秘书工作研究 | 浅议从细节入手做好秘书工作
秘书作为办公室的重要组成人员，承担着参谋助手、督促检查、综合协调等重要职能，是领导决策和联系职工群众的桥梁纽带。秘书人员工作效率与质量的高低对于快速落实领导决策部署，推动各项工作高效运转和有序开展，树立良好形象起着十分重要的作用。笔者几年秘书工作经历和体会可以用一句话来概括，那就是“细节决定秘书工作成败”。正如周恩来总理曾语重心长地告诫。“秘书工作无小事，有时说错一句话，做错一件事，办错一个文件，往往会造成很严重的后果。”
“细节”一词，《新华字典》的释义有二：一是“细小的环节或情节”，二是“琐碎而不重要的小节”。《辞海》的定义，即“琐细的事情，无关紧要的行为。” 唯物辩证法认为，事物都是普遍联系的。细节是事件的颗粒、链条的环节，世上的大事大节都是由一件件的小事、一个一个的小节构成的。任何事件发生、发展的过程，都是由一个个细节的量变积累到质变的过程。细节再怎么细、再怎么小，都是事件链条上不可或缺的、重要的一个环节。“千里之行，始于足下”“千里之堤，溃于蚁穴”“小不忍，则乱大谋”说的都是细节决定成败的道理。
北京汪中求细节管理咨询公司首席咨询师汪中求先生所著《细节决定成败》一书中更是一针见血地指出，“对细节的重要性认识不足、了解不够，是不可能做好细节的。”20世纪世界最伟大的建筑师之一的密斯？凡？德罗在要求用一句最概括的话来描述他成功的原因时，他只说了5个字：“魔鬼在细节”。他强调，“不管你的建筑设计方案如何恢弘大气，如果对细节的把握不到位，就不能称之为一件高质量的好作品，细节的准确、生动可以成就一件伟大的作品，细节的疏忽也可造成一个宏伟规划的失败。”
笔者认为秘书要做到对细节工作善于捕捉、精于运作、高效处理，必须从四方面提高自身素养。
一、正确定位，工作到位不越位
秘书在工作中发挥着上情下达、下情上报、辅助决策、沟通协调、参与政务、办理事务等职能作用，是领导联系部门和基层单位的重要纽带，是领导掌握工作动态和单位信息的重要渠道，是领导决策部署和指示精神快速落实的重要载体。秘书工作的优劣，在一定程度上影响着领导的工作效率和决策成败。首先要正确认识自己的工作意义和价值，找准自己的角色，把握好工作分寸即把握好“度”，多一步是越位，少一步是缺位，偏一步是错位。把握好“度”说起来容易，真正做起来确实比较难，因为“度”的把握实在是太难以拿捏了，这需要秘书人员不断地在工作中反复探索、总结、提高才能把握好。其次，秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位，始终保持积极进取、乐观向上的精神风貌，坚持高标准，高质量，高效率地干好本职工作。
秘书工作一个很重要的特点，就是按照单位领导的指示去开展各项工作，秘书工作的这种“受命性”特点，要求秘书人员必须认真地掌握和理解领导的思想，准确领会领导的意图。
一要善于“察言观色”。不同的领导，由于知识、经历、经验、工作习惯等方面的不同，决策的思维习惯和特点不尽相同，交代意图的方式也因人而异。秘书人员要做“有心人'，留心领导平时在不同场合的讲话，对一些具体问题的看法，以及一些有感而发形成的思想等，善于将领导的这些断断续续、零零散散的思想进行系统总结和归纳，从中把握领导的思想脉搏和思维走向，更加深刻准确地领会领导意图。
二要及时请示汇报。在遇到领导交代模糊不清的时候，秘书必须多思考、多动脑筋。比如可以在不误事的情况下，在适当的时候，借讨论某一件事、某一观点，自然而然地谈到自己要问的事情，从而把领导的意图引出來。如果任务比较紧，自己又把握不准时，要及时请示汇报，争取主动，求得领导的理解和指点，不要有虚荣心，因为怕领导说“这么小的事都办不了”或者怕暴露了自己的无知、无能和某些方面的不足而自己藏着、掖着，导致误时误事。
三要不断丰富提高。领导意图受时机、范围、透明度等种种因素影响，具有不确定性，虽然基本形成，但还有一个逐步调整、逐步完善的过程。当领导对某项工作、某件事情有了思维苗头和导向时，秘书要发挥自己的“悟性”，根据这种意向信息，分析感知领导意图产生的背景和过程，进行跟踪性补充调查，辅助领导归纳、概括、阐发、补充意向性的想法。对领导容易疏忽的细节，要仔细推敲、反复斟酌，利用恰当的时机和场合，及时向领导提出建议，尽量使领导意图更加完善，更加符合实际，确保领导意图和决策顺利落实。
二、政治坚定，有效服从不盲从
政治素质的高低，决定着秘书人员精神状态的好坏，决定着其事业心、责任感的强弱。作为秘书，没有较高的政治素质，就不能担负起秘书工作的职责，就很难为领导当好参谋助手。
一要强化政治意识。政治立场坚定，坚决服从上级组织领导，认真贯彻执行国家各项方针政策和单位管理制度，不折不扣地落实上级的决策部署，无条件服从领导的安排，自觉维护领导的权威和威信，在政治上始终与党中央保持高度一致，在工作上始终与上级和领导的要求保持一致。
二要树立大局意识。时刻牢记自己是一名秘书，自己的言行在一定程度上折射着领导和单位的形象，所做的很多工作都事关整体、事关全局，在任何时候、任何地方，都要清楚自己有所为、有所不为。要以大局为重，不计较个人得失，不拉帮结派、勾心斗角，与同事相互帮助、积极配合，只要是领导安排和工作需要，就要不讲条件地努力把事情做好，相反，对有损领导和公司形象的事坚决不能为之。增强全局意识，切实做到“围绕大局、谋划全局、服务全局”，从全局着眼，从细处着手、从小事做起，把工作做得更圆满、更扎实。大事讲原则，小事讲风格、讲谅解。要有宽广的胸怀，有容言、容人、容事的大气量。要学会换位思考，善学人之长，勤补己之短，用谦虚的作风、宽广的胸怀、无私的品德，努力做到政治上互相信任不猜疑，思想上互相交流不隔膜，工作上互相支持不拆台，失误上互相谅解不推诿，生活上互相关心不冷漠，尽心尽力于工作。
三要增强责任意识。秘书对领导安排的事要牢记在心上，记录在册，迅速落实在行动上，要做到不过夜，坚持高标准、高质量的完成。要定期回顾领导安排的事做了哪些、还有哪些没做。要注重细节，坚持精益求精、好上加好，不能满足于一般水平，更不能马马虎虎、应付了事，否则小失误就可能变成大错误。让而不争，勤而不怨，尽心政务是秘书的本份，秘书熬夜守更，伤神累心是家常便饭，平时应高标准，严要求，早来一点，晚走一步，多干一点，干好一点，工作不推三挡四，拈轻怕重，但凡定下来的事就要立说立行，说到做到，不能虎头蛇尾，半途而废，特别是待人接物、办文办会、处理公务。要精益求精，慎重周详，抓纲举目，不出纰漏，要牢固树立爱岗敬业、无私奉献精神，要恪尽职守，兢兢业业，全身心地投入到工作中去。
四要提高服务意识。作为秘书，首要是服务好领导，其次是服务好部门和基层单位、服务好职工群众。在服务领导方面，要换位思考领导需要什么，掌握领导工作作风，熟悉领导生活习惯，认真思考自己该为领导做些什么，超前做好领导公务活动和日常生活等服务。在服务部门和基层单位方面，要认真听取部门和基层单位的意见，对其合理的建议意见要在适当的时候及时向领导反映，对部门和基层单位报送的请示报告等文件要及时呈送领导，领导批示后要及时转送有关部门和单位办理，多为部门和基层单位工作提供方便。在服务职工群众方面，要关心职工群众、体谅职工群众，对来访职工群众要笑脸相迎、热茶相待，对其合理诉求要积极协调相关部门帮助解决，对其无理要求要晓之以理、动之以情，耐心细致地解释疏导，绝不能“门难进、脸难看、话难听、事难办”，损害领导和单位形象。
五要树立保密意识。秘书作为领导身边的工作人员，知道好多机密事情，有的事要比其他人员早一点知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦。秘书人员接触和保管的文件密级高、数量多，稍有不慎，就有可能发生泄密问题。对文件要及时分类归档，尤其对绝密件的管理，要认真登记，专柜专放。在承办领导交办的日常工作中，会接触大量的机密，不能向任何无关人员泄露，平时坚持做到不该问的不问，不该说的不说，切实做到守口如瓶、办事稳靠。
三、知识丰富，业务参与不干预
政治素质决定秘书工作态度，业务素质决定秘书工作水平。
一是要有扎实的理论功底。理论是行动的先导。郭沫若指出：“形成天才的决定因素应该是勤。有几分勤学苦练，天资就能发挥几分。天资的充分发挥和个人的勤学苦练是成正比例的。”人不是生来就什么都会，很多东西我们不懂得、不熟悉，必须在发挥自己特长的同时，见贤思齐，有恒心、有毅力来弥补自己的不足。作为秘书，首先必须系统地学习、掌握党和国家各项方针政策及上级重大决策部署，单位各项管理制度和工作重点及领导的工作意图。其次，要认真学习安全生产、经营管理、法律法规、市场经济、财税金融、公文写作等多方面的知识，努力提高分析问题、解决问题的能力，只有这样，服务才会得心应手，才能左右逢源。
二是要有较高的写作水平。写好文章是对秘书最基本的要求。秘书都与材料打交道，比如拟写会议纪要、领导讲话、工作安排文件、汇报材料等等。要写出一手好材料，没有捷径可走，必须勤写多练，把握好“四个字”：一是“想”。围绕主题，结合实际，苦思冥想，潜心琢磨，领会领导意图，超前思考，定位要高。二是“议”。动笔之前，要多向各位主任请教、交流自己的写作思路，以便拓宽自己的思维，提升材料的高度。也可几个秘书在一起议一议，互相启发，集思广益，使材料框架更加合理，逻辑层次更加清晰，重点内容更加突出。
三是“写”。一字一句，写出高度，写出深度，写出新意。四是“改”。修改處理是相当重要的一个环节。机关公文需要严谨、规范，必须千锤百炼。多一个字是累赘，少一个字是缺陷。“语不惊人誓不休”，如果时间允许，可以多听听各位主任和各位同事的意见，对结构、段落、句子和词语，反复多改几遍，千万不要急于交稿，这样才能锤炼出一篇篇好文章。要学会“吸众家之长，补一己之短”，把提高自己的写作水平作为增强能力的重点来勤学苦练，使自己成为“杂家”，做到“提笔能写、开口能讲、遇事能办”。
四是要有较强的沟通能力。上情下达、下情上报是秘书的一项重要职责，这就要求秘书人员要善于与领导交流，充分领会领导意图，掌握领导工作思路。在传达领导旨意、落实领导精神时，语气柔和、旨意清楚；在向领导汇报工作时，言简意赅、准确无误。同时还要加强与部门和基层单位的联系沟通，多深入基层调研，善于收集掌握单位工作动态和市场经济信息，并及时向领导反馈，为领导决策提供参考。
五是要有灵活的协调能力。单位各项决策部署的贯彻执行，领导指示精神的落实和公务活动的开展，都离不开各部门和各基层单位的支持配合。作为秘书，自然承担着大量的协调任务，秘书人员要充分发挥协调作用，努力消除领导之间可能出现的误解，打通部门和基层单位之间的隔阂，搞好“上下左右”之间的衔接，积极争取部门和基层单位的理解支持，切实做到各项工作不延误在自己手中，各项失误不发生在自己手中，以优良的工作作风和精细化的工作水平推动各项工作务实高效落实。
四、身心健康，慎审办事不谋私
秘书工作十分辛苦，工作任务重，工作时间长，工作压力大，这就要求秘书除了具有较高的政治素质、较强的业务素质外，还必须具有较好的心理素质和身体素质。
一是要耐得住寂寞。领导在办公室，秘书必须在办公室；领导离开办公室，秘书还得在办公室。大量工作都必须在办公室完成，办公室几乎成了秘书人员的家。除了工作时间长以外，秘书工作还十分枯燥，大多数时间都是“咬文嚼字”。要有自我约束力，不能随便选择放松，不论朋友如何相邀，不论自己有多喜好，各种娱乐活动、朋友聚会、家庭琐事都得抛在一边。要有奉献精神，一切以工作为重，始终埋头苦干、兢兢业业。
二是要顶得住压力。秘书工作很繁琐、很艰辛，而很多时候，朋友不理解、家人不支持、领导不了解，所有的苦和累只能自己一个人承受。秘书工作还是成绩不突出、错误易显现的工作，领导更多的是看结果、要成绩，干好了理所当然，干差了理应批评，有时就因一点小小的失误而被“一票否决”。作为秘书，胸怀要宽、度量要大，要经得起各种误解，承受得住各种委屈和挫折，俗话说的“要能挨得住骂、受得了气、吃得了苦、干得了事”。
三是要稳得住情绪。情绪好坏直接影响工作质量和工作效率，保持良好的心态和稳定的情绪是秘书人员必须具备的基本心理素质。作为秘书，再大的委屈和困难都要沉着应对，不能风云变幻、大喜大悲；要能把所有酸甜苦辣都装在肚里，不能把情绪挂在脸上、带到工作中，更不能经常牢骚满腹、怨声载道，长此以往必将在领导和同事中产生不好的印象，对工作造成不利影响。
四是要守得住清贫。秘书加班加点是常事，分内的事，把全部心思和精力用在工作上，不计较个人得失、不与人争名夺利，要经得起诱惑，不能有贪欲之心，更不能打着领导的旗号向部门和基层单位摊派或利用职务之便非法谋取私利。
五是要有良好的身体素质。健康的身体是做好一切工作的前提，只有保持健康的体魄，才能有充足的体力和良好的精神投入工作。作为秘书要从来不分下班时间和公休时间，也不分白天和黑夜，一切只以工作任务完成为目标，很多时候都是通宵达旦，真正做到“五加二、白加黑”，而且生活完全没有规律，很容易积劳成疾，没有良好的身体显然吃不消，秘书岗位的特殊性要求秘书人员必须具有良好的身体素质。
综上所述，秘书工作，大多都是一些琐碎的、繁杂的、细小的事务，这些事做成了、做好了，并不见什么成就，一旦做不好、做坏了，就使其它工作和其他人的工作受连累，甚至把一件大事给弄垮了。“每一个细节的疏忽，都可能对整体上的成功形成'一票否决权'”“细节造成差距”，忽视细节就会付出代价，对于秘书来说，这些道理尤为重要。为此，秘书要善于从被动中寻求主动，要善于从按部就班到适当超前，要善于避免各种纰漏而实现“零差错”，就必须在加强学习、提高素质、理清思路和改进方法上下功夫，在“节奏”上超前，在“平淡”中求创意，在“优质”上提水平，在“创新”中转换思维，真正将工作做好、做细、做精，始终保持良好的精神状态、旺盛的工作热情和奋发有为的昂扬斗志，在平凡的岗位上体现自身的人生价值。
作者：刘晓康