结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（三十九）——从普陀城投公司担保案意外胜诉看形成送达证据链的管理要求
编者按
朱树英律师今天带来的这起案例，是一起担保催告函未送达导致9980万元担保案被告的意外胜诉。尽管是胜诉方，但朱树英主任却在事后反思本案的经验教训时，感叹这个案件的胜诉是有极大的运气成分：“文书送达管理在证据管理中虽然琐碎，但是其意义重大，容不得半点马虎，否则其造成的法律后果将极其严重。”
文中，朱树英律师为我们详细讲述了“文件送达所产生的法律后果”，分别是：证明双方达成合意及达成合意的时间；证明当事人已经依约履行合同要求；防止除斥期间带来的权利消灭；证明合同已经解除及合同解除的时间；中断诉讼时效；履行法定或约定的催告义务。为此，他创造性地提出施工企业应当“重视文件送达的重要性，加强工程项目办理送达业务管理。”相信大家看完这篇文章，将会对文件送达证据管理在工程案件中的重要性有深刻的理解，只有足够重视其管理工作，才能在需要使用有关证据时，让这些证据形成完整的证据链，被法院所采信。
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结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（三十九）——从普陀城投公司担保案意外胜诉看形成送达证据链的管理要求
朱树英
树英说
管理篇
施工合同履约证据及其管理
本系列文章前文已经对建设工程案件中常见的索赔文件、签证文件、程式文件、会议纪要等常见的书面文件的证据制作及证据管理要点进行了多层次、多角度的分析。有关工程合同履行的书面文件记录着合同履约、一方主张权利或双方新增、变更合意的整个过程，是明确双方权利义务变化的最有利的证据。而从书面文件的法律本质上来看，书面文件实质上是一方当事人的意思表示，是该当事人通过文件向对方当事人作出的要求对方当事人确认客观事实、或向对方当事人提出权利主张的意思表示。
根据民法的基本原理，法律上所谓的意思表示需要满足三大构成要件：1）效果意思，即当事人作出的意思表示中应当明确其想要取得的法律效果；2）表示意思，即当事人要有将该意思向外部作出表示的意识；3）表示行为，即当事人要将其意思表示明确具体地向其欲表示的对象进行表示。只有满足这三大构成要件，才能构成法律意义上的意思表示，才能取得相应的法律后果。而单方作出的书面文件（例如工程联系单、每月工、料、机动态表、进度款报审单等）本身，由于是只有一方当事人所书写的内容，故在法律意义上，仅能满足意思表示的第一个构成要件，即效果意思；但不能满足另外两个构成要件的要求，不能构成法律意义上的意思表示，无法取得相应的法律效果，也就无法作为证据使用。这在操作层面上，就是书面文件送出和送达的区别。所谓送出，是指一方当事人已采用有效方式将自身意思表示向对方进行表达的行为，例如当面移交文件、邮寄文件、发送电子邮件等；所谓送达，是指对方当事人已非常明确地接收到该意思表示的行为，例如签收文件、签收邮件、回复电子邮件等。因此，只有文件的送达，才能满足民事意思表达的全部要件。单方作出的书面文件或其他文件如果需要作为证据提供，除了需要提供承载该意思本身的文件之外，还要有承载该意思的文件已经送达的证据，只有这样，才能证明当事人具有对外表示的意思并且具有明确具体的表示行为，才能满足意思表示的构成要件，才能形成完整的证据链。
而证据的送达往往是证据所有管理工作最易忽视的部分，在工程实践中，有关管理人员往往把文件送出了，但没注意留存文件已送出的相应凭证，也没有事后追踪文件是否送达以及妥善保管已送达的证据，因此，使送出的证据无法形成送达的证据链而引起失误和风险，这应引起施工企业所有的管理人员对证据管理的高度重视。
2003年5月28日，上海房地产大鳄、被称为“英雄问世、海乌欲飞、商贸开路、地产为王“（指周正毅一口气收购英雄股份和海乌发展两家内陆上市公司以及上海商贸和上海地产两家香港上市公司）的上海首富、农凯公司董事长周正毅，因有关方面在侦查上海社保案过程中被发现犯有行贿及虚开增值税发票等犯罪嫌疑而被调查，在上海地产界掀起轩然大波。2007年11月30日，周正毅被上海市第二中级人民法院以对企业人员行贿罪、行贿罪、虚开增值税发票罪、挪用资金罪四罪并罚，判处有期徒刑16年。
周正毅事发后，农凯公司很快资不抵债，濒临破产，曾为其开发项目给予贷款的各家银行纷纷通过法律手段追索欠款。周正毅曾因上海四川北路某地块开发，专项向中国人民银行上海市分行贷款人民币1亿元，还款期内仅偿还2000万元，尚欠8000万元，该项贷款由普陀区城投公司按银行的要求出具不可撤销的担保函，担保期限至2003年9月30日。担保期限届满，2003年10月，中国人民银行上海市分行作为原告（下称原告）即向上海市第一中级人民法院提起诉讼，状告被告借款人农凯公司和担保人普陀区城投公司，要求连带偿还本金8000万元和利息1980万元共计9980万元。普陀区城投公司（下称委托人）委托我为诉讼代理人。
原告诉称：担保期内，曾于2003年9月17日通过公证挂号方式向委托人发过催促担保人还款的律师函。由于案情紧急，本案原告除此次邮寄公证过的律师催告函之外，并没有于担保期内再行催告过。但我的委托人却称从未收到过该律师函。我敏锐地发现，该事实对我方当事人的担保责任的承担将产生核心影响。我遂派律师去委托人所在地的邮局查询。经调查，该公证文件应送达的地址是上海市金沙江路2831号，而文件实际送达到了金沙江路2831号-1号，即因邮递单位误投，该律师函未送达保证人。
在法庭上，原告出示了其经过公证的挂号信寄件过程，但是公证文件并没有显示出其寄出的信件内容和送达的证据。我随即提交了抗辩证据即依据我方去邮局的查询结果，该信件已经因不能归责于我委托人的原因而寄失，我方当事人并未接收到原告要求我方承担担保义务的意思表示；且该信件内容已经灭失，原告无法证明信件内容确实是催告保证人履行担保义务，无法证明其已在担保期间内催告保证人履行担保义务，据此，我委托人的担保义务因原告过期未主张而得以免除。这个观点我在庭上向合议庭反复主张，最终得到了一、二审法院的一致认可，而后案件终审判决保证人不承担担保责任。
从前文案例可知，文件是否寄送、是否收讫、寄送内容为何，这一系列与送达相关的事实，会影响关键证据的证据链形成，在工程纠纷中产生重大的法律后果。送达的法律意义在于证明一方当事人的意思表示已经完全、明确、具体地让另一方当事人知悉。故送达所引起的法律后果通常包括六类：（1）证明双方达成合意及达成合意的时间；（2）证明当事人已经依约履行合同要求；（3）防止除斥期间带来的权利消灭；（4）证明合同已经解除及合同解除的时间。（5）中断诉讼时效；（6）履行法定或约定的催告义务。
《合同法》第13条规定：“当事人订立合同，采取要约、承诺方式。” 第15条规定：“要约邀请是希望他人向自己发出要约的意思表示。寄送的价目表、拍卖公告、招标公告、招股说明书、商业广告等为要约邀请。” 第16条：“要约到达受要约人时生效。” 第21条：“承诺是受要约人同意要约的意思表示。” 第23条：“承诺应当在要约确定的期限内到达要约人。” 第25条：“承诺生效时合同成立。”第26条：“承诺通知到达要约人时生效。承诺不需要通知的，根据交易习惯或者要约的要求作出承诺的行为时生效。”
从上述规定可知，我国法律对于合同成立，采用的是要约承诺模式，即一方当事人发出要约，另一方当事人发出相对应的承诺，则自承诺到达发出要约的一方当事人时，双方正式达成合意，合同成立。而要约与承诺的发出及到达均需符合法律或双方当事人具体的时间要求，否则要约与承诺则相应失效，双方无法达成合意，故双方送达要约及承诺的时间决定着要约、承诺是否生效，是否可以认定双方已达成合意。而承诺到达的时间为合意形成的时间，即合同成立的时间，也决定着各方各种合同责任期限的起算时间。
以工程招投标为例，根据《招投标法实施条例》第三十六条之规定，“未通过资格预审的申请人提交的投标文件，以及逾期送达或者不按照招标文件要求密封的投标文件，招标人应当拒收。/招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况，并存档备查。”可见，投标文件的送达时间如果逾时，则投标作为要约，由于超过了要约邀请中明确的时效，不构成有效要约，依据法律规定及招标文件的要求，应当直接拒收，直接意味着承包人失去了中标的资格。可见投标文件是否及时送达，是否留存送达时间的有效证据的重要性。
送达不仅可以证明双方当事人是否构成有效合意，也影响着双方当事人法律后果的承担。例如，正在制定并已正式对外征求修订意见的《最高人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律若干问题的解释(二)（征求意见稿）》（后简称“《建设工程司法解释二》”）第1条中，最高院对中标通知书送达以后，发承包人间的法律关系作出了两种认定意见，一种是“招标人向中标人发出中标通知书后，一方未依照招标投标法第四十六条第一款的规定履行订立书面合同义务，对方请求其承担预约合同违约责任或者要求解除预约合同并主张损害赔偿的，人民法院应予支持。”另一种是：“招投标文件与中标通知书已具备建设工程施工合同主要内容，且不得做实质性变更，即使未订立书面合同，本约亦成立。”从上述条文中可见，最高院对于中标通知书送达投标人之后究竟成立预约还是本约虽有争议，但已明确，中标通知书是一种有效的承诺，故如果中标通知书未到达投标人，双方合同还未成立，双方若未能签订合同，则仅承担缔约过失责任；如中标通知书已到达投标人，则发承包双方之间已成立有效合同（预约合同或本约合同），双方若未能签订正式书面合同或有其他违反招投标文件约定的行为则应承担违约责任。可见，中标通知书的送达时间证据决定着双方承担的究竟是缔约过失责任还是违约责任，送达证据对双方法律责任承担的影响由此可见一斑。
建设工程是个复杂的系统性工程，承发包人之间往往会在合同中约定一定的工作流程。是否按照工作流程进行工作，是当事人是否依约履行合同的一个重要考核标准。而工作流程中，则往往牵涉到了承发包人之间的沟通的时限和先后顺序等。这些内容，就需要通过送达的相关证据来形成证据链。
以常见的工程请款为例，在2017版《建设工程施工合同》中，其在12.3.4条第一款中规定“（1）承包人应于每月25日向监理人报送上月20日至当月19日已完成的工程量报告，并附具进度付款申请单、已完成工程量报表和有关资料。”，承包人是否依约如期报送了工程量报告、进度付款申请单、已完成工作量报表和有关资料，其必然依赖承包人向监理进行送达时留存的证据。
又例如，某些建设工程合同中约定，以承包人提交竣工报告之日作为竣工工期。那么承包人将竣工报告送达发包人之日，才是项目竣工之日。这直接决定着项目工期的计算。
又例如，《最高人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律若干问题的解释》（下称《建设工程司法解释》）第20条：“当事人约定，发包人收到竣工结算文件后，在约定期限内不予答复，视为认可竣工结算文件的，按照约定处理。承包人请求按照竣工结算文件结算工程价款的，应予支持。”故，竣工结算文件送达发包人的时间直接决定着依据合同约定发包人默示视为认可竣工结算的时间。
所谓除斥期间是指法律规定的某种民事权利有效存续的期间。通俗的说，所谓除斥期间就是如果当事人未在规定期间内主张相关民事权利，则该民事权利归于消灭。除斥期间分为法定除斥期间与约定除斥期间。
建设工程中约定除斥期间的典型就是工程索赔。工程索赔是所有建设工程中都会出现的情况，在2017版《建设工程施工合同（示范文本）》19.1条中规定：“承包人应在知道或应当知道索赔事件发生后28天内，向监理人递交索赔意向通知书，否则丧失要求追加付款和（或）延长工期的权利；承包人在发出索赔意向通知书后28天内，向监理人正式递交索赔报告；索赔事件具有持续影响的，承包人应按合理时间间隔继续递交延续索赔通知；在索赔事件影响结束后28天内，承包人应向监理人递交最终索赔报告。”这里约定的28天就是一种除斥期间，承包人如果不能证明其已在28天内向发包人送达了索赔报告，则会导致自身索赔失权。
优先受偿权的除斥期间是建设工程中常见的法定除斥期间之一。《合同法》第二百八十六条建立了建设工程承包人的工程价款的优先受偿权。《最高人民法院关于建设工程的价款优先受偿权问题的批复》（2002年6月20日）中明确了建设工程优先受偿权的期限为6个月，6个月之内不主张的，则失去主张优先受偿权的权利。而正在制定的《建设工程司法解释二》中，拟将优先受偿权的除斥期间规定修改为：“承包人行使优先受偿权的期限为一年，自承包人催告发包人给付工程价款期间届满之日起算。承包人未履行催告义务的，以发包人应当给付工程价款之日起算。”故承包人是否在法定除斥期间内向发包人送达过其主张优先受偿权的意思表示则直接决定着其是否享有优先受偿权。
建设工程领域中，如果承发包人双方发生不可调和的矛盾，发包人常常会依据相关法律法规解除合同，根据《合同法》第九十七条规定：“合同解除后，尚未履行的，终止履行;已经履行的，根据履行情况和合同性质，当事人可以要求恢复原状、采取其他补救措施，并有权要求赔偿损失。”通常情况下，建设工程施工合同被解除后，承包人应妥善做好已完工程和已购材料、设备的保护和移交工作，按发包人要求将自有机械设备和人员撤出施工场地。发包人应为承包人撤出提供必要条件，支付以上所发生的费用，并按合同约定支付已完工程价款。除此之外，有过错的一方应当赔偿因合同解除给对方造成的损失。合同解除后，不影响双方在合同中约定的结算与清理条款的效力。
以上所有损失的计算时点，应以合同的解除之日为准。根据《合同法》第96条规定“当事人一方依照本法第九十三条第二款、第九十四条的规定主张解除合同的，应当通知对方。合同自通知到达对方时解除。对方有异议的，可以请求人民法院或者仲裁机构确认解除合同的效力。法律、行政法规规定解除合同应当办理批准、登记等手续的，依照其规定。”可知，合同解除之日即解除合同的文书送达对方当事人之日。故此，合同解除之日必须依赖解除合同的文件的相关送达证据来确定。
诉讼时效是指民事权利受到侵害的权利人在法定的时效期间内不行使权利，当时效期间届满时，人民法院对权利人的权利不再进行保护的制度。在法律规定的诉讼时效期间内，权利人提出请求的，人民法院就强制义务人履行所承担的义务。而在法定的诉讼时效期间届满之后，权利人行使请求权，而对方当事人提出时效抗辩的，人民法院就不再予以保护。
2017年10月1日生效的《民法总则》将我国民事诉讼的一般诉讼时效从2年修改为3年。根据《民法总则》第一百九十五条规定：“有下列情形之一的，诉讼时效中断，从中断、有关程序终结时起，诉讼时效期间重新计算：（一）权利人向义务人提出履行请求；（二）义务人同意履行义务；（三）权利人提起诉讼或者申请仲裁；（四）与提起诉讼或者申请仲裁具有同等效力的其他情形。”，诉讼时效会因为提起诉讼，一方提出要求或同意履行义务而中断，从中断时起，诉讼时效期间重新计算。因此，是否可以证明一方当事主张权利的请求已经到达对方当事人，决定着诉讼时效是否可以中断，进一步影响实体到权利能否被保护。
催告指债权人或其代理人请求债务人履行债务的意思通知。通说认为，因为催告并非以迟延效力的发生为目的，故催告不是法律行为，理论上是准法律行为的一类，可以准用关于意思表示的有关规定。在建设工程领域，部分权利的行使需以先行催告为前提要件，催告通知是否送达对方及其送达时间，将决定着双方权利义务的行使。承包人的停工权及优先受偿权就是该类型的典型代表。
承包人的停工权依据《建设工程施工合同（示范文本）》第16.1.1款【发包人违约的情形】规定：“在合同履行过程中发生的下列情形，属于发包人违约……发包人发生除本项第（7）目以外的违约情况时，承包人可向发包人发出通知，要求发包人采取有效措施纠正违约行为。发包人收到承包人通知后28天内仍不纠正违约行为的，承包人有权暂停相应部位工程施工，并通知监理人。” 可见，发包人违约，承包人行使停工权的期限是承包人向发包人送达催告之后的28天。如果司法诉讼中，承包人不能证明其催告已预约送达，则其停工权行使具有瑕疵，需要承担相应的过错责任。
承包人的优先受偿权参考正在制定的《建设工程司法解释二》第32条： “承包人主张优先受偿权的，应向发包人书面催告。建设工程施工合同没有约定催告履行合理期限的，催告履行的合理期限应不少于一个月，自发包人收到催告通知之次日起计算。” 该司法解释拟将催告作为优先受偿权的行使的前置条件之一，如该司法解释正式生效，则承包人是否依法送达催告将直接影响其优先受偿权的行使。
除了以上已经提到的主要几种情形，送达证据还能证明包括：证明当事人已依法行使撤销权、证明当事人已行使上诉权、证明当事人已申请再审、证明当事人已经提出保全或者已经申请续保、证明当事人已申请执行等等诸多问题。
从上可知，送达证据常常涉及双方权利义务及相应责任的起算及终止甚至对权利义务本身也能产生直接影响，故送达证据的管理虽然琐碎，但依然是证据管理的重中之重。
按照项目管理理论，沟通过程应包括五个要素，即沟通主体、沟通客体、沟通介体、沟通环境、沟通渠道。沟通主体是沟通的发起者，即“谁在说”；沟通客体指沟通对象，即“对谁说”；沟通介体是沟通主体用以影响、作用于沟通客体的媒介，包括沟通内容和沟通方法，即“怎么说”；沟通环境既包括与个体间接联系的社会整体环境、个体直接联系的区域环境；沟通渠道即沟通介体从沟通主体传达给沟通客体的途径，即“以什么方式到达客体”。而为了证明沟通过程的存在，一般会从证明沟通对象、沟通客体、沟通介体、沟通渠道四个要素入手。通俗而言，即是要证明A已经向B传递了某信息，则需要证明A向B通过书面、口头或其他方式以邮件、会谈、电话等形式传递了某信息。唯有上述几大要素均齐备，才能建立起牢固的证据链，使得处在证据链上的证据得以被采信。
工程企业在进行项目管理的信息管理和合同管理时，要提高对文件送达的重要性的认识，并应安排专人处理该等事项，在为项目经理等技术人员提供辅助工作中真正起到认真寄送、久时通知、登记完备、负责催促的作用。凡收到发包人、设计人、监理、分包、供应商等的文件或通知，须立即拆封，对需要通知专人的应立即通知到专人，对通知中未载明负责人员，也应建立起相应的处理方法。
为预防工程企业在送达问题上的风险，要制定统一的管理办法，不仅要明确规定工程文件的送达管理的有关规定，还要建立有效的监管机制。监管要落到实处，与业主的沟通、提出索赔、提交工程进度表等有明确规定期限的送达事项，各部门要有统一登记、备案制度，如果具体负责人员在送达问题上出现疏漏，要建立一种有人及时催办的管理机制，使项目人员需依法依约定期限送达的事项都能够确保不出差错。
承发包双方直接文件交接应办妥签收手续，某些重要的证据原件、房产证原件、数额巨大的发票等，由项目经理派人直接送达可以保证其安全性，项目部直接接收文件应制作固定的签收文件并应附卷。直接送达，取得直接签收的接收文件是送达证据最直接、最明确、最优秀的证据固定方式。
但工程实践中往往存在项目工作人员不方便直接交接文件或发包人拒收文件，那么项目管理人员更要注意此情形下间接送达的证据管理。间接送达是指当事人通过邮政、快递、电子邮件等间接方式，向对方当事人送达相关工程文件的行为。最常规、最有效的送达方式包括：邮寄送达和电子送达。工程中对某些重要文件的送达，需要同时采用两种送达的双控方式以确保文件已送达，可既采取电子送达，又邮寄送达的方式等。对某些特别重要的文件，还可以进行公证。
上文已经谈过直接送达与间接送达的区别，而间接送达的两种常见方式即邮寄送达及电子送达的具体实务操作，需要引起关注。
第一，关于邮寄送达实务操作的注意事项有：
（1）邮寄送达的操作实务。
当前邮寄送达主要包括两种方式——信件寄递与快递。通过邮寄寄送相关文件可收到两份间接证据——寄单、到达查询信息，可以组成一个完整的证据链。
我国信件寄递业务由邮政局法定专营，而快递业务则有国营和民营企业的区别，民营快递包括顺丰、申通、韵达等；而中国邮政速递物流股份有限公司（EMS）是唯一的国营邮寄送达的专业单位。
通过快递和挂号邮寄方式发送文件，仅能证明发送过文件，但不能证明文件已经送达。因此，在寄出快递或挂号邮寄后应及时到邮局查询或向EMS索要回执，并与寄出证据作为送达证据一起归档管理。
（2）选择中国邮政EMS为首选快递及寄送EMS时的操作流程。
根据《邮政法》第五十五条“快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务，不得寄递国家机关公文。”以及《最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》的相关规定，法院的邮寄送达业务都交给了EMS，这使得许多法院在接收快递时只接收EMS的快递，对于其他的快递不予接收。可见，EMS是国内适用面最广，公信力最强，最适合作为送达证据来源的邮寄方式，应当优先适用。
另根据《最高人民法院关于债权人在保证期间以特快专递向保证人发出逾期贷款催收通知书但缺乏保证人对邮件签收或拒收的证据能否认定债权人向保证人主张权利的请示的复函》，债权人以特快专递发出的邮件，即使没有对方对邮件签收或拒收的证据，只要能够提供邮件存根及内容，也可视为主张了权利。通常来说，用快递寄出一份文件时，首先需要注意的是填写内件品名，这就保证了如果当时没有索要回执，通过单号在网上查询邮件的寄送信息也可视为主张权利的证据。
邮寄EMS中，应当注意做好以下几个工作：
（i）将EMS邮寄的函件正本进行编号，并在函件正本中标明：本文件一式两份，一份寄件人存，一份以EMS的方式发送，并注明快递单号，并归档。
（ii）完整填写EMS面单，包括寄件人、寄件人单位、寄件人联系方式、寄件人联系地址、收件人、收件人单位、收件人联系方式、收件人地址，尤其应当完全填写内品名，尽可能详细描述所寄函件正文的内容。
（iii）将函件正本放入信封后，贴上EMS面单密封。取下面单复件并归档妥善保管。
（iv）在EMS寄出后，尽快登陆全国邮政特快专递网站，打印邮件送达的详单页，并归档。
（v）EMS被退回的，应要求邮局出具证明，说明退回原因，并将之归档。
（3）寄送重要或内容较为复杂的文件时，应当进行公证。
邮寄文件时，寄单上可以填写邮件内容，以初步证明相关邮件的内容，但如果该邮件相关内容过于复杂或者过于重要，无法在寄单上进行充分的表述和体现，此时就需要采用公证邮寄的方式，以证明送达邮件的内容，才能充分保证送达的效力。
（i）投递环节
以上文所述普陀城投案为例，原告虽然采用了公证并挂号邮寄的方式寄送了律师函，但其遗漏公证律师函的内容，导致其无法证明其是否向我方当事人主张过权利，直接造成了举证不能。故对于重要或复杂文件的投递，应当采用公证邮寄的方式进行，不仅要公证邮寄的时间、地点、对象，还要公证邮寄的内容，才能构成完整的证据链。
（ii）送达环节
在送达时，往往还会遇到对方当事人拒收的情形，从而引起争议。这种时候，此时，应当请公证机关作出旁站证明，记录下了已经向对方当事人递送但对方当事人拒收的事实，亦可证明当事人的意思表示已正式送达对方。
另，当事人在文件邮寄后，应当随时关注邮件送达情况，如果发生如上文普陀城投案中误投或是无人接收的情形，应当马上重新查询对方当事人实际地址，再次进行邮寄，避免无效送达。'
第二，关于电子送达实务操作的注意事项有：
随着时代的发展，电子送达因其便捷的形式而被广泛采用。最高人民法院在2017年也下发了《关于进一步加强民事送达工作的若干意见》（法发[2017]19号），其中规定，“十一、采用传真、电子邮件方式送达的，送达人员应记录传真发送和接收号码、电子邮件发送和接收邮箱、发送时间、送达诉讼文书名称，并打印传真发送确认单、电子邮件发送成功网页，存卷备查。”及“十二、采用短信、微信等方式送达的，送达人员应记录收发手机号码、发送时间、送达诉讼文书名称，并将短信、微信等送达内容拍摄照片，存卷备查。”故而在法院系统已经认可了通过电子手段进行送达的效力。民事活动中，参照此要求进行送达，也是能够被法院接受的送达方式。
但是，电子送达其本身留存的证据与传统送达方式并不相似，需要特别关注以下几点：
（1）采取电子送达时，应当在合同中约定双方的指定的电子送达地址。电子送达与传统送达不同，需要首先证明该电子地址属于对方当事人所有，才能进一步证明相关文件已送达对方。而按照现今的电子网络实际，如果在争议发生后去证明电子地址的归属在实务中具有极高的实践难度，故最好的方式是在合同中直接约定明确的电子地址，以避免相关争议。电子送达的最优方式是电子邮箱，避免使用qq，微信等即时通讯软件。
（2）寄送电子邮件时，应当避免使邮件附件过大，过大的邮件附件会使其附件被系统定期清理，从而无法证明邮件内容，故如果相关邮件内容过大，应当还是采用传统方式为佳。
（3）使用固定的电脑进行邮件附件的保存和发送。电子证据提供时，需要提供相关的电子信息的原始载体作为法院质证的证据原件，故采用固定的电脑有利于相关电子证据的证明。
综上，文件送达的证据管理看似微小琐碎，但是其对工程案件的重大的影响不容忽视。企业应当对此更加重视，以期能够在需要使用这些证据时，这些证据可以形成完整的证据链，被法院所采信。
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