以风险为导向的审计实践与思考 ——某公司招投标专项审计案例分享

u背景一、审计立项将高风险领域--招投标列入年度审计工作计划作为审计工作开展的重中之重。由于招标、采购领域有着巨大的经济利益，各利益主体通过不同方式介入到招标、采购业务活动中来进行博弈，使得原本单纯的经营活动变成权力寻租的行为，成为产生腐败的高发、易发、多发地带,形成了不容忽视的问题。二、采购现状公司在保证产品质量的基础上，为了有效降低采购成本，在全公司范围内推行物资采购面向社会公开招标，制定并实施了招（议）标系列制度、招（议）标监督评价制度。审计部对公开招标全过程跟踪，并进行招（议）标监督评价，以协助管理层推动招（议）标系列制度的有效执行、招标合规性、招标程序的有效管理，促进公司范围内形成公开、公平、公正的有效竞争氛围。由于特钢冶炼工艺的特殊性及历史原因，炼钢用重要辅料推行公开招标阻力较大。除部分通用辅料实行公开招标外，与生产工艺相关的辅料仅部分采用公开招标方式。审计部拟对公开招标的生产用辅料的招（议）标过程进行专项审计，以检验招（议）标实施效果及相关制度执行情况。u审计过程一、准备阶段（一）审前调查1、审阅或学习相关资料。（1）熟悉或寻找相关审计标准。《物资采购招（议）标程序》《性价比系数确定规则》，对招标系列制度该项招标的所有前期资料，包括《招标申请》《招标公示表》《技术协议》《合同主要条款》，以及炼钢厂上报的《性价比系数计算表》及原始记录。（2）访谈相关人员。物资采购中心、招标办及炼钢厂管理团队。（3）运用分析性复核方法发现剩余风险。将性价比系数计算表及原始记录与四季度相关数据进行对比。通过调查得知，四季度切割连铸坯用工业燃气招标，截止网上公示期满，共三家单位报名投标：A液化气公司、B乙炔气厂、C乙炔气厂。物资采购中心与三投标单位均签署了一致的《技术协议》，并对核心指标“燃气的纯度、热值、用点工作压力、充填量、残余量”等进行了约定。中标模式：一主一辅，其中主中标单位供炼钢厂转炉工序；辅中标单位供炼钢厂电炉工序。炼钢厂申请采用计算方式确定性价比系数。公司《性价比系数确定规则》规定：性价比系数是指在评标过程中用于修正投标人投标价格、确定竞标价格的系数。它与投标价格、竞标价格的关系为：竞标价格=投标价格/性价比系数。竞标价格最低者中标。性价比系数计算公式为：当核心指标数值越小公司成本越低时，性价比系数= max（各投标人的核心指标数值）÷各投标人的核心指标数值，存在多个核心指标时，按照各核心指标权重加权平均计算综合性价比系数。核心指标为：单位切割长度耗气量=总耗气量/总切割长度。性价比系数计算表物资名称工业燃气核心指标名称单位切割长度耗气量定义/公式总耗气量/总切割长度权重100%投标人核心指标综合系数值使用地点基础数据统计时间段数值系数A液化气公司1.5991.3621.362转炉工序2月-4月B乙炔气厂2.1791.0001.000电炉工序1月-3月C乙炔气厂2.1081.0331.033电炉工序7月-9月性价比系数计算公式：系数= max（各投标人的核心指标数值）÷各投标人的核心指标数值。2、锁定剩余风险审计组发现炼钢厂所报性价比系数计算依据的原始统计资料显示，三投标单位所供工业燃气的使用地点、使用环境及工艺技术参数差异较大，不具备可比性。（二）制订审计方案将分析性复核程序中发现的剩余风险作为工作重点。对炼钢厂四季度切割连铸坯用工业燃气招议标及合同签订过程进行全程跟踪审计。确定审计标准：公司《选择采购方式程序》《物资采购招（议）标程序》《性价比系数确定规则》《保证金管理程序》《物资采购合同审批及传递规定》等制度，以及物资采购中心、炼钢厂、招标办等相关人员的工作职责；初步确定审计取证方法选择：抽样、观察、访谈等。二、审计实施阶段（一）审计招标程序审计组就该项招标的性价比系数计算向招标办提出质疑，并就该项招标是否应该采用计算方式确定性价比系数，召集物资采购中心、炼钢厂、设备管理部、技术中心、企业管理部、招标办等部门进行讨论。同时，为核实工业燃气所使用两个生产工序的实际情况，审计组派出两名审计人员分别到电炉工序和转炉工序的汇流排间、使用现场进行现场勘查，将两生产工序的使用环境及主要工艺技术参数进行比对，发现两工序在使用距离、送气压力、火焰切割最大行程和坯型等可影响使用效果的主要数据上均存在较大差异。根据《性价比系数确定规则》规定，所有投标人的核心指标数值的统计时段至少在六个月以上，且应当具有可比性、可追溯性，并与原始记录一致，方可采用计算方式确定性价比系数。现场勘查及比对结果显示，投标人核心指标数值统计环境及生产工艺条件差异较大，基础数据不具可比性。核心指标数值统计环境及生产工艺条件对比工序使用地点使用距离送气压力（MPa）使用压力（MPa）火切机的最大行程生产的坯型转炉3#连铸机约70m0.050.052.5m220×300280×320电炉大方坯约200m0.150.051.9m300×360审计组将现场勘查及比对结果传递招标办，招标办随即组织相关业务、技术主管部门讨论后最终决定不再采用计算方式确定性价比系数，即所有投标人性价比系数均为“1”，竞标价格=投标价格。商务开标最终结果为：B乙炔气厂以194元/瓶价格中标主供，C乙炔气厂以204元/瓶价格中标辅供。审计组将本次工业燃气招标与上一次（三季度）招标情况进行了对比，上一次参加投标的也为该三投标人，采用前述计算方式确定了性价比系数，商务开标最终结果为：A液化气公司以260元/瓶价格中标主供，C乙炔气厂以214元/瓶价格中标辅供。从两次招标结果看，本次招标因取消了不合理的性价比系数，竞争性大大提高，本次主标中标价格比上次降低66元/瓶，降低率为25.4%。相邻两次工业燃气招标情况对比投标单位A液化气公司C乙炔气厂B乙炔气厂采购期间三季度四季度三季度四季度三季度四季度性价比系数1.2411111规格型号30kg/瓶30kg/瓶30kg/瓶30kg/瓶30kg/瓶30kg/瓶中标价（元/瓶）260—214204—194备注主供转炉辅供电炉辅供电炉主供转炉（二）审计采购合同审计组根据《物资采购合同审批及传递规定》，派出两名审计人员对四季度切割连铸坯用工业燃气招标后的采购合同签订过程进行了跟踪审计。招标办于《工业燃气评标报告》获公司批准的次日，通知中标单位B乙炔气厂领取中标通知书，并到采购中心签订合同。B乙炔气厂向招标办明确表示，因供货能力不足，无法履行合同，放弃中标结果。根据公司《保证金管理程序》规定，投标人中标后拒绝签订合同，没收投标人投标保证金。招标办再三向B乙炔气厂讲明后果，其仍坚持放弃中标结果。招标办立即通知物资采购中心，并要求物资采购中心出具供应商供货能力认定及推荐情况说明。物资采购中心向招标办递交的《关于炼钢厂用工业燃气议标后有关情况的说明》显示，中标单位B乙炔气厂放弃本次中标的主要原因为：该厂以往仅作为工业燃气辅供供应商，本次中标主供，需要气瓶量增加较大，目前该厂资金紧张，且公司工业燃气三个月即进行一次招标，供货期短，短期内收回投资风险较大。最终认定为中标单位B拒不执行中标结果系严重的失信行为。（三）组成联合调查组根据前期审计结果，审计组协同招标办、企业管理部，共同组成联合调查组，先后两次前往中标单位B乙炔气厂调查走访，并对该厂厂长、销售副厂长及相关技术人员进行了访谈。具体情况如下：B乙炔气厂于1984年建厂，是本省最大的乙炔气生产厂家之一。产品有乙炔气和工业燃气，与我公司保持二十多年的供货关系，曾经供应转炉工序生产用工业燃气，近5年来一直供应电炉工序。厂区内有2个50m3的丙烷罐，有充足的气体源，充瓶间现场存放气瓶80余个（主供转炉工序大约需要200余个，辅供电炉工序大约需要50余个）。本次招标供应商报名阶段，物资采购中心业务员高某曾多次要求B乙炔气厂不要与A液化气公司竞争主标，故B乙炔气厂在所需气瓶数量方面，自始至终是按照辅中标单位（电炉工序）的能力要求准备的，并未做主中标单位（转炉工序）的任何准备。由于本次招标过程中审计组的跟踪审计，炼钢厂和物资采购中心提出计算方式确定性价比系数无法进行，并最终按照投标人的投标报价评标，B乙炔气厂因投标报价最低而中主标，但因未提前针对转炉工序能力要求进行准备，导致中标后无法接标，只能放弃。了解此情况后，审计组再次组织联合调查组，对物资采购中心相关业务员高某及该采购流程执行师进行了走访，就从B乙炔气厂处了解到的情况及整个议标过程，进行了当面核实。张某虽不承认自己在本次招标过程中有操纵中标结果的行为，但承认在招标之前，没有按照公司《物资采购招（议）标程序》和《供应商管理办法》规定，核实各家气瓶数量，即没有对三投标人的供货能力进行考察核实，该三投标人中，除A液化气公司之外，另两投标人C乙炔气厂和B乙炔气厂均不具备为转炉工序的供货能力。在使用单位炼钢厂提出计算方式确定性价比系数时，没有对统计基础数据进行基本条件符合性的审核，在不具备招标基础条件的情况下，组织招标并启用性价比系数。（四）审计发现1、物资采购中心业务员张某，违反公司《物资采购招（议）标程序》和《供应商管理办法》规定，招标之前没有对报名参加投标的投标人实际供货能力进行考察核实，导致本次招标结束后中标人无法履行合同，且该工业燃气招标多次在半数以上投标人不具备供货能力的情况下开标，招标严重失去竞争性。2、使用单位、业务部门违反公司《性价比系数确定规则》规定，在投标人核心指标数值统计环境及生产工艺参数差异较大，基础数据不具可比性的情况下，提出启用并计算方式确定性价比系数，导致性价比系数计算、乃至多次招标失去公平性。3、物资采购中心存在管理失职，在了解到招标及合同签订过程的基本事实后，未从自身查找原因并改进，而是推委责任，将中标方拒签合同责任全部推给中标单位。u审计结果利用一、处理处罚集团OA通报关于对高某在工业燃气招（议）标中违规的处罚。根据公司《员工处罚条例》，经公司总经理办公会研究决定：鉴于张某疏于履行岗位职责，构成失职违规，且造成了严重影响，给予其记过行政处罚，解聘物资采购中心业务员，重新参加操作岗位竞聘；对物资采购中心及炼钢厂通报批评；招标办对现行招（议）标流程严格管理，以保证招（议）标的公平公正性，企业管理部对今后招（议）标过程中的违规行为将进行更为严格的考核和处罚；二、制度完善针对审计报告中的风险提示，公司针对招投标存在的问题完善相关的管理制度；三、审后一课审计组织采购相关的人员培训企业风险管理、内部控制等内容。

u思考与启示一、适时借力（一）借力审计方法分析性复核程序的经典运用。（二）借专家之力本次审计既涉及到招（议）标、合同签订等运营管理流程，又涉及到现场管理、生产工艺、设备性能等专业性较强的领域，仅凭审计人员的专业技能，无法完成整个审计过程。根据《国际内部审计专业实务框架》，内部审计师缺乏完成全部或部分业务所必需的知识、技能或其他能力时，必须向他人寻求充分的专业建议和协助。审计组突破性地采用了与企业管理部、招标办等管理部门，以及设备管理部、技术中心等专业技术部门联合，借助更为专业的技术力量和管理职能，共同完成了本次审计工作。二、勇于挑战该项招标物资为特殊钢冶炼过程中专用辅料，面对专业技术性较强的物资采购招标，审计人员在专业技术欠缺、基础统计信息掌握与使用单位和业务部门不对称的情况下，没有被困难吓倒，而是通过耐心细致的审前调查和分析，找到性价比系数计算依据比对作为审计突破口，进而使整个审计项目获得全盘成功。三、亡羊补牢犹未晚矣审计风险提示和审后一课，促进组织完善相关制度，扎好权力的篱笆的同时，营造风险文化，树立风险意识。注：案例来自某大型制造业，案例中人名均为化名，如有雷同纯属巧合。再次感激我的好友内审精英分享经典案例。