写出精准“会议纪要”,必须知道的几个要点

一、会议纪要是什么?
会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文,具有内容的纪实性、表达的要点性、称谓的特殊性等基本特点。对机关工作人员而言,会议纪要是一种常见的公文文种。
与“会议记录”有啥区别?简言之,会议记录是事务文书而非公文,只是会议情况的原始记录,当然也是写好会议纪要的基础材料;会议纪要则是对会议记录的归纳和概括,是再加工的过程,来源于但又不同于会议记录。
二、撰写会议纪要,得坚持“三个必须”,做到“三个弄清”
“三个必须”:必须如实反映会议内容,不能凭空捏造,否则将违反纪实要求;必须围绕会议成果进行提炼和概括,重点介绍会议成果,切忌流水账;必须反映集体意志,一般用第三人称写,常以“会议”作为表述主体,如“会议认为”“会议指出”“会议强调”“会议要求”等。
“三个弄清”:弄清会议目的,通盘了解会议情况;弄清与会各方最终达成了什么共识;弄清会议相关材料的核心要义。
三、会议纪要有几种类型?
机关工作人员日常接触最多的会议纪要大致有两种,即办公会议纪要和专项会议纪要。
四、会议纪要有哪些要素?
主要由标题、正文、结尾和落款几部分组成。
①标题。必须写明确,不能仅以“会议纪要”为题。主要有以下几种写法。
写法一:会议名称 文种。
写法二:召开会议的机关 内容 文种。
写法三:会议名称 纪要内容 文种。
写法四:正副标题。正标题阐述会议主旨和意义,副标题交代会议名称和文种。
②正文。主要由会议概况、会议的精神与议定事项组成
组成一:会议概况。这一部分是引子,简要介绍会议的基本情况,包括会议的时间地点、参会人员和会议主题。
组成二:会议的精神与议定事项。这一部分是重点,分集中概述式、条项式、发言摘录式3种常见写法。
③结尾和落款。应严格按照党政机关公文格式要求拟写。
五、如何写好会议纪要?
①心得一:会议准备有必要
做好“五项”准备:了解会议议程、熟悉会议文件、掌握与会人员名单、熟悉会议环境、准备记录设备。
②心得二:会中记录有技巧
把握“四个”要点:精力集中、全神贯注,抓大放小、记录关键词,多记“临场发挥”内容,着重记主要领导的总结讲话。
③心得三:会后整理讲方法
做到“四个”注意:注意条理清晰、注意用语规范、注意忠于原意、注意领导意图。
④心得四:审核确认不可少
抓好“三个”流程:自我检查、反复修改,报请直属领导审核。
⑤心得五:闭环执行更重要
坚持“一个”原则:会议纪要签发不是完结,还应密切跟踪、常态督导议定事项的落实情况,有交办就要见实效。
仔细比对。会议纪要报审过程中,会逐级经领导审签修改。纪要起草人员应珍惜各级领导的修改批示,勤于、善于比对初稿与修改稿的差别,体会琢磨领导的用意,特别是着重修改的地方,尤其要注意体会把握。
完善笔记。用记录本来记录会议召开的情况,会议过程往往气氛严肃、时间紧张,即使记录人员下笔速度很快,也难免有内容来不及记录,纪要发放完成后便是补充记录本的最佳时机。
整理保存。记录本、会议录音、会议文件等,是会议的客观见证者,要特别注意存档保管,以便随时查证。
撰写会议纪要,看起来是个不起眼的工作,但它非常考验一个人的基本素养、文字功底和职场情商。
四个关键点与您分享:
No.1 写好会议纪要是职场加分项
会议纪要必不可少,目的是确认会议议定的具体事项,成为今后一阶段的工作指南。会议纪要一般需要报送给相关责任人,包括各级领导、同事,写好会议纪要,能给你的职场加分。
No.2 会议纪要是会议记录的升级版
会议记录极具个人风格,工整详细、随手涂鸦都可,只要能记明白会议过程中的相关讨论、发言、结论就行。会议记录主要是给自己看,帮助自己在需要用的时候复原记忆,理清思路。
会记纪要则是根据会议记录整理而成的升级版,需要根据本单位会议纪要的格式、模板、公文书写要求写作,是未来某项具体工作的行动方案。
No.3 会议纪要至少包括8个基本要点
一份完整有效的会议纪要,要记录清楚会议的8项内容:包括会议背景、目的要求、会议时间、地点、主持人、参会人员、主要议题、形成的决议。如果会议还有未达成共识的事项、未解决的问题,也要一并记录下来。
No.4 会议纪要要简明扼要
与会议记录不同,会议纪要不追求事无巨细、面面俱到,注重的是逻辑清晰、简明扼要。会议纪要最核心的内容我把它总结为“5个什么”:什么时间商量的?我们要做什么事情?由什么人来负责?什么时间完成?要达到什么效果?列成清单式,一目了然。
总结一下:
会议纪要看起来不过短短篇幅,但实际要做的工作还有很多。比如:做好会议之前的准备工作,了解与会人员的资料信息,快速有效利用会议资料,掌握行文逻辑思路,善于总结提炼要点,注意用词严谨,等等。建议您,不妨花点时间,仔细揣摩练习会议纪要的写作,您会有意想不到的收获!
精心准备,心中有数 
每次开会撰写纪要都像考试,或大考或小考,或急难重或缓易轻,需要有一个认真备考的心态,提前把问题想全面,认真作好准备。
掌握会议议程。有些单位撰写纪要和筹办会议的职能没有设在同一部门,这就需要纪要写作人员会前主动联系办会部门,第一时间拿到会议议程,掌握会议主题、参会部门、参会人员、时间地点等信息,做到手脚不乱。
熟悉背景资料。有的会议是之前会议的延续和再部署,关联性较强,领导开场可能直奔主题,这时就很有必要把之前的会议纪要、背景材料等找出来,熟悉情况,对于全面理解把握本次会议内容会有很大帮助。
预习会议材料。一些议题重要的会议,如传达学习贯彻中央最新精神、中央领导同志重要指示批示等,相关部门一般会为领导准备好讲话提纲,纪要写作人员应尽量在会前拿到全部材料,了解清楚主要内容,提前进入状态,做到胸有成竹。
精准记录,胆大心细 
做好现场记录是一项基本功,也是写好会议纪要的有力保障。
要全程参会。充分听取与会人员发表意见,对讨论过程中的逻辑关系有清晰的认识,这是对议定事项进行高质量归纳整理的重要前提。
要抓住重点。一些会议持续时间较长,纪要写作人员难免出现疲惫、注意力无法高度集中等状况,这时需要集中“优势兵力”,重点紧盯一把手讲话,以及主要副职、主汇报人发言,确保关键信息无一遗漏。
要拾零为整。会议中,如果某位与会人员的发言得到主要领导第一时间肯定,说明主要领导非常认可,这类内容需要迅速标在本上,后期整理写作纪要时注意补充。
要标记时码。在可携带录音设备的会场作记录时,当听到分量重、理论强、举措实的发言内容时,可以迅速扫一眼录音时码,作上标记,后期整理时定向确认,大大节省查找时间。
要核对人员。一般情况下,会议议程上的参会人员均会到场,但偶尔也会有临时未到、他人代替等情况,需要纪要写作人员及时“扫描”现场,确认到会人员,严格忠实于会场,在纪要中加以体现。
来源应用写作中心
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