真正拯救Word排版效率的3个技巧，300页文档1小时搞定

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办公软件哪个最难，答案是Excel>PowerPoint>Word。越难的东西我们越习惯求助，或者是努力想一些提高效率的办法。

例如遇到Excel或PPT难题，我们会去找模版、求高手给思路。而Word，似乎只是一个打字工具，会格式刷就够了。

小看Word，在关键时刻可真叫人头秃。职场人最近都不容易，做完Excel年度统计又来PPT年终汇报，运气不好如我，还要做部门各类文件汇总。

几百页的Word文档，因为是6个人写的，所以格式五花八门。字号不同就算了，颜色有红、黄、蓝、绿，还有斜体、下划线……需要我汇总成整齐规范的手册！

同事告诉我：别怕，用格式刷刷一下就行。他可能和我有仇！

还好我略懂一点Word核心功能，用了1小时解决了问题。我用了3个关键技巧：

1、设置样式模版

【样式】功能就相当于模版功能，设置好每种样式的字体、字号、颜色、段落等格式后，选中文字，直接应用样式即可。

单击【样式】右下角，可以打开【样式】列表，在排版时可以更方便地选择目标样式。

例如我设置好了一级标题的字体、字号、段落格式后，选中这个标题，单击【创建样式】选项。

为这个样式取名为“一级标题”。用同样的方法，我为文档设置了这样一些内容的样式：二级标题、正文、正文强调、注释文字。

设置好文档中所有需要的样式后，后面只需要选中文字，再选择对应样式即可。

有的伙伴可能会觉得这样操作也挺麻烦的，还是需要依次选中文档内容再选样式，不如直接用格式刷。当然不是。

一份文档中应用最多的样式就是正文，所以可以【Ctrl+A】全选所有内容，应用上正文样式后。剩下的只需要分别选择标题、注释等内容设置样式。

也可以按住【Ctrl】键，分别选中要设置相同格式的内容，再选择样式应用。

最关键的是，样式设置好后，可以批量调整。例如正文需要增加一号，直接选中【正文】样式，进入修改状态，将字体增加一号，这样应用了【正文】样式的所有文字内容都会增加字号。

2、用好2个快捷键

F4可谓Office万能键，不仅在Excel中好用，在Word中同样需要频繁使用。这个键的功能是重复上一步相同的操作。

例如上一步选中了第1个一级标题，选择了【一级标题】样式。那么后面直接选中第2个一级标题，按下F4键，就能应用上相同的样式。

总之，不管上一步进行了什么操作，想重复，直接按F4。用这种方法，可以快速为文档中其他内容应用同一种样式。

Alt键，竖向选择。总有一些人在排版时，首行缩进不通过【段落】格式来设置，而是手动输入空格。此时必须使用Alt键，竖向选中所有空格再删除。

如下图所示，按住Alt键，就能在垂直方向选中内容了。

3、用好查找替换功能

Word中的查找替换功能可不仅仅是能替换错别字呢？还能替换格式。例如批量将红色、带下划线文字替换成黑色、无下划线、加粗文字。

在【查找和替换】对话框中，打开【更多】面板。

选择【字体】格式。因为这里需要替换的仅仅是文字的字体格式，没有涉及段落等更复杂的格式。

在【查找字体】对话框中，选择和文中需要被替换的字体相同的格式。

用同样的方法，设置【替换为】的字体格式，最后执行替换操作即可。

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