业务交流 | 我们这样整理全宗卷
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最近兰台群讨论全宗卷编制，有兰台伙伴提问“全宗卷是甲方提供，还是第三方去做，有什么依据？” 群里伙伴建议按照《全宗卷规范》（DA/T12-2012），最好自己编制整理，交给第三方制作，会面临很多问题。您怎么看？
以下内容来源：《山东档案》2020年02期，经授权发布，仅供参考学习，有任何问题敬请留言。
全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。青岛市档案馆在收集、保管、利用各全宗档案过程中，形成了涵盖众多文件材料内容的全宗卷和说明多个全宗立档单位及档案管理状况的综合全宗卷。
按照国家档案局业务建设评价要求，为规范全宗卷管理，我们对全宗卷文件材料实行“两套”制整理方法，即全宗卷纸质归档文件材料，按照《归档文件整理规则》进行整理；对形成的相关电子目录数据，按照《全宗卷规范》（DA/T12-2012），在数字档案馆系统中实行“八大类”分类管理。这种“两套”制整理管理做法，既符合青岛市档案馆全宗卷管理实际情况，又遵循国家规范要求，在2018年国家档案局业务建设评价中，得到专家组的肯定。
一、全宗卷、综合全宗卷管理及卷内文件材料情况
青岛市档案馆全宗卷、综合全宗卷实行分库管理，即每个库房形成并保管各自库房档案的“全宗卷”。由于多年的形成和累积，每个全宗卷都分别形成和保存了数量众多的归档文件材料。
截止2017年底（国家档案局业务建设评价时统计数字），馆藏档案共计428个全宗，形成全宗卷800余盒，卷内文件材料约1.7万余件。以“中共青岛市委”全宗为例，全宗卷共有17盒，卷内文件材料形成时间从1955年至2017年，共计220余件。内容主要包括：全宗介绍（指南）、档案目录、档案移交清册、档案资料清点及检查记录、档案鉴定报告、档案整理方案总结、档案资料利用情况统计表、档案抢救修复及缩微复制等情况说明，等等。
可以看出，无论是在“全宗卷”还是在“综合全宗卷”中，都形成和保存了大量的应归档文件材料，需要规范有序整理和便捷有效利用。
二、全宗卷内文件材料“两套”制整理管理的做法及成效
这种整理方法和管理模式，在实际工作中取得了明显成效。
一是保持了青岛市档案馆全宗卷内文件材料的历史原貌和工作的连续性，充分降低了因重新整理卷内文件材料而造成的工作成本，并消除了因此对文件材料原件造成损坏的现象。
二是通过数字档案馆系统对全宗卷文件材料目录数据的分类管理，既符合了《全宗卷规范》要求，又可更加直观地了解各个全宗档案在管理过程各种情况，快捷准确的查找到全宗卷内文件材料。
三是避免了卷内文件材料因分类不准确等原因容易造成整理质量不高的现象，极大地提高了工作效率，全宗卷文件材料整理和全宗卷管理更为规范实效，更具可操作性。
三、整理全宗卷内文件材料的体会
全宗卷内文件材料整理和管理工作，是一项既简单又繁琐的工作。既要遵守有关规则，做到规范有序，又要结合工作实际，做到改革创新。
因此，对于全宗卷内归档文件材料的整理，应根据各自实际情况，在执行《全宗卷规范》标准要求情况下，完全可以按照《归档文件整理规则》“简化整理、深化检索”的基本原则，遵循归档文件材料形成规律，将每个全宗卷内纸质文件材料按照其形成时间排列并延续整理，同时充分运用信息化技术手段和优势，通过数字档案馆系统中全宗卷归档文件材料的目录数据管理和统计利用功能，切实提高全宗卷管理的规范化、科学化、现代化水平。