菜鸟记117-妙用打印标题和自定义页脚，3分钟完成多页分类表格制作 / 四六文摘

注：本图由孩她妈赞助

关键词：EXCEL2016；WORD2016；COUNTIF函数；打印标题；自定义页脚；打印分割线；操作难度***

本学期开始期中教学检查了，教务处要组织各系教研室开展自查自纠工作，王处长指示小菜制作好相应的表格。

小菜接到任务以后，手里有的教研室资料数据是这样的

图 1：数据源示意图

最后设计成稿是这样的

图 2：结果示意图

现在问题来了，如果按照原始做法，小菜需要在WORD中复制粘贴N个页面，即多少个系就复制多少页，根据教研室数量添加行以后，之后再一一进行对应系教研室的复制粘贴工作……

之前小菜就不断重复一个观点：凡是需要重复工作的地方都是可能应用技术手段来提高工作效率的思考点！

爱偷懒的小菜当然不能放过这个提高工作能力的机会，经过研究，小菜决定直接在EXCEL中来制作这种多页分类呈现的表格。

需要解决问题1：每页标题和备注是重复的；

需要解决问题2：按系分页，编号是按系重新编的；

要解决这两个问题，我们用打印标题和自定义页脚似乎就可以实现。说干就干，小菜马上开始操作。

步骤1：添加标题和序号

首先我们添加一行在A1单元格添加标题，选中A1:H1，设置对齐方式为“跨列居中”

再添加空行，在A2单元格录入“检查人：”。

图 3：跨列居中

接下来有一个难题，怎么在A列按系录入序号？其实很简单的，您还记得小菜曾分享过的《教学管理菜鸟成长记27-规范录入工作表数据9-各种序号难不倒之下集》吗？咱们在A4单元格输入“=COUNTIF($B$4:B4,B4)”，向下填充。

图 4：分类生成序号

好，以上操作用时30秒

依次点击“页面布局”—页面设置—页眉/页脚；

图 5：自定义页脚设置

点击“自定义页脚”按钮，在左部输入备注信息，可根据需要选中后点击字体按钮，调整字体大小；

图 6：自定义页脚

小菜看了一眼计时器，现在用时1分钟

接下来我们需要设置打印标题，别忘了是在页面布局下进行调整，咱们将第1-2行均选中重复打印；

图 7：设置打印标题

接下来，我们按系设置打印分割线，一样是在“页面布局”下操作；

图 8：插入分页符

好了，现在时间已经到了1分30秒，我们再花5秒看一下打印预览情况，为了更直观看到结果，我们可以转到“分页预览”视图下操作

图 9：分页预览

进一步调整行高列宽，并设置表格居中设置，请直接看会动的图，本步操作大概需要1分钟；

好了，操作进行到这里，是不是还没有到3分钟？您还有足够的时间进行调整，出现最佳的打印效果。

图 10：最终效果

没问题就打印出来开会时候用吧

小菜之谈：之所以采用EXCEL来制作这样的表格，基于三点考虑：一是不用减少复制粘贴的烦恼；二是利用了现有资料；三是为后期的数据统计积累了基础素材，可以直接统计，如果是在WORD中制作，您还需要重新转一下。

以上均为小菜之谈，仅供参考，如果您习惯复制粘贴到WORD中也没毛病。

不过小菜又多想了一下，分页符还是很麻烦，如果分组数据很多，一样需要很多时间，有没有更好的方法呢？小菜又陷入沉思中……

今天就到这了，希望小菜的分享能帮到您或有所帮助

休息一下，休息一下