。

而有了量化时间,那么当你执行一个任务时,就可以提前设想好,在几点钟之前或者哪个时间段,可以特意留给某个目标。

例如我晚上十点过后,凌晨一点之前的时间,就是专门留给写作的。所以在这段时间内,我可以专心致志去写作。到了时间,我就去睡觉。

所以,给自己每个任务适当的时间期限,这个时间是逼自己避免做事拖拉,提高效率,在限定的时间内完成。

这个时间要灵活,不能说很短,完全完不成,需要根据自己以往的经验来,也不能说很长,这样会让自己产生惰性,拖拉心理。

分析哪些因素是可控的,哪些是不可控的,容忍意外的发生,对于不可控的事件留有一定的浮动时间。

预计需要花费的时间,并在实际的工作当中,不断检查计划是否切合实际,方便后面作出调整。

每天写下要完成的三件事

制定计划之后,你已经有了一个清晰的计划。

然后列出清单,通过四象限划分轻、重、缓、急,排好优先顺序,先做最重要的,然后依次做完一件再做下一件。

但不管你如何安排时间,也不管哪些事情比较重要,我们一定花时间想清楚,今天要做的事情有哪些? 紧急的事情可能有哪些?可以延后的工作有哪些?

在这个基础上,每天列出需要完成的三件重要事情,做好这三件事情,再去考虑其他的事情。哪怕其他的任务没有完成也不要紧,因为你已经把最重要的事情完成了。

记住,高效率的工作方式,就是按照“二八法则”分配时间,

把80%的精力放在最重要的20%的事情上。

锁定目标,专注执行

有了计划和执行步骤后,接下来的事情,当然就是专注目标,认真行动了。

当我们开始工作时,为了避免拖延,我们就会排除各种干扰源。把手机放在一个远一点的地方,尽量不要被杂音影响到自己等。

这样可以让自己更好地把注意力投放在手头上的任务当中。

而在一件事情没有做完之间前,或者没有取得一定的成果之前,千万不要去想别的事情。一次性把一件事情做完,不然到时候又要重新开始,花费很多的时间在转换不同的事情上面。

记住,做完一件事情再做另外一件事情。即便是想拿起手机看一下朋友圈,也要尽量避免。

想要做到这点,每次行动,可以运用番茄工作法集中精力25分钟,不要让自己受到干扰,每25分钟,休息5分钟,这25分钟就专注做一件事情,

其他的事情什么都不要去想,也尽量不要让外部的环境来打断你。集中注意力,把手头上这件事做完再算。

当你养成这个习惯,你做事的效率才会得到大大的提升。

构建可持续行动方案

有时候,我们可能会因为一些意外的因素,某一天确实完成不了既定的目标。没关系,我们要懂得正确去调整。

一个防止目标被中断的方法是:

前一天没完成的任务减半处理,分别放到第二天和第三天,这样也不至于第二天一下子任量过大而完不成,或者索性产生放弃的心理。

完成目标的核心,不在于你突然激情爆发连续好几天做很多事情,而在于持久稳定地做好每天的事务,哪怕你每一天做的事情都很微小,但等你过完一个月以后,回过头就会发现,你积累下来其实是做了很多事情了。

不管是学习的上面,生活的上面,工作的上面,看着这个月完成的这么多事情,你也会感觉自己的幸福感得到了提高,工作效率也提高了。

对结果进行反馈,调整计划,改善不足

不管我们制定的行动计划多么完美,或者我们如何要求自己按照计划去行动,我们总会有做得不到位,或者做到还不够好的地方。

所以,当你坚持一段时间之后,如果你意识到有这些问题的出现,最后就是去检验行动的结果,以及期间出现的各种问题。

建议每周都要留给自己反思和总结的时间,查找不足,改善问问,然后完善整个时间管理计划。

每天晚上也要反思当天的工作,如:

  • 当天的目标完成了多少?

  • 跟原来的计划相比相差多少?

  • 是什么原因导致没有完成?

  • 如何防止问题和进行改进?

对于经常操作的任务做好流程化处理,整理成行动清单,第一步做什么,第二步做什么,这样就不用每次工作都调用大脑思考,减轻负担,每次只要根据核对经验积累的行动清单来快速执行。

当形成固定的行为模式之后,我们做起来就会容易很多了,毕竟我们应该不会对自己每天刷牙、洗澡这些行为,觉得是一种苦差吧?

制定奖励,正向反馈机制,培养成就感

千万不要忽略对自己的奖励。

这是让大脑产生多巴胺,让我们更容易和愿意坚持投入工作的重要反馈机制。

比如每天完成任务后,让自己有一个完成的“仪式感”,无论是在计划表上打勾勾,还是进行签到打卡的方式,甚至是给自己贴上一个'mission complete”的印章,都没问题。

这些仪式感可以不断培养我们的成就感和自信心。我们需要让自己身体,和心理上获得一定的成就感,从而持续而高效地去做一件事情。

有了一个正向循环,这样我们对于时间的运用,就会更加科学和合理了。

最终,我们的工作效率和个人能力,也会得到最大化提升。

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