会议与组织,学习如何开会

例行会议,是一个团体内部上下通达的重要渠道。会议的常规化,有利于团体的凝聚力的建设,具体表现为行动的一致性。为使这一目的有效的达成,组织好会议,实为关键。

组织好会议有两部分具体内容,其一为“组织好-会议”,其二为“组织-好会议”。

“组织好-会议”要求会议的组织方、或者团体的头脑层,需对会议的整体情况进行综合把握。在人员上,需要明确参会人员;在内容上,需要明确会商内容;在召集上,需要明确会议的主持人、召开时间等等细节。

事实上,组织好会议并不容易,特别是人数众多的会议,如何调节会议召开的时间实属难中之难,众口难调。这就要求会议组织方必须在眼力上具备一定的前瞻性,以及一定的决策力、号召力。通过前瞻的预判各参会人员的空闲时间,加以果断把握时机,号召各参会人员提前安排开事务,这样以便确保会议的成功组织。

会务安排,实为“组织好-会议”的另一重保障。必要的休息时间、茶水、点心都将促成一场高质量的会议。特别是学习类会议,长达数小时的会议时间,不仅对主讲人是一个巨大的考验,对听众也是一个巨大的考验。听众高效的摄取会议内容、会议精神是开会最重要的目的,而间断的、有节奏的会议进程,显然更有利于听众接受信息。当然,茶水、点心的供给,对于一场更长时间的会议,则是锦上添花之举。

“组织-好会议”则是一场会议的另一个重要部分,它具体表现为在内容上引人瞩目,且令人愉悦。会议的组织方最担心的事,无非是昏昏欲睡的听众,和左耳进右耳出的听众。如何提高听众的参与度,成为各类会议组织方的头等大事。根据会议性质的不同,有些会议可以增加参会人员的发言、表决机会,有些会议可以严苛会议的会场秩序,有些会议可以主动问询具体事务的进展。

方式有很多,但一定是合适的最合适。生搬硬套别人得意的会议模式,未必会达成自己满意的结果。会议的组织方,应着眼于会议的内容,进行分析。甚至应根据每次会议不同的内容,而及时调整会议的模式。

会议内容的把握,对会议的组织方,又是另一个考验。有些小型的团体,在召开会议时,往往集体语塞,不知该说什么,谈什么,一场会议到最后往往变成风马牛不相及的结局,草草收场。抓大放小的对一个阶段的工作进行总结,比较能够归纳出一些精简的会议大纲。重点问题重点谈,细节问题可放过可再议,事无巨细只会显得会议无重点,并使得会议无端冗长乏味。

总而言之,一场成功有效的会议,并非一点一滴即可促成,需得组织方悉心琢磨打造。

一点浅谈,望达者周正。


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