流程语言的进化
流程是需要语言来表达的,我们通常看到的流程图就是流程表现出来的样子,有时候我们直接把流程图叫做流程,虽然不管我们是不是去绘制它,它也是现实存在的。
流程表达的语言伴随着管理水平的发展,经过了一个逐步演进的过程。它的进化历程大约经过这样几个时代。
逻辑流程图
80年代,我们通常并没有给流程图承载那么多管理的要求,只是用来表达做事情的基本逻辑,所以看起来的流程图是粗放和简单的。我们称之为逻辑流程图。
它的特点是没有那么多要素,也没有很多规则。形式是不确定的,不注重语言规范。
泳道流程图
90年代,我们对于标准化的要求比较高了,开始用泳道的流程图来描述流程。代表性的工具就是微软的VISIO,从开始到结束,表达流程在部门之间流转的职责关系,所以我们也称之为职能流程图。
它的特点是可以用泳道来表示部门或者岗位,同时也具有一定的绘图规范。
为了把业务发生过程描述清楚,一般出于管理规范化的需要,我们会希望流程中能够承载更多的信息,于是会在这样的流程图后面附加流程说明,流程说明用来表达流程的相关要素和要求,这样的说明可以根据需要定制。
全息流程图
到了2000年,为了能够在流程图中承载更多的信息,而不必限于流程说明的繁文缛节,出现了一种新流程的表达方式,我们称之为全息流程图。全息流程图可以借助软件,将流程的各种要素和信息附加在流程图中,也可以输出文本化的说明文件。
全息流程图的出现也是流程管理理论进化的结果,流程能够摆脱职能而独立存在,职能和流程是相互匹配的关系,流程的形态不会因为职能分工的变化而改变。
全息流程图视觉上更加简洁,而可以承载更多的信息量,这是建立在流程管理系统的基础上。此时的流程管理软件已经不是一个单纯的工具,而是一套可以多人协同工作和管理流程生命周期的系统,有服务器端和用户端。代表性的软件是CONTROL系统。
仿真流程图
10年代,流程管理系统进一步演化,已经从绘制流程的系统进化成了建模工具,这时的流程图我们称之为仿真流程图。仿真流程图的特征从视觉上与全息流程图没有本质差异,区别在于流程图的背后具有了数据意义。通过建模语言将流程更加精细的表现出来,同时可以构建企业的各种管理和业务模型,包括战略、组织、绩效等等。
进入这个时期,我们的需求更加深入了,不只是要把流程表现出来,更重要的是把流程作为企业管理的一个维度。而企业是一个多维度的系统,我们要把企业里的各种管理维度用数据化、模型化的方式表达出来,并且集成起来做管理的设计。
这样的系统已经不仅仅是流程管理系统,而是一个企业架构系统,具有更多功能和应用扩展多的管理设计平台。
因为流程本身具有了数据意义,可以进行流程仿真。我们可以设计不同的流程方案,然后通过流程仿真模拟运行它们,通过运算时间和质量偏差等数据来比对运行的结果,选择更优的方案。
进化到仿真流程图的阶段,流程的语言也丰富了,形成了国际通用的标准,就像我们前面提到的BPMN2.0的标准。这样的语言标准可以在流程和信息化之间搭建起桥梁,采用标准语言设计的流程图可以通过流程中间件实现从设计到执行的转换,支持流程的模块化快速开发。比较有代表性的软件如ARIS系统。
经过多年的实践我们发现,国内能够用到这种仿真流程图的企业很少。也有一些公司花费很大的成本去用这样的工具,但是最后它们发现很难操作。因为功能和易用性是硬币的两面,如果超越了太多的现实就会成为“鸡肋”。
一个企业如果流程管理的成熟度达到了第三级,也就是整个企业流程已经体系化的呈现出来,并且数据化达到了相当的水平,同时也有相应的团队能力才能够应用流程建模和流程仿真这样的系统工作。
表达语言的对比
我们用一张图来做一个对比,看用不同的语言描述流程的差别。如下是用两种语言描述的同样一段网站开发的流程。
上面这张图仅仅用10个活动来表达这个过程,这是逻辑的流程图;而用下面的语言就看起来比较复杂了,这是用了BPMN标准语言表达的流程图。一般我们会将前面的这个过程叫做流程梳理和呈现,而后面这个过程叫做流程建模。
当我们还处在流程管理初级阶段的时候,尽可能不要用非常复杂的语言符号,这样更有利于让业务和管理人员投入进来,做流程管理的基础工作。
流程表达语言的进化伴随着管理精细化的发展。但不得不说的是,我们的企业选择什么样的产品,并不是越先进越好,而是应该与企业的管理现实水平和一段时期的预期相匹配。不管我们用什么样的工具,都不意味着我们一定可以把流程管理这样的工作做好,更重要的还是方法。
(《老包讲流程 第十五讲》文字修订版)