流程优化实战案例系列：交付验收流程优化 / 四六文摘

一、背景

A事业部为公司内部的自制设备供应商，负责向公司其他事业部制造生产设备。

原先考核A事业部的设备验收及时率指标是从订单接收到自制设备运送至使用部门现场即为结束，但今年公司调整了考核A事业部自制设备及时验收率的KPI指标，将自制设备验收节点调整至自制设备验收审批节点结束，从公司整体绩效考虑，KPI指标更加合理。

但是，A事业部反馈目前自制设备从现场到货至安装调试验收之间审批时间较长，有的长达两个月，严重影响A事业部整体的KPI绩效指标，要求进行梳理优化。

二、项目范围及目标

1）范围：从自制设备到达现场起到设备验收审批结束止，涉及的流程为《自制设备安装调试验收流程》。

2）目标：将自制设备安装调试验收的流程效率整体提升50%，提高各方对设备验收的满意度。

3）方法：

三、流程现状与核心问题

1）流程现状：

2）存在的问题

①业务环节缺失：实际调研发现，在安装调试结束后，应该有一个自制设备的固定资产编号申请流程，但目前流程中是缺失的，容易造成流程执行人员的工作遗漏；

②所有流程节点设计为串行，耗时长，效率低；

③缺少系统签批流程提醒：A事业部工程师发起EAM编号申请后未主动与使用部门设备管理员对接，使用部门设备管理员也不经常登录系统，导致流程进展缓慢，此节点为流程的关键瓶颈点，平均节点签批时间为192个小时。

四、优化思路与方案

1）优化思路：验证并解决阻碍流程正常运行的关键瓶颈点，明确角色职责，系统自动提醒等多途径方式提升流程运行效率。

2）To-be流程

3）优化方案：

①运用ESIA法中的串行改并行：将系统中的自制设备编号申请流程提前至与设备安装调试同时开展，降低后续意外而推迟的时间；对自制设备验收数据及核对技术协议等部分时间并行开展；

②调整流程交付处理方式：原先A事业部工程师只与使用部门设备工程现场对接交货，而编号申请流程的签批节点为使用部门设备管理员对到货信息是缺失的，导致信息不对称，流程签批受阻，调整为三方共同现场确认，并在《设备转移单》上增加设备管理员签字；

③明确流程节点人员处理时间：要求使用部门设备管理员对线下三方认可的实物数量及型号等信息确认无误后当天在系统中完成签批，对有问题的流程及时退回，并主动与A事业部工程师确认立即整改，杜绝等待状态；

④增加系统流程提醒功能：因使用部门设备管理员处为系统签批流程的关键瓶颈节点，在此节点增加EAM系统主动发送个人邮件次日提醒功能，防止遗漏流程签批，耽误审批效率。

五、优化效果

原先从设备到货交付到验收签批整个平均时间约为1个月，通过流程梳理优化最终验证此阶段流程时间缩减为15天，达到预期流程效率提升50%的目标。

六、对其他企业的启发点/亮点：

1）充分运用“流程+”思维，如流程+IT系统，流程+职责，流程+业务模式等，提供综合集成解决方案；

2）运用ESIA优化工具中的串行改并行，对每个节点尝试思考各种方法的适用性；

3）寻找影响流程问题的关键瓶颈点，抓主要矛盾，集中精力攻克。

金国华老师点评：这个案例大家还要注意一个点，那就是端到端理念的体现，如何站在全局目标设置考核指标，进而优化流程。所以，我们讲端到端流程管理不仅仅是流程范围的端到端，更是业务目标的端到端管理，然后通过绩效指标驱动流程管理的端到端。

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