一个核心点、四个原则、八个技巧，一篇文章帮你做好时间管理

记得上学时，有的时候你会觉得：“哇，我昨天效率超高，9点就写完作业了。”

而有的时候却很受打击：“唉，我昨天效率太低了，11点也没写完。”

都是固定的可用时间，都是等量的作业，在你身上却得出两种结果，到底是哪里出了问题呢？

其实，就是你的时间管理出了问题。

1.快速进入专注状态

快速进入专注状态，绝对是做好时间管理十分重要的一个前提。

虽然你现在可能每天都在学习或者工作，但你知道自己的大脑处理系统，是如何运作的吗？

知道是什么影响你的专注力吗？

正如巴菲特所说：“不熟不做，不懂不买。”我们只有了解大脑的行事原则，才能更好地用它管理时间。

01影响专注的因素。大家肯定有过这种经历，就是你工作或学习了很久，然后站起来伸个懒腰，走一走，就能感觉大脑也突然放松了；

相反，有时候你情绪低落，然后又不得不学习时，你会发现，当自己坐在书桌前就会十分抵触。

这两种现象背后的原理是什么呢？

在《思考，快与慢》这本书里，作者解释了大脑的两种思维方式：“系统1”速度快，做什么都完全不费脑力，比如走路、吃饭，它动用的是原始脑；

“系统2”与学习力直接相关，速度慢，费脑力，我们叫它学习脑。

所以，上面的现象就是从简单的原始脑和复杂的学习脑之间来回切换的过程。而对这种切换产生较大影响的就是两个字：情绪。

尤其是消极情绪，它能限制并窄化我们的认知过程。比如，跟人吵架后的怒气、被领导说了的委屈、身体不舒服的郁闷，都会让你更多考虑生存性的问题。基因决定这时你的原始脑占据上风，学习脑就会暂时休眠。

所以，理解这一底层规律之后，我们要做的就是别管干什么，都先把情绪处理好再说。

平静的心理状态是让我们进入专注的第一步。

那么问题来了，怎么解决自己的情绪呢？

这个问题也困扰过我，比如确实压力大的，有些任务确实很难啊，时间节点确实紧啊，咋整？我的应对策略是两类，分成物质性的和精神性的。当然以下方法我现在已经不刻意使用了，但是它们确实帮我度过了很多困难时刻。

02物质层面：

001塑造专注环境。

《睡眠正能量》一书中提到过：床就是用来睡觉的。如果你经常在床上工作、上网或者玩游戏，即便你想要睡觉时，大脑会因为惯性难以区分你的行为，并让你睡眠更加困难。

由于我的主战场就是家里的书桌，所以在这个方法的指导下，我的做法是，书桌只用于办公，不干类似吃饭、休息或刷手机的任何事情，我的电脑也只安装办公软件并且只用于办公，不用它看电影，玩游戏。

我把自己和它形成条件反射，只要我坐在书桌上，打开电脑，大脑接到的指令就是工作或学习，所以我的注意力很快能被这个环境和惯性激发。

相反，如果你不注意，在书桌或者办公桌上，又是玩游戏、又是上网，又是吃饭什么的。那么当你要用它办公时，大脑的反应会很迟钝，它无法做出辨别，在惯性和惰性的趋势下，即便你不点开新闻或者游戏，它也会让你分神，并拉长你进入专注的时间。

而被拉长的这部分隐性时间，貌似你也在努力，但完全是两个概念。这就是为啥，有的人做一件事感觉会越来越好，做起来越来越快，因为当他获得专注后，效率就是高啊。

这是两个层面的问题：一个是环境影响，另一个是仪式感。

经过很长一段时间的练习，大概半年，即便我在床上刚看完搞笑视频或者玩完游戏，只要我坐在书桌前，就能很快冷静下来，进入专注的时间被极大的缩短了，因为办公桌这个环境给大脑发了信号：“要做事了”。

这就好比对于自律能力较差的人，大家都不建议他做自由职业者，公司的办公环境才能给他的自律加把锁。对书桌环境的营造就有点像精神层面的公司，它能给我的情绪加把锁。

桌子还只是一方面，你可以把生活中的很多处所都变成激活专注的钥匙，比如上下班的地铁上、公交上等等。就是让那些环境给你形成学习的反馈，时间久了，专注就很好调动。

不然你今天在路上看电视剧、明天打游戏、后天和朋友煲电话粥，你想随时让自己专注就很难，因为不用别人或环境，你给自己设置的干扰就很多。

002 伙伴效应

不知道这两张图有没有撑起一些人的青春？这两部动漫的主题就是伙伴，而伙伴效应是激发专注的利器。

最开始，我在早期的社群就是打杂，然后做一些逐字稿这样的简单工作。虽然比较枯燥，但是在线上大家的干劲都很足，都在做什么PPT啊、思维导图啊、读后感啊之类的。所以被这种氛围带着，就很容易坚持。

之后有人会评论你的东西。尤其是收到了一些肯定或者建议，你就会很兴奋，而这种兴奋延续到下一项任务中。

直到现在，我还是会有事没事看看群里的大家在做什么，从中可以得到很多力量。以伙伴为要素的社群学习之所以有效，是因为在线下很难遇到同频的人，而且即便遇到了也很难经常一起做事讨论。你们现在就在社群中，所以你们的感觉应该更加直观，之前自己一个人什么状态，现在这么多同路人又是什么状态，差别真的很大。大家相互鼓励，一起往前冲的感觉很带劲，很容易让我进入专注状态。

总之这上述两点强调的就是环境，不管是物质环境还是社交环境，都能成为你做好时间管理的基石，关键看你如何利用。

03精神层面：

在精神层面，我自己有两个“认知领袖”。

左边是大脑图，但是由于它有点逼真，我担心引起大家不适，所以加了马赛克。但是这张图很贴切了表达了我的意思。所谓认知领袖，就是只要我开始做事，我的大脑就会被下面这两个认知占据，不考虑别的事情。不然我们很容易在做的过程中分心，想别的事情。

第一阶段是“先做一点”，第二阶段是“能做多少做多少”。

001先做一点

就是不管什么事，看起来有多难，我都让自己先做起来。我不会思量太多，我是属于那种边做边调整的类型。大家都知道，在物理学中，静摩擦系数要大于动摩擦系数。

我的体会也是这样，做之前一定是有些纠结的，一旦做起来，你会被做完的一点点的小进度持续激励。

这些激励可以很大程度抵消掉，你最初看到问题时的不安和惶恐。有时会觉得，哇，好难，这时候，认知领袖就会说：“难吗？先做一点。”不断的告诉自己，这基本上已经变成了我做事的信念。

002 能做多少做多少

比如之前有一次，某公众号的主播有事外出，需要提前准备10篇稿子，结果直到截止日期的前一天，稿子还是不够，还差三篇。如果完成不，就太打脸了。

面对这个难题，“能做多少做多少”的认知领袖再一次站出来了。我脑子里想的就是，“管它呢，能做多少做多少。”然后当天正好是个周六，我就回公司闭关写作。从上午8:00一直到晚上20:00，12小时，我完成了那三篇稿子，顺利度过了内容组的一次小危机。

控制自己不要去想结果，不然真的会背负很大的压力。

做事就是“趁现在”。

别管是十分钟、二十分钟，能做多少做多少。这个想法上的小改变，对我产生了很大的、很积极的影响。

其实，很多人抱怨不能坚持读书，就是结果思维影响的。他眼里只有还剩多少书没读，或者看到别人噌噌地读，肯定“压力山大”啊。相反，不如你就洒脱点，我今天能读多少读多少，管他呢。哪怕一天只翻一页书，你的信心和主动性都很不一样。

以上就是物质和精神层面的我早期用于专注的惯常做法，它们帮我度过了很多困难时刻。

2.高效的秘诀：快速切换‍

克服了情绪因素后，我们来研究做好时间管理的第二部分：快速切换。

什么叫快速切换？

往哲学了讲就是活在当下，往通俗了讲就是不要吃锅望盆，干好手头的活儿。

这个东西很重要。尤其是进入职场以后，我们的时间被工作、生活、情感和自我成长切得稀碎。比方说我的本职是在企业管理新媒体和传媒两部分工作，业余在线上是笔记、讲书以及分享，生活中我有太太、双方的亲属需要照顾，另外还有和朋友的聚会以及一些必要的应酬。

以上每个角色都包含了我对自己的一个要求。抛开情感来讲，每一个关系背后代表的是一堆待处理的事。这些事填满了我的生活。我想大家也是一样的。

所以，能够快速切换状态和思维处理相应的事情，这个能力是很重要的。

每个人一天的可支配时间基本相同，你能做到迅速切换，就可以减少调整状态的时间损耗。比如做读书笔记，从“读到写”是“输入和输出”的关系，它们动用的是不同的大脑区域。但那次逼急了，我一天写了三篇读书笔记，而且它们源于三本不同的书，就是得益于这项日常的训练，在高能时刻让我能够超水平发挥。

快速切换，减少大脑过渡时间，那多出来的时间就是你自己的。

在这里，我推荐几个帮你养成快速切换习惯的方法。

方法一：把任务显像化。

这个事我们这么理解，就通过写待办事项，把对日常任务的记忆外包给清单，在我执行时不用从大脑中提取的，而是从清单中读出的。

这样可以缩短回忆时间，减少对意志力的消耗，尽快进入节奏。有时候我们想不起一件事就真的是挖空心思也记不住，白白浪费了好多时间，而意志力在一天之中其实也是有限的。

方法二：以任务为准，而不是以时间为准。

除了清单之外，我每天早上起床后都会想一件事就是今天我要做什么。找到最主要的三件事，然后就按照先后顺序，开始做，不看时间，也不设置番茄钟。

还有，不到万不得已，我都是先把一件事全部做完后，再做下一件，这也是我能够快速切换的原因。因为我发现，虽然我也可以多任务并行，比如我做了一半的A、因为什么事打断了，然后做B，结果B做了一半又去做C，这样貌似没坏处，所有事情都有进展，但A和B的内容和没做完的压力还是会在我的意识中残留，会让我自己有种不安的感觉。所以，我尽量不让自己搁置任何事，都是一口气做完，带着做完后的小欣喜干下一件事，效果反而更好。

方法三：创造安静环境。这个办法主要用于回家以后。白天上班累一天了，大脑一片混沌，所以晚上一回到家，肯定是先休息一下，换换脑子，买买菜、做做饭、刷刷碗之类的。等自己放松下来之后，我会给自己戴上隔音耳罩，创造绝对安静的环境，让自己更静一点，一是排除做晚饭时松弛状态的干扰，二是通过感受自己的心跳和呼吸让自己快速进入专注，三是隔音耳罩我一般只带10多分钟就会摘掉，因为进入状态后就用不着了。

3.终极时间管理术：目标匹配

咱们前面两节大家都看到了，更多的是一些方法论，属于术的范畴。最后一节咱们来说说时间管理真正的“道”。

老话说得好“你有多大碗，就吃多少饭。”关键是你知道自己有多大碗吗？

比方，你想理财，你知道自己有几张银行卡吗？

知道里面都存了多少钱吗？

知道什么是恩格尔系数吗？

知道啥是年化收益吗？

知道啥是斯坦尼斯拉夫斯基表演体系吗？

最后一个我是瞎说的哈。

意思是，你都不知道、不了解、不清楚，那你还买啥理财产品？

所以，时间管理很火，但做好的人很少，原因就在于，你知道方法，但却不了解自己。

因此，想要做好时间管理，你必须掌握这几大原则。

001了解原则

了解自己有多大碗的第一步，就是预测任务时长。很多时候我们完成不了任务的原因不在于行动力、和做事的意愿及主动性，更多的在于我们对于任务本身的判断。比如你一天和你能力匹配的任务是A、B、C、D，但是你觉得不行，我要努力！很鲁莽地给自己设定了A、B、C、D、E、F的任务清单，然后很高兴，哇，我列清单了，一定事半功倍！然后，很不幸，中间受到了一些琐事地干扰，自己只搞定了ABC，D都没做，然后自己很恼火，很郁闷。又把DEF的任务放到了第二天。这样依次类推，任务就像滚雪球一样，越滚越大，郁闷也越滚越大。自己欠自己的“任务债”越来越多，心里也背上了沉重的心理负担。

这就是对自己没有起码的能力判断造成的。

所以我们要具备这样的能力，就是看到一个活儿，自己可以判断它大概需要多少时间。如果是一项长期工作，要能掌握自己的任务量是多少，才能保证在时间节点前完成。只有了解自己的能力值并可以做任务的时间评估以后，这再列清单，才具备了起码的合理性，心里也更有底气。而不是凭借一腔热血，鲁莽行事，然后一败涂地。

提升“估时能力”最简单的方法就是掐表。就是通过记录自己在每件事上花的时间，给自己做任务清单提供依据。中间如果有其他事情的干扰就去掉那部分时间。只有这样，我们的任务清单列的才有意义。否则不过是一张不符合实际情况的废纸。

002匹配原则

人就像一台精密仪器，如果内部齿轮不合适，也会出现运转不良的状况。因此，了解自己的时间使用习惯后，就要着手把精力、注意力和任务进行匹配了。

很多时间管理专家都强调一件事就是：重要的事情要上午做。

这就是典型的匹配原则。因为上午是人精力最旺盛、注意力最容易集中的时候，所以在上午解决难题用的时间比下午短很多。同理，我们还要了解自己到底是什么时间段比较适合处理什么类型的问题。通过尝试和记录，写在本上的数据会告诉你一切。把握好这种时间和任务的匹配细节，能让你往前迈一大步。

在《全力投入的力量》一书中，詹姆斯·勒尔博士的研究给这个原则做了印证。他给我们的建议是，工作就像一连串的冲刺，每次冲刺之后都留有充分休息的时间。如果你整天都像跑马拉松一样处理事情，那么你的工作效率不会太高，而且你可能没到这一天结束，就已经精疲力竭了。

比如对于读书和写笔记这两件事我是这样做的。

我每天必做的功课是读书，最多的一天会扫读10多本。基本上一本300多页的书，如果我用稍微仔细点的方式来读，要1个小时左右，如果只是跳读，没啥意思的书，可能20多分钟就完事了，作为公众号副主编，这是一项硬要求。当然，需要说明的是，这是我练习久了以后的做法，在最开始我也是一本书读很多遍，直到吃透为止，这也为我后面从量变到质变打牢了基础。

我发现自己连续仔细扫读前两本书的时候，问题不大，但是当自己开始扫第三本的时候，精力就有点跟不上了。这时候我就会去公众号里读标题，要么会读一些轻松好玩的文章来调节，然后大概10分钟左右，就像学校的课间操，自己的精神得到缓解后，继续读书效率会很快。这里面有个细节是，从中间放松，然后读完第三本，和不休息连续读完第三本用的时间基本一样。可是如果我连续读，就少了扫标题和读其它文章的机会。类似这样使用时间的小技巧，在我们的一天内，可以用的地方很多很多。

003目标原则

这个点我想了很久，“目标”这两个字都被说烂了，要不就不说了，但思前想后，还真绕不过去。毕竟它是真的真的真的很重要。

下面这段，是我的心里话：“我们可以通过各种方法提高你的时间管理，但都不是决定性的。真正有决定性的是战略层面的东西，也就是你愿意为之奋斗终身的一个事业。只有这个东西明确了你才能把时间管理做到最好。”

这也是为什么这一点说所有书或者课程都会提到，因为时间管理做得好的人都有这个特质，使命感这东西比什么方法都奏效。

004系统原则

我们还是回归到时间层面，站在一个高点往下看。时间管理归根到底是一项系统性工程，它具有迭代升级属性，你一定要清楚。

就是说“准备”“分析”和“善后”虽然没有用掉一件事的主要时间，但都是围绕这件事展开的，我们不能说这些时间都不算在内。

比如我读完一本书的时间是3个小时，那我可以说这本书我读了三个小时吗？

不对。

还有什么时间没算在内？

选书、买书、记笔记的时间应该都算在内。因为这些时间都是围绕这本书展开的。说这个的原因是，我们可以对比，考试的最后一分钟、发呆的一分钟、上网读八卦的一分钟，连续做俯卧撑的一分钟。在物理上，虽然都是一分钟，可是放在一起一比较，你就知道他们明显不同。原因就在于他们归属何处。所以想建立一套属于自己的良性运转的时间处理系统，这些细节就必须注意到。而且只有补足细节，这个系统才会运行得更好。

比如，中午同事都到食堂吃饭，你能不能提前一点去，错开高峰期，就能省不少排队的时间；下班如果是晚高峰，能不能晚走半小时到1小时，读读书，做点别的工作。能避免在车上挤来挤去的时间和烦恼。我们每个人的工作都不一样，但当你着眼于自己的时间，就能找到很多提升时间管理质量的东西。