如何从零开始准备一场发布会?

很怀念小时候,那时报纸、杂志、电视和广播是我们的灯塔,图书馆是我们的星辰大海。那时我们的记忆力好于体力,没有云存储,只有脑回路。

这是申鹤公众号第347天的第347篇原创文章


每天在焦头烂额地准备着国士无双五周年的发布会,我看人家办发布会都是云淡风轻的,我们怎么就一点都不从容。

因为预算有限,所以我们没有找策划团队,也没有找大型的搭建公司,从头到现在都是自己来,为了省点预算,真是拼了。

但这是我们第一次办大型的面向公众的发布会,地点还定在了国家会议中心,来的都是客户,且连一个月的筹备周期都不到,这些天非常焦虑。

所以截止到现在,每天还都是在边补课边筹备,很多工作,只能临时抱佛脚。

今天就总结一下,截止到目前,关于如何在预算有限的情况下,从零开始办一场发布会。

还没有成功经验,纯是功课汇总。

大雄说的主理人提出来的一个方法,我认为非常好,他说,筹办发布会,最重要的就是需要三个核心和两条线。

三个核心指的是发布会主题、发布会活动环节和发布会嘉宾。

两条线分别指的是发布会宣传线和发布会资源落地线。

但我的筹备经验,我认为还少了一个核心,就是发布会场地。下面会详细展开来说。

可以说,四个核心和两条线,直接影响了一场发布会能否成功顺利举行。如果说做到了以上这些,那么恭喜你,你离成功举办一场发布会的距离就不远了。

我也基本上是按照四个核心和两条线的方法去做的发布会的规划。

1
四个核心点
01
时间场地

场地在很大程度上会影响发布会的规模体量还有影响力,场地对发布会的成败起着关键的作用。

所以,提前确定场地、预定场地,了解场地条件,都是要放在优先级的。

我们这次发布会,本来定的场地是清华新百年讲堂,结果我们的时间临时做了调整,正好赶上了清华的考试月,禁止校外企业在学校办活动。当时得知这个消息,急得火上房。在先后找了十几个场地之后,最后选择了国家会议中心。

有空的时候,我把我们汇总的北京办发布会的场地信息,分享给大家。

02
发布会主题

定好场地之后,就需要尽快确定发布会主题。

常见的发布会,按照其不同目的,一般分为4种,分别是新品发布会、战略升级发布会、合作发布会和行业发布会。

我们的发布会应该算是常态的战略发布会,因此,从发布会主题来说,我们很早就定下来“向客户汇报”的主题,清晰秒懂,整场发布会,我们就是希望通过向客户汇报的方式,分享国士无双的系统心法。

这个主题直接一旦圈定了,此次发布会我们希望哪部分人来参会就很清晰了,因为是向客户汇报,所以我们主要的邀请对象会集中在老客户、合作中的客户和潜在客户的身上。

那么,邀请嘉宾的名单就能很快确定下来了。

定完发布会的主题,接下来就是发布会的环节了。

03
发布会环节

从发布会的形式来说,因为我们预算非常有限,请不起大咖明星,所以就只能自己的人亲自上。

在借鉴了很多发布会形式之后,我们确定下来了八位高管接力演讲的方式,这样,也省去了请嘉宾的时间和精力,毕竟,我们整个筹备发布会的时间不到一个月。并且我们自己的高管亲自演讲,也符合“向客户汇报”的主题。

大雄说的主理人提到发布会环节的设置,还提出来了几点注意事项:

第一,最需要考虑的是如何巧妙地介绍自身产品。

第二,需要考虑发布会的亮点。

第三,发布会环节不宜多长,环节需要有所侧重。发布会整体时长最好控制在4小时以内,否则时间太长,台下观众的注意力也不会太集中,观众容易流失。

最终,将发布会的环节确定后,制成一个发布会流程表。几点几分到几点几分,分别是什么环节。该表可以用于当天的环节控制,也可以用于通知参会人员当天活动安排。

04
发布会嘉宾

第三点,关于发布会嘉宾,因为我们都是自己的高管演讲,所以基本上就不涉及到嘉宾邀请了。

四个核心说完,接下来就是两条线了。

2
两条线
01
发布会宣传线

首先是发布会宣传线。

按照一般的宣传节奏,发布会宣传一般分为预热期、举办期和延续期,基本上也就是会前、会中和会后环节。

预热期的宣传,一般是在发布会正式开始前的一周,常规的线上预热宣传包括创意H5宣传、倒计时海报宣传、病毒视频宣传、邀请函宣传等方式。

在发布会即将举办的前三天和发布会举办当天,是第二个宣传周期。
这个时间的宣传主要以大咖站台宣传、视频宣传、活动当天的视频直播宣传为主。

发布会的结束,并不意味着宣传的结束。这就到了第三个宣传周期。也就是在发布会结束后的一周内继续宣传。趁着发布会结束的余温,继续趁热打铁,往往能起到锦上添花的宣传效果。

发布会结束后,常规来说,主要进行三方面的宣传:

第一是宣传发布会通稿,在各大媒体网站进行宣传。

第二是邀约一些KOL进行写稿,分享对发布会的思考,俗称KOL的软广。

第三是邀请一些记者报道,对公司或者负责人进行专访和深度报道,揭秘一些公司发布会背后的精彩内容。

需要注意的是,发布会通稿往往是在发布会开始前就准备好的内容,突出了此次活动亮点以及一些嘉宾精彩发言,用于再次传播发布会的精神内涵。

02
发布会资源落地线

第二条线就是发布会资源落地线。

要想让发布会成功举办,涉及到很多细枝末节的琐碎的筹备工作,这些工作最后都要以成功落地为导向。

这里面就包括:

1、人员的准备:

第一个,指的是参会嘉宾的确定,直至嘉宾正常出席发布会。

第二个,指的是参加此次发布会的观众,需要从宣传到报名结束,保证此次发布会的参与人数。

第三个,指的是活动现场的工作人员,现场人员的分工,各司其职,保证发布会活动的顺利召开。

2、物料的准备:

第一种,指的发布会前期的宣传物料,如之前说的邀请函,创意视频等;

第二种,指的是发布会当天参会人员的伴手礼以及嘉宾礼物;

第三种,是现场的签到牌、签到表、签到台;

第四种,发布会现场的宣传物料,易拉宝、宣传栏等等。

3、搭建的准备:

基本上,只要是发布会的规格,就会涉及到大屏、灯光的搭建,所以提前找到搭建团队,也是一项必要的工作。

有时候场地还需要各种审批程序,及早找搭建团队,能帮助自己分担不少压力。

这么梳理下来,我们还有好多没有完成的。

给自己和团队加油打气吧!

作者:申鹤
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