夜思丨行政工作的琐碎，你不懂
01
昨天有一位读者给我留言，说“行政上的琐碎你不懂”。估计对方也是一位饱受行政工作折磨的同行，言语里透露着一点无奈与质疑。
对于从事行政工作的人来说，不论在哪个行业，哪个单位，基本上都有很多共性的东西，就是工作的繁杂与突发的叠加，时间的紧张与事情的交叉，人心的多样与反复的变化。
有人说，行政工作的范围是没有办法统计清楚的，因为任何一个工作扯到最后，都可以摊到行政的头上。
他们上要对接各级领导，下要服务各级部门；上要完成各类上级单位任务，下要联络各类合作企业。
总的来说，做行政工作的人都希望自己有三头六臂，他们很少有大块的时间可以专心做点事情而不被干扰。
领导们随时随地的指令，上级单位线上线下的文件与通知，各种各样对象的来访，各类员工不同的诉求，此起彼伏的电话，弹窗不停的各类消息……总之，行政工作的人员一旦到了岗位以后，就停不下来，这一点我非常理解。
行政工作，对外，负责协调单位的各项外部关系，参加地方政府及行业组织举办的相关会议与活动；各类人员来访的接待与协调；代表单位接受来自工商、税务、公安、卫生、环保、消防、街道等机关的检查；但凡没有具体对接部门的，都可以要行政上。
对内，负责安排领导们的行程；公文管理；会务管理；用章、各类执照办理；档案管理与更新；办公设施、资产管理；以及各类数不清的服务工作。
每一项工作，都可能演化出无数个细小的分支，似乎想把一个人分成四五个人用。
别说在企业里从事行政工作了，就是在大学里的各类学生组织，做一些繁杂的行政工作，都可能会让很多人缴械投降，挂冠而去了。
02
今天中午吃完饭，大概12点左右，我喊部门的几个同事一起来做一个简短的交流，我用15分钟的时间和他们分享了一个概念，以及这几天我的工作思考，算是一个微型培训。
我们都说培训很重要，学习很重要，但是往往因为工作繁忙，就把重要但不紧急的事情抛之脑后。
等到觉得自己需要学习提升的时候，才发现今年已经过了大半，自己却一无所获。
为什么不能合理地利用好自己的各种时间，把时间颗粒度分得更细一点呢？
如果我们中午只有15分钟的时间可以挤出来，那么就用好它，就这样简单。
很多从事行政工作的人员，每天的笔记本上光是记录的各项琐碎工作，可能都达到十几二十多项，甚至等到下班的时候，他们都没有办法处理完所有的事情，这一点我感同身受。
从整个8月份以来，基本上我们行政部门的所有小伙伴每天都在加班加点，周末也很少休息，虽然这有阶段性工作的影响，但是也反映出行政工作的压力。
哪里有什么岁月静好，都不过是咬牙负重前行。
03
有人可能无法理解，为什么行政部门那么忙碌，他们究竟在做什么？
简单来说，你给领导写一个稿子就需要你花费半天的时间，但是与此同时，从四面八方赶来的其他工作会随时掐断你的思路，打乱你的节奏，来自各个方面的信息也可能会瞬间淹没你。
行政工作，做得好，犹如润物细无声，大家感受不明显。但是只要出一点点纰漏，就会暴露在众目睽睽之下，被领导训斥与责骂，被别人议论与批评。
例如，你组织会议的时候，领导突然发现话筒的电池不够用了，没有了声音，投影仪出临时的故障，你着急上火；你需要安排座位，你需要端茶倒水，你需要准备会务资料，拉横幅，做宣传物料，需要准备好纸笔，通知到所有的开会人员。
当然，你不能仅仅只在群里发个通知，重要的会议你需要确认所有的人都收到，并且了解具体情况。
此外，你还要为领导们准备很多的会务材料，甚至是讲话稿。会后，也许还要安排用餐、用车等各类事宜。这些工作，都是很容易出现各种小问题的事情。
总的来说，一个稍微重要点的会议就够你忙活两三天的时间，更别提上级单位、政府部门的各类检查，各种需要立刻提报的材料，需要布置的工作，需要协调的事情，每一项工作，可能成为你笔记本上的待办事项。
也许其他部门有的时候还可以往后面推一推，但是行政部门没有办法，责任无限大，工作范围无限广，事情无比琐碎。
04
但是面对这样的困境，难道我们就只能认命吗？
我想，我们可以一起静下心来梳理一下，究竟我们每天的工作多少是重要的，多少是紧急琐碎的。
我们可以把每天所有的工作记录下来，分成几个模块，我们可以把这个月的工作进行梳理，整理成一份月度重点工作表，然后在明年的这个时候提前拿出来看一看，我们心中就有数了。
我们可以提前点到办公室，梳理当日重点工作，检查昨日遗漏的部分工作；下班前，可以总结当日工作事项，并进行小结。
我们可以同时用两个笔记本，一个专门用来做会议记录，一个专门用来安排各项常规工作。
手头项目多，可以用白板、甘特图做好规划，也可以借助各类软件实现项目管理与协同。
有些工作我们可以提前布局，有些材料我们可以提前准备，尽可能的把接收任务、应对任务，转变为规划任务，变被动为主动，只有这样，我们才能慢慢开始掌控工作，从而避免像陀螺一样被抽得团团转。
行政工作看似没有什么门槛，好像很简单，但是要想把它做好，对一个人的综合素质要求特别高。
行政工作对人的统筹协调能力，语言表达能力，书面写作能力，接人待物能力，情绪管理能力，抗压能力，谈判能力等等，都有较高的要求，哪个地方有短板，随时可能都会影响工作的开展。
“事务繁琐，人心复杂，工作太多，无处下牙”，这常常成了行政人员的无奈写照，但也正是在这样高强度、高频率的工作氛围中，快速地提升一个人的战斗力。
我们要避免走入事务性工作的误区，脚踏实地的时候，一定不要忘了仰望星空。
毕业后，你愿意从事行政工作吗？
现在做行政工作的你，能扛得住压力吗？