效率低的人，最喜欢开会！
工作中，大家应该都开过很多没完没了的会，但是你有总结过或者想过为什么会没完没了吗。
更可怕的情形是很多人特别开心地开那些没完没了的、毫无意义的会，甚至认为这就是工作的重要组成部分，工作就该这样，这就更有问题了。
开会讨论有两个目的：一个叫作共识，一个叫作进展。但很多时候，我们开完会，既没有找到共识，也没有任何进展，反而又增添了不少任务。
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低效会议的六大特征
1.开会从来不准时。
如果不涉及公司重大机密和隐私，开会之前，一定要确保每一个参与者都知道会议主题和时间，不要总是提前通知。
如果当时参会人员有重要的工作和事情要处理或者需要外出，那这个会还开不开，又要何时开呢。
不准时是一个团队散漫的重要标志，也是低效会议的一大特征。
2.参与讨论的人经常准备不充分。
大家在参加会议的时候，是否留意过在轮流发表意见的环节，每个人的产出内容和想法是否足够成熟，我相信大多数情况是很多人都没有带着成熟的想法，听着别人的发言赶紧临时给自己想几句有的没的发言内容。
开会的目的是要达成共识和促进进展的，假如在开会时都没有提前自己斟酌后的内容，在准备不充分的情况下又如何去进行想法的碰撞，开一个相对成功的会议呢。
3.不积极参与。
一场会议经常会有很多人参与的情况下，不少人会认为参与的人越多越有可能产出想法。造成的情况就是：人多的结果就是大多数人不积极参与。20人开会，1人说话就有19个人闲着。
也有很多一线基层员工，不知道开会时积极参与的重要性，他们经常觉得开会就是听一群资深的人说话，自己好好听就行。
这么想是不应该的。因为事不关己的眼神和努力想产出好主意的眼神是不一样的，谁在认真开会，谁在装模作样，甚至连装模作样都懒得装，这是非常容易分辨的。
我建议三到四个有一定创意经验和对课题充分了解的人参与就够了，3个人远比15个人效率要高。
4.不规定流程，会议内容“空大假”
完全漫无目的，信马由缰的讨论，整场会议下来，每个人都云里雾里。
我之前就参加过这样的会议：每次开会都称“头脑风暴”，一会儿扯出来一个什么“去中心化”，一会儿又开始让大家发表对“服务产品化”的理解。整场会议下来，仿佛自己承担着共同构建公司发展宏伟蓝图的重担。
说实话这种没有具体主题和流程，与你现阶段工作或者与公司都毫不相干的会议，纯粹就是在浪费你的“脑细胞”。
在开会前先想好这个会怎么开，是会议组织者的责任。
5.不设时限。
讨论起来没完没了，大家也不知道什么时候要产出东西，什么时候要结束这个讨论，很多讨论都因为没有时限，变得拖沓冗长。这是很可怕的，也是大家提起来最深恶痛绝的。
有一个时限，能减少很多无意义的加班。规定时限不仅会让大家更密集的产出想法，也会让大家心里对散会回家有一个确定的期待，而不是在公司的会议室里耗着，每时每刻都在盘算何时才能回家休息。
6.不充分辩论。
这是常见的情况。不充分辩论，通常是因为作业标准太低，大家都得过且过，很多想法稀里糊涂地就被通过了。
比如在一些高层低层一起参加的工作坊，这种情况就更加明显。
有人自以为知道头脑风暴的原始规则，所以不反驳，不辩论。
有人因为大家互相不熟悉，碍于面子而不充分辩论。
工作职级比较低的不敢跟职级高的人辩论，职级高的人，因为要显得自己很民主、很大度也不会跟职级低的人辩论。
于是很多东西就这么稀里糊涂地进入了候选名单，再来个稀里糊涂的投票，就定下来了。
这不是人的问题，而是讨论方式的问题，很多在三四个人的讨论里直言不讳的反驳和辩论，在十几二十人同事参加的讨论里是不会被说出口的。
相信大家都能理解这种情况，而这就是一些工作讨论里经常会出现的。
这些问题都会导致懒散等待、滥竽充数、无端加班，草率定论……低效会议的产生。
02
高效的会议应该是怎么样的
1.准时开始
开会需要有提前带有会议主题、地点及时间的会议通知。
2.充分准备
如果你拿来的是已经相对成熟的想法，就不会出现特别低效、发散的讨论，很多问题你可能早就思考过了，当别人提出反驳意见时，你可能早有答案。
3.人人活跃
大家在约定好的时间，把你知道的故事、你想到的想法、你找到的跟话题有关的东西拿出来，与团队共享，一起沟通，互相检验、互相审视、互相批评，这样才会产出更好的具有建设性的意见和想法。
4.话题聚焦
一场会议的时间是有限的，不可能涉及到所有的问题，在开会之前有必要对会议主题进行澄清，会议过程中，会议组织者也需要注意，当有人偏离主题，或者某一问题讨论时间占用过多时，及时拉回和澄清说明会议的目的。
5.高效守时
这个部分不过多阐述。提前说明会议时间，也会给大家一个心理预期，在规定时限内产出更高效的想法。
03
写在最后
综上，我们每个人在参加一次会议都应该记住：开这个会的目的是努力制造共识，努力促进进展。
开会不是上战场，不是拼输赢，会议室里的胜利不是哪方的意见压倒了另一方，而是大家达成共识，取得了进展，跟大家一起寻找答案，而且要尽早、尽快地找到那个答案才对。
开会开得好，下班下的早。为了早早散会，请好好开会。
参考资料：
东东枪：《文案的基本修养》
作者简介：西西，有着真诚滚烫灵魂的职场无名之辈。本文首发于人力资源管理（ID：renliziyuanguanli），一个齐聚HR、职场、管理、招聘、猎头等大咖于一体的优质平台！